Движение документов / Готовые маршруты документов

Готовые маршруты документов

В ELMA365 вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и документы, добавленные в элементы приложения.

В этой статье описаны преднастроенные маршруты ознакомления / согласования, по которым можно отправить элемент приложения с его карточки.

Также вы можете создать пользовательский бизнес-процесс обработки документов и настроить маршрут, например, сгенерировать файлы по шаблону, сформировать пакет документов, подписать их через Диадок, а затем зарегистрировать. Подробнее о том, как создать автоматизированный маршрут читайте в статье «Настройка маршрута».

Ознакомление

Предположим, компания хранит нормативные документы, распоряжения и инструкции в отдельном приложении. Время от времени возникает необходимость ознакомить с ними сотрудников, например, при приёме на работу. А в некоторых случаях требуется отметка, подтверждающая факт ознакомления с этими документами.

В ELMA365 есть механизм, который упрощает отправку элементов приложения на ознакомление пользователям. Кроме того, настройки позволяют создавать лист ознакомления, в котором фиксируется информация о всех сотрудниках, прочитавших документ.

Обратите внимание, на ознакомление, как и на согласование, отправляется определённая версия документа. Если кто-то из сотрудников добавит новую версию до того, как задача была выполнена, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а лист ознакомления или согласования отправится в архив со статусом Отменено.

Чтобы передать документ на ознакомление, выполните следующие действия:

  1. В верхней части страницы нажмите на значок send-icon и выберите опцию На ознакомление.

гмд 1

  1. В открывшемся окне заполните поля.

ready-made document routes-1

  • Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска.
  • Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется.
  • Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Если срок установлен, в календаре исполнителя появится запланированное событие.
  • Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
  1. Нажмите кнопку Отправить.

Справа от документа в разделе Лист ознакомления отображаются исполнители, которые получили задачу просмотреть файл. Вопросительный знак рядом с именем пользователя означает, что сотрудник ещё не выполнил задачу. ready-made-document-routes-13

При ознакомлении с элементом приложения типа Документ сотрудник может указать комментарий и приложить дополнительный файл, поясняющий его решение.

ready-made document routes-6

В листе ознакомления вы увидите прикреплённый файл рядом с именем сотрудника и сможете загрузить его на компьютер.

ready-made-document-routes-7

Если документ отправлен на ознакомление большому количеству сотрудников, вы можете быстро просмотреть список пользователей, которые ещё не выполнили задачу. Для этого нажмите на ссылку Все участники и выберите один из фильтров.

ready-made document routes-4

Вы можете загрузить лист на компьютер в формате .xlsx, нажав значок read_doc_icon рядом с названием раздела.

Если в процессе ознакомления пользователь внесёт изменения в документ, лист ознакомления будет архивирован. При этом применятся такие же правила, как для отправки в архив листа согласования. Вернуть из архива лист ознакомления невозможно.

Согласование

Эту функцию удобно использовать, например, когда стандартные процедуры компании предполагают, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Так, прежде чем выставить счет, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и резолюция записывается в карточку документа.

Чтобы запустить счет по маршруту согласования, откройте карточку элемента. В правом верхнем углу нажмите на значок send-icon и выберите На согласование.

гмд 3

Вы можете отправить документ на рассмотрение как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.

Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.

ready-made document routes-3

1. Выберите тип согласования:

  • Параллельное — документ/элемент приложения отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.
  • Последовательное — документ/элемент приложения отправляется на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит документ/элемент приложения.

начало внимание

Сотрудники получают документ/элемент приложения на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.

конец внимание

2. Определите поведение системы при первом отказе:

  • Прерывать — после того как кто-то не согласует документ/элемент приложения, процесс будет прерван, а в документе/элементе приложения появится резолюция Отказано.
  • Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует документ/элемент приложения, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.

После того как логика согласования определена, укажите дату, к которой документ должен быть рассмотрен, и нажмите кнопку Отправить.

В #ленту всех согласующих придёт уведомление о назначении задачи рассмотрения документа/элемента приложения. Кроме того, если в настройках профиля пользователя включена опция Согласовать через email, сотрудник получит оповещение о задаче согласования на привязанную к его аккаунту электронную почту. В письме он сможет ознакомиться с документом и вынести резолюцию, не переходя в интерфейс ELMA365.

После постановки задачи согласования на панели справа от документа/элемента приложения появится новый раздел — Лист согласования. В нём вы увидите список людей, рассматривающих файл, их резолюции, комментарии и дополнительно прикреплённые файлы. До тех пор, пока ваш коллега не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

ready-made-document-routes-12

Согласовывая элемент приложения типа Документ, сотрудник может указать комментарий и приложить дополнительный файл, поясняющий его резолюцию и комментарий.

ready-made document routes-8

Вы увидите этот файл прикреплённым рядом с именем сотрудника и можете загрузить его на ПК.

ready-made-document-routes-9

Если документ отправлен на согласование большому количеству сотрудников, вы можете открыть список пользователей и отфильтровать его по вынесенной резолюции. Для этого нажмите на ссылку Все участники.

ready-made-document-routes-5

По завершении процесса согласования документа/элемента приложения на карточке вы увидите окончательную резолюцию.

ready-made-document-routes-11

Подробнее о том, где отображаются резолюции и как с ними можно работать, читайте в статье «Листы согласования».