После успешного выполнения проверки поставщика его можно аккредитовать. Аккредитация позволяет удостовериться, что поставщик соответствует требованиям для участия в закупках и выполнения заказов по определённому направлению, например, оргтехника или мебель.
Это упрощает последующий выбор поставщиков. Так, во время проведения конкурентной закупки можно сразу пригласить к участию аккредитованных контрагентов.
Запустить аккредитацию
Процедуру аккредитации инициируют сотрудники отдела закупок, например:
- после завершения проверки;
- перед любым этапом работы с поставщиком, например, если в рамках закупки прислал предложение неаккредитованный контрагент;
- после истечения срока предыдущей аккредитации.
Для этого:
- Перейдите в раздел SRM > Аккредитации и нажмите кнопку + Аккредитация.
- Выберите поставщика и направление закупки, по которому он будет аккредитован.
- Укажите или создайте анкету с вопросами для поставщика.
- Нажмите Сохранить.
Аккредитовать поставщика
Сотруднику, который выбран как ответственный за аккредитацию по указанному направлению в справочнике Направления закупки, назначится задача аккредитовать поставщика.
Чтобы принять решение:
- Изучите информацию о контрагенте. На отдельных вкладках вы можете просмотреть все прошедшие проверки и аккредитации поставщика, узнать об успешности этих процедур, а также перейти в карточку проверки и изучить таблицу оценки рисков. Также вам доступны ранее отправленные поставщику запросы информации.
- При необходимости вы можете затребовать у поставщика дополнительные данные или документы. Ответственный сотрудник свяжется с представителем поставщика и загрузит информацию в систему. Чтобы запросить данные или документы от поставщика, нажмите кнопку Запросить информацию. В открывшемся окне вы можете:
- выбрать сотрудника, который обратится к контрагенту за информацией;
- указать запрашиваемые документы из справочника Типы документов;
- добавить анкеты из справочника Анкеты;
- оставить комментарий с дополнительными вопросами и уточнениями.
Нажмите Готово. Указанному сотруднику поступит задача обработать запрос информации. Когда он загрузит запрошенные сведения в систему, вы сможете найти их в задаче аккредитации на вкладке Запросы информации.
- На вкладке Основное укажите срок действия аккредитации. По умолчанию устанавливается срок в один год с текущей даты.
- В поле Резолюция* введите своё решение и комментарий.
- В поле Рейтинг по результатам аккредитации* введите оценку в зависимости от способа расчёта рейтинга:
- по среднему — например, 100 или 30;
- по сумме — например, 10 или -10.
Некорректное значение можно исправить позже в приложении Изменения рейтинга поставщика.
- Нажмите одну из кнопок на нижней панели карточки задачи:
- Аккредитация пройдена — поставщик добавится в реестр аккредитованных поставщиков по указанному направлению закупки;
- Аккредитация не пройдена — поставщик останется в статусе Активный, но не будет считаться аккредитованным по направлению.
Пользователи смогут отбирать аккредитованных поставщиков, например, при оформлении заказов. Также при проведении закупочной процедуры можно пригласить к участию всех поставщиков, аккредитованных по направлению закупки.
Повторные аккредитации поставщика
После истечения срока аккредитации она автоматически переведётся в статус Срок действия завершен. Сотрудник, который инициировал аккредитацию, получит оповещение в свою #ленту и сможет запустить процедуру повторно. Подробнее читайте в статье «Работа с поставщиками».