Маршрутом называют все этапы обработки документа. Любой маршрут можно автоматизировать при помощи бизнес-процесса. Это позволит четко обозначить ответственных за каждый этап, ограничить сроки выполнения задач и контролировать ход работ.
Как правило, маршрут привязывается к определенному типу документов. Документы одного типа создаются и хранятся в приложениях. В свою очередь, приложения, связанные одной тематикой, группируются в разделы.
Например, в разделе Платежные документы удобно хранить такие приложения, как Счета, Акты об оказании услуг, Товарные накладные, Платёжные поручения, Авансовые отчёты и т. д. Для каждого приложения можно настроить свой индивидуальный маршрут.
Графические элементы для настройки маршрута
Вы можете сформировать пакет документов из файлов, хранящихся в разных приложениях, и настроить для него собственный маршрут. Например, можно создать пакет документов, в который войдут договор, дополнительное соглашение, акт выполненных работ, счёт и т. д., а затем отправить пакет на согласование или ознакомление. Подробнее об этом читайте в статье «Формирование пакета».
Кроме того, для обработки документов в ходе бизнес-процесса можно использовать следующие специальные графические элементы: Генерация по шаблону, Генерация по файлу, Конвертация файла в PDF, Ознакомление, Согласование, Закрыть согласование, Регистрация документа.
Если вы настроили интеграцию с Диадок для обмена документами с контрагентами, вы можете использовать блоки: Загрузка печатной формы, Отказать в подписи, Отправить документ, Подписать.
Для подписания документов вы можете предоставлять пользователям сертификаты усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) в ходе процесса. Для этого совместно используются блоки Заявка на выпуск УНЭП и Ожидание выпуска УНЭП.
Этапы построения маршрута
1. Создайте документ и свяжите его с процессом
Перейдите в раздел и создайте новое приложение. Для этого в левом меню нажмите кнопку +Добавить и в открывшемся окне выберите Приложение. Затем введите данные о приложении и настройте его форму. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Создание приложения».
После сохранения настроек появится окно, с помощью которого вы можете создать бизнес-процесс.
Далее откроется страница моделирования бизнес-процесса. Перетаскивайте элементы с панели справа и соединяйте их стрелками-переходами, чтобы создать схему маршрута.
2. Создайте схему маршрута
Начните описание маршрута с добавления участников. Каждый сотрудник, выполняющий какую-либо роль в процессе, обозначается на схеме при помощи зоны ответственности.
Предположим, в маршруте согласования счёта принимают участие инициатор, согласующий и бухгалтер. Следовательно, необходимо создать 3 зоны ответственности.
Так как заранее не известно, кто именно будет отправлять счет на согласование, инициатором процесса может стать любой сотрудник. Зоны ответственности такого типа называются динамическими и обозначаются зеленым цветом.
Коммерческий директор и бухгалтер — участники процесса, роли которых известны заранее. Такие зоны ответственности называются статическими. В настройках статических зон ответственности выберите исполнителей из организационной структуры.
После добавления участников опишите все этапы обработки заказа с помощью графических элементов. Добавьте на схему блоки согласования, закрытия согласования, оповещения и задачи. Дайте названия переходам из элементов. При необходимости вы можете добавить на схему блок Формирование пакета, который позволит осуществить операцию согласования с несколькими документами сразу. Подробнее о работе блока читайте в статье «Формирование пакета».
Рассмотрим подробно каждый элемент маршрута.
Стартовое событие
Когда сотрудник создает новый счёт в системе, открывается окно, в котором необходимо внести информацию, например, о назначении счета, желаемой дате оплаты, сумме и т. д. После того как поля будут заполнены, запустится бизнес-процесс и документ отправится по маршруту.
Внешний вид этого окна настраивается в стартовом событии на вкладке Форма.
Чтобы добавить поле на форму, нажмите кнопку +Добавить в левом верхнем углу. Укажите название и тип данных, которые пользователь будет вносить в это поле. Например, для поля «Назначение счета» выберите тип данных «строка», для поля «Сумма» — «Деньги», для «Даты оплаты» — «Дата/Время» и т. д.
Укажите, какие поля являются обязательными для заполнения.
Согласование счёта
На вкладке Основное укажите, какой именно документ вы отправляете на согласование. В нашем примере это счёт. Он уже добавлен в выпадающий список, потому что бизнес-процесс связан с приложением «Счет». 
Если вы хотите ограничить срок согласования, на вкладке Время выполнения укажите сколько дней, часов или минут есть у сотрудника на выполнение этой задачи.
На вкладке Переходы выберите переход по умолчанию.
Переход Согласовать
Чтобы процесс пошел по переходу Согласовать необходимо задать условия, при которых система будет считать, что документ утвержден. Откройте окно настроек перехода, дважды нажав на него. Перейдите на вкладку Условия перехода и задайте процент согласования равным 100.
Оповещение: Счет на оплату согласован
Для построения маршрута используется несколько блоков оповещений. Они размещаются на тех отрезках, где нужно проинформировать сотрудников о важных событиях в процессе.
В настройках оповещения необходимо указать название элемента на схеме и тему сообщения. На вкладке Получатели укажите, кому нужно отправить оповещение. По умолчанию информируется тот участник процесса, в зоне ответственности которого расположен элемент. Если необходимо оповестить кого-то еще, нажмите кнопку Добавить и укажите нужных сотрудников.
Закрыть согласование
Этот элемент используется как вспомогательный для элемента Согласование. Он размещается на том отрезке, где необходимо завершить согласование документа и вынести резолюцию, не дожидаясь окончания бизнес-процесса.
Укажите, для какого документа необходимо вынести резолюцию, и установите переключатель в положение Согласовано.
Задача: Оплатить счет, прикрепить платёжку
Задача автоматически назначается тому сотруднику, в зоне ответственности которого она находится. Открыв страницу задачи, сотрудник видит всю информацию, необходимую для выполнения работы или принятия решения.
На странице задачи бухгалтера должны отображаться все те данные, которые инициатор внес при запуске процесса: сумма, назначение, дата и т. д. Кроме того, нужно добавить поле для платёжки типа Файл.
Все эти настройки выполняются на вкладке Форма.
3. Опубликуйте процесс
Опубликуйте процесс, чтобы ELMA365 могла выполнить его и автоматически назначить задачи. При публикации система проверит, верно ли составлена схема маршрута. Если в процессе есть ошибки, внизу страницы появится окно с предупреждением. Некритичные ошибки не препятствуют публикации процесса. 
4. Запустите маршрут
Чтобы запустить маршрут, выйдите из дизайнера процесса и добавьте новый счёт. Для этого в правом верхнем углу страницы приложения нажмите на кнопку +Счет. Откроется стартовое окно маршрута. Заполните все данные и нажмите Сохранить. 
После этого автоматически запустится маршрут рассмотрения счета, и задача согласования будет назначена Коммерческому директору.
Когда процесс завершится, на странице приложения вы увидите карточку документа со всеми данными, внесенными в ходе процесса. Каждый раз, когда вы будете запускать новый процесс, на странице с Заказами будет добавляться новая карточка.
О том, как отследить движение документа по маршруту при помощи статусов, читайте в статье «Статусы документов как инструмент контроля».