Управление пользователями осуществляется в разделе Администрирование > Пользователи. Здесь вы можете высылать приглашения в компанию, блокировать и разблокировать доступ пользователя к системе, назначить его на должность, добавить в группу и восстановить пароль.
начало внимание
Вышеперечисленные действия выполняются для внутренних пользователей системы и доступны только Администраторам. Внешние пользователи портала добавляются и редактируются в разделе Системные справочники.
конец внимание
В списке на странице Пользователи отображаются сотрудники со статусами Активный, Приглашен, Заблокирован, Приглашение отменено. Чтобы увидеть заблокированных вручную пользователей или тех, чьи приглашения были отменены, используйте поиск по параметрам, указывая в поле Статус соответствующее значение.
Кроме того, вы можете посмотреть, кто из сотрудников взаимодействует с системой ELMA365 в данный момент. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Активные пользователи.
Настроить отправку писем
Отправка приглашений новым пользователям и писем для восстановления пароля в поставке SaaS задана по умолчанию, а в поставке On-Premises настраивается отдельно. Для настройки выполните следующие действия:
- в On-Premises Standard — задайте параметры соединения с SMTP-сервером в файле
config-elma365.txtи обновите систему. Подробнее об этом читайте в статье «Изменение параметров ELMA365 Standard»; - в On-Premises Enterprise — задайте параметры соединения с SMTP-сервером в файле
values-elma365.yamlи обновите систему. Подробнее об этом читайте в статье «Изменение параметров ELMA365 Enterprise».
Как пригласить нового пользователя
Чтобы добавить в компанию нового пользователя, необходимо отправить ему приглашение на электронную почту или номер телефона.
Начало внимание
Для отправки приглашения на номер телефона необходимо включить расширенную аутентификацию.
Конец внимание
Для этого перейдите в раздел Администрирование > Пользователи и в правом верхнем углу нажмите кнопку +Пользователь.
Появится форма Приглашение пользователя.
Заполните поля:
- Эл. почта* — почта, на которую нужно отправить приглашение. Электронный адрес уникален для каждого пользователя. Если в системе уже есть пользователь с указанным адресом, отправить приглашение нельзя. Если у вас включена аутентификация по номеру телефона, заполнять поле не обязательно;
- ФИО — фамилия, имя и отчество приглашаемого пользователя;
- Сотовый — номер мобильного телефона сотрудника. Если у вас включена аутентификация по номеру телефона, приглашение в компанию придёт на указанный номер. Обратите внимание, если вы заполните поле Эл. почта, приглашение будет отправлено не на телефон, а на электронный адрес пользователя;
- Рабочий — номер рабочего телефона сотрудника. Добавочный номер указывается через разделитель, например, после «доб»;
- Дата рождения — дата рождения сотрудника;
- Дата приема на работу* — по умолчанию отображается текущая дата;
- Часовой пояс — по умолчанию установлен часовой пояс компании;
- Отображаемая должность — если сотрудник назначается на несколько должностей, укажите, какая из них будет отображаться в его профиле, а также в списках пользователей в разделе Компания;
- Должность — выберите одну или несколько должностей из организационной структуры компании;
- Группы — выберите группы, в которых должен состоять сотрудник;
- Фотография — загрузите фотографию сотрудника;
- Учетные записи — выберите мессенджер или социальную сеть из списка и введите учётные данные сотрудника. Вы можете добавить несколько учётных записей;
- Дополнительные данные — вы можете заполнить это поле вручную, с помощью сценария или через импорт из AD/LDAP.
После того как все данные внесены, нажмите кнопку Выслать приглашение. На указанную электронную почту или номер телефона будет отправлено сообщение, а имя сотрудника появится в списке Пользователи со статусом Приглашен.
Когда пользователь примет приглашение и авторизуется в системе, его статус изменится на Активный.
Повторная отправка приглашения
При необходимости приглашение можно выслать повторно. Для этого откройте профиль пользователя и нажмите кнопку Пригласить еще раз.
Отмена приглашения
Вы также можете отменить высланное приглашение. Для этого откройте профиль пользователя и нажмите Отменить приглашение.
Принятие приглашения пользователем
После того как пользователь примет приглашение, он должен будет заполнить форму, где требуется указать начальные данные для аккаунта.
При нажатии на кнопку Далее пользователь будет авторизован в ELMA365 и сможет начать работу в системе.
Пользователей также можно импортировать из другой корпоративной системы, например, из Active Directory/LDAP. Подробнее об этом читайте в статье «Импорт пользователей из AD/LDAP».
Ограничение и восстановление доступа в систему
Вы можете вручную ограничить доступ в систему, заблокировав аккаунт сотрудника, например, при прекращении трудовых отношений. Кроме того, вход в систему может быть заблокирован автоматически, если пользователь несколько раз ввёл неверный пароль при авторизации. Эту функцию можно включить на странице Настройки безопасности.
Рассмотрим способы ограничения и восстановления доступа к системе подробнее.
Блокировка пользователя вручную
Чтобы ограничить доступ к корпоративной информации, заблокируйте аккаунт пользователя. Для этого выберите нужного сотрудника и в его профиле нажмите кнопку Блокировать.
Если у пользователя есть незавершённые задачи, то при блокировке аккаунта вы увидите список этих задач. Рекомендуется переназначить или завершить активные задачи перед тем как продолжить. Нажмите на название задачи, чтобы перейти к ней и выполнить необходимые действия.
Для блокировки пользователя без закрытия задач нажмите Все равно продолжить.
Статус пользователя изменится на Заблокирован. Он не сможет авторизоваться в системе.
Обратите внимание, блокировать можно только активных пользователей. Заблокированный пользователь перестаёт отображаться в общем списке пользователей.
Восстановление доступа
Если вам необходимо вернуть пользователю доступ к системе, найдите его через поиск.
Откройте его профиль и нажмите Разблокировать.
После этого сотрудник отобразится в общем списке активных пользователей и сможет авторизоваться в системе.
Автоматическая блокировка входа пользователя
Если вы задали определённые требования для авторизации в системе на странице Настройки безопасности, при вводе неверного пароля возможность входа для пользователя будет автоматически блокироваться. В этом случае статус пользователя останется Активный, однако в его профиле на правой боковой панели в блоке Политика паролей появится отметка Вход заблокирован.
Чтобы восстановить доступ к системе, откройте профиль сотрудника и нажмите на отметку Вход заблокирован.
После подтверждения действия вход в систему для сотрудника станет доступен.
Восстановление пароля
Если пользователь забыл пароль или не может авторизоваться в системе, можно воспользоваться восстановлением пароля.
Откройте профиль пользователя и нажмите Восстановить пароль. На указанную почту пользователю придёт ссылка для восстановления пароля.
Перейдя по ссылке, пользователь получит возможность ввести новый пароль и сохранить его.
Редактирование профиля пользователя
Если вам необходимо откорректировать информацию о сотруднике, например, изменить должность, откройте нужный профиль и нажмите кнопку Редактировать.
Внесите необходимые изменения в поля на открывшейся форме, а затем нажмите кнопку Сохранить.
Обратите внимание, поле Эл.почта можно отредактировать только в ELMA365 On-Premises.
Поиск пользователя
Вы можете найти пользователя по Ф. И. О., электронной почте или логину. Для этого начните вводить слово в строке поиска и нажмите Enter.
Чтобы использовать другие параметры поиска, нажмите 
. Например, можно найти пользователя по должности в оргструктуре или группе, в которую он включён.