Базовые возможности > Файлы и папки > Файлы / Действия с файлами

Действия с файлами

В ELMA365 вы работаете с файлами привычным и удобным способом. Вы можете упорядочивать файлы по папкам, переименовывать, перемещать их в корзину, создавать на них ссылки. Для каждого файла вы можете настроить определенные права доступа и добавить новые версии.

Список доступных действий с файлами открывается двумя способами:

  1. В списке файлов. Нажмите на значок три точки справа от названия файла.

ДФ_01

  1. Со страницы превью файла. Нажмите на название файла, в открывшемся окне, в правом верхнем углу нажмите на значок три точки.

ДФ_02

Доступные действия с файлом:

  • Управление доступом — определите, кто из ваших коллег сможет просматривать, редактировать или удалять файл. Подробнее о том, как настраивать доступ можно почитать в статье Права доступа к файлам и папкам.
  • Переместить — чтобы изменить расположение файла, выберите этот пункт меню, а затем укажите новое расположение файла.
  • Переименовать — после того, как вы выберите это действие, название файла станет доступным для редактирования.
  • Создать ссылку — ссылки помогают систематизировать информацию и быстро находить нужные файлы. Выберите на этот пункт меню и укажите, в какой папке вы хотите разметить ссылку на данный файл.
  • Добавить в избранное — чтобы не тратить время на поиск важных файлов добавьте их в избранное.
  • Подписаться подписчики получают уведомления о новых сообщениях в ассоциированной ленте файла. Обратите внимание, что если сообщение содержит @упоминание, то только упомянутый пользователь, получит уведомление. Подписчики не информируются об этой переписке.
  • Добавить версию загрузите новую версию файла на диск.
  • Удалить — ненужные файлы можно переместить в корзину. Удалить содержимое корзины с диска может только администратор. До того, как это произойдет, файлы, хранящиеся в корзине можно восстановить.

Управление версиями файлов

ELMA365 позволяет сохранять версии файлов. Это позволяет вам вернуться к одной из старых версий при внесении нежелательных изменений. При изменении файла система автоматически помечает его как более новую версию. Информация обо всех версиях файла отображается на панели рядом с превью. Чтобы просмотреть ее, нажмите на иконку 3.png.

ДФ_04

Нажав на название версии, вы сможете скачать ее на свой компьютер.

При необходимости вы можете вернуться к предыдущей версии и восстановить ее. Для этого нажмите на ссылку Все версии. Во всплывающем окне выберите нужную версию и нажмите Сделать текущей.

ДФ_05

Как отправить файл на ознакомление/согласование

Вы можете отправить файл на ознакомление коллегам. Например, таким образом удобно ознакомить сотрудников с инструкциями, внутренними распоряжениями или другими документами. Факт ознакомления сотрудника с документом можно подтвердить при помощи листа ознакомления. Он создается автоматически и содержит информацию о всех пользователях, прочитавших документ.

Что касается согласования, эту функцию удобно использовать в том случае, если документ должен быть утвержден руководителем, перед тем как будет принят в работу. Например, можно отправить на согласование техническое задание или презентацию.  

При согласовании система назначит задачу рассмотреть документ и вынести решение: утвердить или отклонить. Кроме того, будет создан лист согласования, в котором фиксируются имена всех согласующих и их резолюция.

Ознакомление

Чтобы передать документ на ознакомление, нажмите на кнопку Отправить в верхней части страницы.

Actions_with_files-5

Вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы в поле Получатели. Выберите пользователей из списка или начните печатать имя в поле поиска.

По умолчанию включена опция Назначить задачу и сформировать лист ознакомления. Выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления в Входящие. Кроме того, на панели справа от файла появится раздел — Лист ознакомления.

Если опция не включена, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. Лист ознакомления не будет сформирован.

При отправке документа на ознакомление вы также можете заполнить поле Комментарий.

ДФ_07

В разделе Лист ознакомления справа от файла будут перечислены все сотрудники с задачей просмотреть файл. До тех пор, пока ваш коллега не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

Вы можете загрузить лист себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на значокread_doc_icon рядом с названием раздела.

Согласование

Нажмите на значок выпадающего списка рядом с кнопкой Отправить и выберите опцию Отправить на согласование.

ДФ_08

Укажите, к какому числу документ должен быть рассмотрен, и выберите согласующих. Вы можете отправить файл как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.

Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.

ДФ_09

Для начала выберите тип согласования:

Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие. Выбирайте эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.

Последовательное — система отправит файл на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того, как он примет решение, — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит файл.

начало внимание

Сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие.

конец внимание

Во-вторых, определите поведение системы при первом отказе:

Прерывать — после того, как кто-то не согласует файл, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция «Отказано».

Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует файл, процесс все равно продолжится, но будет вынесена резолюция «Отказано».

После того, как логика согласования определена, нажмите на кнопку Отправить.

ELMA365 автоматически поставить задачу рассмотреть файл всем сотрудникам, указанным в поле согласующие. На панели справа от файла появится раздел Лист согласования. В нем вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. До тех пор, пока сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

По завершении процесса согласования файла, на панели справа вы увидите окончательную резолюцию. При необходимости лист согласования можно выгрузить в виде файла .xlsx. Для этого нажмите на значокread_doc_icon справа от резолюции.

ДФ_10

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас