ELMA365 Закупки позволяет автоматизировать все этапы закупочной процедуры, от создания заявки до приёмки и оплаты заказа. Вы сможете организовать обработку потребностей и проведение закупок, вести бюджеты, а также проверять надёжность контрагентов.
ELMA365 Закупки включает в себя три отдельных бизнес-решения:
- Закупки — основное решение, которое предоставляет инструменты и бизнес‑процессы для автоматизации закупочных процедур, работы с бюджетами и взаимодействия с поставщиками;
- Портал закупок — дополнительное решение, позволяющее сотрудникам, которые не работают в ELMA365, создавать заявки на закупку и отслеживать их статусы через внешний портал;
- Интеграции с ЭТП — дополнительное решение для интеграции с публичной электронной торговой площадкой Сбер А, а также организации собственной ЭТП.
Закупки
Закупки — основное бизнес-решение ELMA365 Закупки. Рассмотрим его возможности подробнее.
- Проведение закупок.
Решение включает в себя маршруты для проведения закупочных процедур по разным типам закупок: малым, конкурентным и у единственного поставщика. Оно позволяет организовать сбор и согласование потребностей, которые включаются в планы закупок, а затем вручную или автоматически распределяются по лотам. Все этапы закупочной процедуры автоматизированы, а закупочная документация и протоколы формируются автоматически. Критерии выбора победителя можно настроить в зависимости от потребностей компании.
В решении также настроены отчёты, с помощью которых можно анализировать достигнутую экономию и объём закупок по разным направлениям и типам процедур.
Подробнее о проведении закупок читайте в разделе «Работа с закупками».
- Ведение бюджетов.
С помощью решения можно работать с бюджетами разных центров финансовой ответственности: детализировать их по статьям затрат, резервировать средства на закупку и устанавливать лимит затрат на определённые цели. При этом создание резервов и списание средств после оплаты заказов происходит автоматически в рамках бизнес‑процессов. Это позволяет всегда держать информацию о доступных средствах в актуальном состоянии.
В решении также предусмотрено создание заявок на оплату счетов и перераспределение средств из одного бюджета в другой.
Если для вашей компании неактуальны эти функции, работу с бюджетами в решении можно отключить.
- Работа с поставщиками.
Бизнес-решение помогает собирать и хранить информацию о контрагентах, а также проводить проверки, в ходе которых оценивается надёжность поставщика. Если в системе подключены решения Интеграция СПАРК, Интеграция с Контур.Призма или Интеграция с Контур.Фокус, поставщик также проверяется во внешних сервисах. Кроме того, в решении предусмотрены аккредитации контрагентов по направлениям закупки, в ходе которых эксперт подтверждает, что компания подходит для выполнения определённых типов заказов. Проверки и аккредитации позволяют отбирать для участия в закупочных процедурах и выполнения заказов только надёжных поставщиков.
Контрагентам также присваивается рейтинг, который автоматически изменяется в ходе взаимодействия с ним. История изменения рейтинга помогает выбирать поставщиков, которые лучше всего соблюдают установленные договорённости.
Подробнее читайте в разделе «Работа с поставщиками».
- Оформление заказов.
В решении настроены маршруты обработки заказов поставщикам на поставку товара, выполнение работ или оказание услуг. Заказы можно оформлять после проведения закупочных процедур или без привязки к ним, если с поставщиком уже заключён договор. Бланк заказа для отправки контрагенту генерируется автоматически. Также предусмотрена работа с документацией по заказу: договорами, закрывающими документами и счетами.
Состав решения «Закупки»
После установки решения Закупки в компанию добавятся:
- раздел Потребности;
- раздел Закупки;
- раздел Закупки — справочники;
- раздел Бюджетирование;
- раздел SRM;
- Модуль ELMA365 Закупки.
Список компонентов и бизнес-процессов для работы с закупками
|
Список компонентов и бизнес-процессов для работы с бюджетами
|
Список компонентов и бизнес-процессов для работы с поставщиками и заказами
|
Портал закупок
Портал закупок — дополнительное решение ELMA365 Закупки, с помощью которого сотрудники, не работающие в ELMA365, могут оформлять заявки на закупку через внешний портал. Созданные на портале заявки попадают в систему и проходят все этапы согласования и обработки, настроенные в основном бизнес решении Закупки.
На портале сотрудник может отслеживать свои заявки и узнавать информацию о доставке товаров или выполнении работ.
Решение Портал закупок позволяет сотрудникам, создающим заявки, работать без приобретения внутренних лицензий: им достаточно лицензий внешних пользователей. При покупке решения можно подобрать подходящий тариф и пакет лицензий.
Подробнее об использовании портала читайте в статье «Работа с порталом закупок».
Состав решения «Портал закупок»
После установки бизнес-решения в систему добавится раздел Портал закупок, в котором настроен внешний портал.
По умолчанию портал нельзя редактировать. Возможность адаптировать портал под свои потребности можно получить при покупке расширенной лицензии ELMA365 Закупки.
Интеграции с ЭТП
Интеграции с ЭТП — дополнительное решение ELMA365 Закупки для работы с электронными торговыми площадками. Рассмотрим его возможности подробнее.
- Интеграция с публичными торговыми площадками.
При работе с публичной ЭТП закупочные процедуры автоматически размещаются на площадке, все данные и результаты закупки отображаются и обрабатываются в ELMA365.
На данный момент в решении доступна интеграция с площадкой Сбер А.
- Добавление собственной внутренней торговой площадки.
Решение позволяет организовать собственную ЭТП для проведения закупочных процедур. Контрагенты смогут самостоятельно регистрироваться на вашей площадке и предоставлять вам свои данные и документы. Вы сможете одобрять или отклонять их заявки, а также проводить по ним проверки и аккредитации, настроенные в основном решении Закупки.
Обратите внимание, на данный момент решение Интеграции с ЭТП недоступно в ELMA365 Store и предоставляется по запросу.
Состав решения «Интеграции с ЭТП»
При установке решения в компанию добавятся:
- модуль Интеграция с ЭТП;
- раздел Интеграция с ЭТП.
Модуль позволяет настроить интеграцию с публичной площадкой Сбер А, а в разделе хранятся данные всех поставщиков на ЭТП.
С помощью бизнес-решений ELMA365 Закупки вы можете начать работу в системе и адаптировать процессы под особенности вашей компании по ходу эксплуатации.
Подробнее о работе с решением читайте в статьях:
- «Установка „ELMA365 Закупки“»;
- «Первичная настройка „ELMA365 Закупки“»;
- «Заполнение справочников „ELMA365 Закупки“»;
- «Работа с закупками»;
- «Работа с поставщиками»;
- «Работа с порталом закупок»;
- «Адаптация „ELMA365 Закупки“ под ваши потребности».