Настройка маршрута  / Готовые маршруты документов

Готовые маршруты документов

В ELMA365 вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и документы, добавленные в элементы приложения.

В этой статье описаны преднастроенные маршруты ознакомления и согласования, по которым можно отправить элемент приложения с его карточки.

Также вы можете создать пользовательский бизнес-процесс обработки документов и настроить маршрут, например, сгенерировать файлы по шаблону, сформировать пакет документов, подписать их через Диадок, а затем зарегистрировать. Подробнее о том, как создать автоматизированный маршрут читайте в статье «Настройка маршрута».

Ознакомление с документом

Предположим, нормативные документы, распоряжения и инструкции хранятся в отдельном приложении. При приёме на работу новые сотрудники должны с ними ознакомиться. Руководитель предоставляет в отдел кадров информацию, подтверждающую факт рассмотрения документов.

В ELMA365 доступна отправка документов, хранящихся в элементах приложений, на ознакомление пользователям. При этом формируется лист ознакомления, в котором фиксируется информация о всех сотрудниках, прочитавших документ.

На ознакомление отправляется определённая версия документа. Во время выполнения процесса можно отслеживать изменения в документе. Если они внесены, можно настроить автоматическую отправку текущего листа в архив. Для этого администраторы задают для каждого приложения правила архивации листов ознакомления. В настройках определяется, какие свойства документа могут редактировать пользователи в процессе.

Если лист заархивирован и сотрудник выполнит задачу ознакомления, процесс прервётся. В карточке документа рядом с листом отобразится статус Отменено. Поскольку заархивированный лист ознакомления нельзя восстановить, процесс по документу запускается повторно.

Отправить документ на ознакомление

Чтобы передать документ на ознакомление, выполните следующие действия:

  1. В верхней части страницы нажмите на значок send-icon и выберите опцию На ознакомление.

гмд 1

  1. В открывшемся окне заполните поля:

ready-made document routes-1

  • Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска;
  • Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется;
  • Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. В календаре исполнителя появится задача ознакомления, если в его профиле включена опция создания события;
  • Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
  1. Нажмите кнопку Отправить.

В #ленте исполнителей отобразится уведомление о назначении задачи рассмотрения документа.

В карточке документа сформируется Лист ознакомления со списком всех участников процесса. Рядом с именем пользователя, который ещё не рассмотрел документ, отображается вопросительный знак. Выполнившие задачу сотрудники отмечаются значком галочки. Оставленный при ознакомлении комментарий или загруженный файл, поясняющий решение, добавляются в лист ознакомления.   ready-made-document-routes-13

Вы можете загрузить лист на компьютер, нажав:

  • read_doc_icon — для загрузки файла формата .xlsx;
  • pdf-doc-icon — для загрузки файла формата .pdf.

Подробнее о работе с листами читайте в статье «Листы ознакомления и согласования документов».

Согласование документа

Эту опцию удобно использовать, когда в компании принято, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Например, прежде чем выставить счёт клиенту, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и их резолюциях записывается в карточку документа.

На согласование отправляется определённая версия документа. Участники процесса могут отслеживать изменения документа и актуальность текущего листа согласования. Для этого администраторы для каждого приложения могут задать правила архивации листов согласования при редактировании документа. В настройках определяется, какие свойства документа доступны для редактирования без отправки листа в архив.

Если лист заархивирован, он является неактуальным. Для продолжения процесса согласования пользователь с правами на редактирование документа должен вернуть лист из архива. Если этого не сделать, процесс прервётся, когда один из сотрудников вынесет резолюцию в задаче. В карточке документа рядом с листом отобразится статус Отменено.

Отправить документ на согласование

Чтобы запустить документ по маршруту согласования, выполните следующие действия:

  1. Откройте карточку элемента. В правом верхнем углу нажмите значок send-icon и выберите На согласование.

гмд 3

  1. Если документ отправляется одному согласующему, выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.
  2. Когда документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования:

ready-made document routes-3

  1. Укажите исполнителей задачи согласования.
  2. Выберите тип согласования:
  • Параллельное — документ отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.
  • Последовательное — документ отправляется на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не продвигается, пока первый сотрудник не примет решение по документу.

начало внимание

Сотрудники получают документ на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.

конец внимание

  1. Определите поведение системы при первом отказе:
  • Прерывать — после того как кто-то не согласует документ/элемент приложения, процесс будет прерван, а в документе/элементе приложения появится резолюция Отказано.
  • Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует документ/элемент приложения, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.
  1. После определения логики согласования укажите дату, до которой нужно рассмотреть документ.
  2. Нажмите кнопку Отправить.

После этого:

  • в #ленту всех согласующих придёт уведомление о назначении задачи рассмотрения документа;
  • исполнитель получит оповещение о задаче согласования на электронную почту, если в его профиле включена опция согласования через email. В письме он сможет ознакомиться с документом и вынести резолюцию, не переходя в ELMA365;
  • в календаре согласующего отобразится назначенная задача, если в его профиле включена опция создания события.

После постановки задачи согласования в карточке документа появится новый раздел — Лист согласования. В нём представлен список согласующих с их резолюциями, комментариями и прикреплёнными при выполнении задачи файлами. Пока пользователь не примет решение, рядом с его именем отображается вопросительный знак.

ready-made-document-routes-12

Лист согласования можно экспортировать на компьютер. Для этого справа от резолюции нажмите значок:

  • read_doc_icon — для загрузки файла формата .xlsx;
  • pdf-doc-icon — для загрузки файла формата .pdf.

Подробнее о том, где отображаются резолюции и как с ними можно работать, читайте в статье «Листы ознакомления и согласования документов».