После подготовки документации основные этапы проведения закупки в рамках процесса Проведение конкурентной процедуры организует ответственный за процедуру, определённый по справочнику Настройки работы по закупочной процедуре.
В статье рассматривается проведение закупочной процедуры на примере закупки типа Запрос предложений в электронной форме. Работа с другими типами закупок строится похожим образом, но некоторые этапы и поля на формах задач могут отличаться.
Объявить старт закупочной процедуры
Первой назначается задача объявления о начале закупки. В её карточке отображается основная информация по закупке. На вкладке Лоты по закупке можно увидеть таблицу лотов. Если закупка проводится в электронной форме, её нужно зарегистрировать на электронной торговой площадке.
Чтобы выполнить задачу:
- Установите флажок в поле Отправить уведомления поставщикам, чтобы оповестить о проведении закупки контрагентов из справочника Поставщики. Уведомления автоматически отправятся на электронную почту, указанную в контактных данных связанной компании из системного раздела CRM.
В появившихся полях укажите, кому отправить уведомления:
- Пригласить аккредитованных поставщиков — включите опцию, чтобы отправить уведомления всем поставщикам, аккредитованным по направлению закупки;
- Дополнительные приглашения — укажите компании, которые получат уведомления дополнительно, вне зависимости от аккредитации.
- Для закупки в электронной форме в поле Номер процедуры на ЭТП* укажите номер, присвоенный закупке на электронной торговой площадке.
- Укажите даты в полях Дата размещения на ЭТП* и Срок завершения приема заявок*.
- После заполнения полей нажмите Выполнено.
Принять заявки участников
После того, как объявлен старт закупки, на вас назначится задача принять заявки участников. По мере поступления заявок от участников закупки вносите их в таблицу. Заявка может относиться как ко всем лотам закупки, так и к отдельным позициям. В столбце Участник* добавляются компании из системного раздела CRM. При работе с типами закупочных процедур, в настройках которых включено обезличивание заявок, загрузите заявки без указания участников.
Если при подготовке закупочной документации ответственный указал необходимость обеспечения, вы сможете прикрепить соответствующий финансовый документ от поставщика.
На форме задачи доступно три перехода:
- Сохранить — информация о заявках сохранится в карточку закупки, приём заявок продолжится, задача активируется повторно;
- Завершить прием заявок — информация о заявках сохранится в карточке закупки, приём заявок завершится. Кнопку нельзя использовать до наступления даты, указанной в поле Срок завершения приема заявок;
- Изменить срок приема заявок — на всплывающей форме укажите новый срок завершения приёма заявок и причину переноса, например, недостаток заявок. Информация о заявках сохранится в карточке закупки, задача активируется повторно.
Провести вскрытие заявок
После завершения приёма заявок на вас подставится задача их вскрытия. В карточке задачи вы увидите таблицу поставщиков, принявших участие в закупке, и автоматически сгенерированный протокол вскрытия заявок. Если в настройках типа закупочной процедуры включено обезличивание заявок, внесите информацию о компаниях-участниках.
Затем выберите действие на нижней панели:
- Выполнено — направить заявки на рассмотрение конкурсной комиссии;
- Сгенерировать протокол — заново сгенерировать файл протокола. Опция применяется, если заявки были обезличены. Она позволяет включить названия компаний в протокол вскрытия;
- Нет заявок — отменить закупочную процедуру в связи с отсутствием участников.
Когда заявки отправляются конкурсной комиссии, её члены оценивают предложения участников.