Для проведения закупочных процедур, оформления заказов и работы с поставщиками применяются данные из справочников — служебных приложений, в которых хранится вспомогательная информация. Перед началом работы с бизнес-решением необходимо заполнить используемые справочники.
В некоторые справочники добавлять данные могут только пользователи, включённые в группу Администраторы. Другие доступны всем пользователям. Администраторы системы могут предоставлять и ограничивать права на создание элементов в приложениях в зависимости от регламентов компании.
О том, как вносить данные, читайте в разделе «Как добавить данные в справочник».
В бизнес-решении Закупки применяются данные из справочников, включённых в разделы решения, а также данные приложений, настроенных в системе по умолчанию. Так, убедитесь, что информация внесена в следующие системные приложения:
- системный справочник Мои юридические лица — применяется для указания юридических лиц вашей компании при создании заявок на закупку. По умолчанию создавать юридические лица могут только администраторы системы;
- приложение Компании из системного раздела CRM — используется в карточках поставщиков и служит для получения их контактных данных.
Рассмотрим справочники, настроенные в разделах решения Закупки.
Раздел «Закупки — справочники»
По умолчанию вносить данные в раздел Закупки — справочники могут только администраторы системы, но они могут предоставить права на создание элементов уполномоченным сотрудникам.
Заполните справочники:
- Номенклатура, Единицы измерения, Основания потребностей, Валюты, Типы закупочных процедур, Электронные площадки, Критерии определения победителя, Адреса — внесите в приложения данные в соответствии со стандартами вашей компании;
- Направление закупки — укажите по каждому направлению сотрудника, которому потребности направятся на первом этапе согласования, а также ответственного за аккредитацию поставщиков;
- Матрица согласования — выберите согласующих для различных групп заявок в зависимости от их суммы;
- Сроки проведения закупок — укажите среднее время разных этапов закупочной процедуры для каждого типа и направления закупки. Данные значения используются для расчёта плановых сроков выполнения задач по процессам;
- Настройки работы по закупочной процедуре — укажите ответственных за разные этапы проведения закупочной процедуры для каждого типа и направления закупки. Эти значения используются для постановки задач по процессам. Если настройки не будут указаны на начальном этапе, то в ходе исполнения процесса администратору будет поставлена задача заполнить этот справочник.
Раздел «Бюджетирование»
Заполнение справочников раздела Бюджетирование требуется, если работа с ним включена при первичной настройке решения. По умолчанию внесение информации доступно всем пользователям.
Заполните справочники:
- ЦФО — задайте центры финансовой ответственности компании. Вы можете связать их с элементами других приложений, например, с юридическими лицами компании, отделами и т. п.;
- Бюджеты — создайте бюджеты для ЦФО, укажите их баланс и плановые траты на выбранный период;
- Статьи бюджета — добавьте доступные статьи бюджета;
- Элементы бюджета — разбейте бюджеты для ЦФО по статьям бюджета;
- Лимиты — укажите лимиты затрат на закупку для бюджета.
Раздел «SRM»
По умолчанию добавлять данные в справочники раздела SRM могут все пользователи.
Внесите данные в приложения:
- Поставщики — добавьте контрагентов, с которыми работает компания. Карточки поставщиков связываются с карточками компаний из системного раздела CRM;
- Сегментация — добавьте сегменты для фильтрации поставщиков по размеру, географии и коммерческим условиям;
- Факторы риска — добавьте факторы, на основе которых ответственный будет оценивать поставщиков в ходе проверок. Например, соблюдение сроков поставок, качество товаров, репутация на рынке и т. п.;
- Анкеты — добавьте анкеты, которые можно отправлять поставщику в ходе проверки или аккредитации. Вы можете прикрепить готовый файл или составить анкету, используя справочник Вопросы. На основе выбранных вопросов сгенерируется файл в формате .pdf;
- Вопросы — используются для формирования анкет. Общие вопросы можно включить в любую анкету, специальные — в анкету для поставщиков по определённому направлению закупки или сегменту;
- Типы документов — укажите виды документов, которые ответственные смогут запросить у поставщика в ходе проверки или аккредитации;
- Прайс-лист — введите данные имеющихся предложений от контрагентов. На их основе при оформлении заказов по потребностям будут рекомендоваться поставщики.
Как добавить данные в справочник
Добавить информацию в справочник можно так же, как элементы любого приложения системы.
Откройте страницу справочника и нажмите кнопку создания элемента, например, + Тип закупочной процедуры. В открывшемся окне заполните поля и сохраните запись.
