Решение Управление закупками предназначено для сбора потребностей сотрудников компании и проведения закупочных процедур по малым, конкурентным и закупкам у единственного поставщика.
Решение автоматизирует сбор и согласование потребностей, оптимизирует процесс агрегации потребностей и планирования закупок, а также помогает организовать полный цикл формирования и согласования закупок, сбора заявок участников и подведения итогов.
Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать процессы под особенности вашей компании по ходу эксплуатации.
Решение включает в себя следующие приложения и процессы:
Приложение |
Бизнес-процессы в приложении |
Заявки на закупку |
Создание и согласование заявки Согласование потребностей |
Потребности |
Приобретение по счету Выдача прав на потребность Корректировка потребностей Напоминание о составлении плана закупок Разделение потребности |
План закупок |
Автозапуск работы с планом закупки Составление плана закупок Выгрузка в Excel Согласование плана закупок Доработка плана закупок |
Позиции плана закупок |
Напоминание о начале подготовки к закупке |
Закупки |
Автозапуск формирования закупок Формирование закупок Проведение закупок Проведение закупки у единственного поставщика Проведение конкурентной процедуры Оценка заявок участников |
Лоты |
Без бизнес-процесса |
Исходная документация |
Без бизнес-процесса |
Закупочная документация |
Без бизнес-процесса |
Заявки участников |
Без бизнес-процесса |
Протоколы вскрытия заявок |
Без бизнес-процесса. |
Протоколы победителя |
Без бизнес-процесса |
Номенклатура |
Без бизнес-процесса |
Основания потребностей |
Без бизнес-процесса |
Единицы измерения |
Без бизнес-процесса |
Направления закупки |
Без бизнес-процесса |
Валюты |
Без бизнес-процесса |
Типы закупочных процедур |
Без бизнес-процесса |
Электронные площадки |
Без бизнес-процесса |
Критерии определения победителя |
Без бизнес-процесса |
Настройки работы по закупочной процедуре |
Без бизнес-процесса |
Матрица согласования |
Без бизнес-процесса |
Сроки проведения закупок |
Без бизнес-процесса |
Первичная настройка решения
- Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или из файла формата .e365.
- Настройте группы решения. Группы Отдел закупок и Тендерный отдел используются для настройки доступа к приложениям решения. Группы Бухгалтер и Согласующие приобретение по счету для определения участников бизнес-процесса Приобретение по счету. Группа Согласующие план закупок для определения участников бизнес-процесса Согласование плана закупок.
- Заполните справочники:
- Номенклатура, Единицы измерения, Основания потребностей, Валюты, Типы закупочных процедур, Электронные площадки, Критерии определения победителя предварительно заполнены. Внесите корректировки по стандартам вашей компании. Важно: в справочнике Направление закупки указываются ответственные по каждому направлению. Данным пользователям направляются потребности на первом этапе согласования.
- Матрица согласования — укажите согласующих заявки на закупку. Для группы согласующих указывается диапазон суммы заявки, которые должны поступать на согласование.
- Сроки проведения закупок — укажите среднее время каждого этапа проведения закупочной процедуры, для каждого типа и направления закупки. Данные значения используются для расчета плановых сроков выполнения задач по процессам.
- Настройки работы по закупочной процедуре — укажите ответственного за каждый этап проведения закупочной процедуры для каждого типа и направления закупки. Эти значения используются для постановки задач по процессам. Если настройки не будут указаны на начальном этапе, то в ходе исполнения процесса администратору будет поставлена задача заполнить этот справочник.
Более подробно о работе с решением читайте в следующих статьях: