Бизнес-решение Закупки позволяет эффективно организовывать любые виды закупок в компании. С помощью него можно:
- осуществлять сбор потребностей;
- проводить закупочные процедуры;
- приобретать товары по счёту;
- оформлять заказы поставщикам.
Все этапы закупок автоматизированы с помощью бизнес-процессов, настроенных в решении. В ходе этих процессов сотрудникам назначаются задачи, которые позволяют фиксировать каждый шаг проведения закупки, обеспечивая прозрачность и гарантируя соблюдение всех стандартов и сроков.
Исполнители для задач определяются по группам решения, а также на основе справочников Направления закупки и Настройки работы по закупочной процедуре. Некоторых ответственных можно изменять в ходе процессов.
Рассмотрим, какие шаги предусмотрены в рамках решения и какие задачи назначаются сотрудникам.
Сбор потребностей
Сбор информации о потребностях — это первый этап процесса закупок, на котором формируется список товаров, услуг или материалов, необходимых для работы компании. Он включает в себя следующие шаги:
- Сотрудник собирает потребности и оформляет заявку на закупку.
- Ответственные из отдела закупок рассматривают потребности и заявку.
- При необходимости инициатор заявки корректирует её.
После этого собранные потребности могут обрабатываться в отделе закупок различными способами. В рамках решения можно:
- провести закупочную процедуру, чтобы после определения победителя заключить договор с выбранным поставщиком и оформить заказ;
- организовать приобретение по счёту для малых закупок;
- сразу оформить заказ поставщику, если на поставку определённой номенклатуры уже заключён договор.
Закупочные процедуры
После того как потребности собраны, по ним можно провести закупку. В бизнес-решении поддерживается проведение различных вариантов закупочных процедур. Вы можете задать используемые способы закупки и определить другие параметры при заполнении справочника Типы закупочных процедур.
Доступные способы закупок:
- Конкурс — закупочная процедура с заранее установленными строгими требованиями и критериями выбора победителя;
- Аукцион — процедура, в которой поставщики в реальном времени соревнуются, предлагая свои цены;
- Запрос предложений — процедура, в которой поставщики предлагают свои варианты решения для выполнения задачи;
- Запрос котировок — закупочная процедура, в ходе которой каждый поставщик предоставляет одно предложение, и побеждает тот, кто предложил лучшие условия;
- Закупка у единственного поставщика — используется, когда конкуренция невозможна или нецелесообразна, например, если поставщик является единственным на рынке. Обычно применяется для государственных закупок.
Также для каждого типа закупочной процедуры можно:
- сделать закупку открытой или доступной только для приглашённых участников;
- включить предварительный отбор участников;
- указать проведение в электронной форме, чтобы записывать в ELMA365 номер процедуры с электронной торговой площадки;
- настроить обезличивание заявок.
Заданные типы закупочных процедур указываются сотрудниками отдела закупок при формировании планов закупок. Работа с разными типами в рамках решения выстраивается схожим образом, но некоторые этапы и поля в задачах могут отличаться в зависимости от способа закупки и других параметров. Эти особенности отражены в инструкциях на формах задач для каждого сотрудника.
Рассмотрим этапы закупочной процедуры на примере закупки с типом Запрос предложений в электронной форме:
- Ответственные за направления закупок, указанные в справочнике Направления закупки, анализируют собранные потребности и формируют планы закупок.
- Согласующие планы закупок утверждают сформированные планы. При необходимости автору плана назначается задача доработки.
- Сотрудник отдела закупок рассматривает позиции согласованных планов закупок и на их основе формирует лоты для закупочной процедуры.
Запускается цепочка процессов: Формирование закупок, Проведение закупок, Проведение конкурентной процедуры, Оценка заявок участников.
- Ответственный за исходную документацию подготавливает исходную документацию по закупке. Она проходит процедуру согласования.
- Ответственные за формирование закупочной документации подготавливают закупочную документацию. Она утверждается согласующими.
- Ответственный за процедуру объявляет старт закупок и размещает данные о закупке на электронной торговой площадке. При этом он может пригласить к участию всех поставщиков, аккредитованных по направлению закупки, или определённые компании.
- Ответственный за процедуру принимает заявки участников и вносит данные о них в таблицу.
- Когда приём заявок завершается, ответственный проводит вскрытие конвертов. Протокол вскрытия заявок формируется автоматически по шаблону.
- Члены конкурсной комиссии выполняют оценку заявок.
- Ответственный за процедуру подводит итоги закупки. Протокол определения победителя формируется по шаблону, согласуется и подписывается председателем конкурсной комиссии.
- Ответственный за планирование заключает договоры с выбранными поставщиками.
- Ответственный за процедуру размещает протокол определения победителя на ЭТП.
После завершения закупочной процедуры в рамках решения можно сформировать заказы победителям по лотам из закупки.
Приобретение по счёту
В решении доступен отдельный маршрут для малой закупки, или приобретения по счёту. Это упрощённая процедура, которая используется, когда сумма заявки не превышает порогового значения, установленного законодательством. Для малой закупки выбор победителя не требуется — ответственный просто приобретает нужный товар или услугу.
Исполнителями по задачам назначаются пользователи, включённые в группы решения.
Рассмотрим, какие этапы проходит малая закупка:
- Ответственные за направления закупок, указанные в справочнике Направления закупки, анализируют собранные потребности. Если по каким‑то потребностям не нужно проводить конкурентную процедуру, сотрудник запускает приобретение по счёту.
- Сотрудник проверяет список потребностей и отправляет на их согласование.
- Согласующие приобретение по счёту рассматривают указанные потребности.
- После согласования бухгалтер выдаёт сотруднику средства для приобретения потребностей.
- Сотрудник покупает указанные наименования и предоставляет в бухгалтерию отчётную документацию.
Заказы
В рамках решения можно оформлять заказы поставщикам:
- после завершения закупочной процедуры, когда определён победитель;
- после сбора потребностей, если на поставку определённой номенклатуры уже заключён договор с какой‑то компанией.
Для создания заказов нужно добавить контрагентов в справочник Поставщики.
Рассмотрим, как проходит обработка заказа в рамках решения:
- Сотрудник заполняет таблицу потребностей, которые включаются в заказ.
- Автоматически формируется бланк заказа.
- Заказ утверждается согласующим.
- Ответственный сотрудник отправляет информацию о заказе поставщику, затем подтверждает, что заказ взят в работу. В случае если от контрагента пришёл отказ, заказ можно отредактировать или отменить.
- Ответственный принимает работу по заказу и загружает в систему закрывающие документы.
- Ответственный контролирует оплату заказа и добавляет в систему счёт.
Таким образом, бизнес-решение позволяет автоматизировать различные процессы, связанные с закупками. Преднастроенные маршруты обработки закупок можно доработать в соответствии с регламентами вашей компании. Например, добавить или удалить операции, изменить участников, загрузить собственные шаблоны для генерации документов. Подробнее об этом читайте в статье «Адаптация решения „Закупки“ под ваши потребности».