Движение документов / Листы согласования

Листы согласования

Лист согласования создаётся, когда пользователям назначается задача согласования элемента приложения или выполнено автоматическое согласование. Он расположен на боковой панели элемента и содержит информацию о согласующих, их резолюции и комментарии, а также даты и время согласования. При способе согласования Вручную можно приложить дополнительные файлы к резолюции.

approval-sheets-1

Пока все исполнители не выполнят задачу, в листе значится статус На согласовании. После завершения согласования, формируется окончательная резолюция: Согласовано или Отказано.

Если элемент отправляется на повторное согласование без изменений, предыдущие резолюции сохранятся в список Все листы.

В процессе согласования или после вынесения резолюции, пользователи могут загрузить новую версию документа или изменить его свойства. В этом случае текущий лист можно перемещать в Архив. Подробнее об этой настройке читайте в разделе «Архив листов согласования».

Вы можете ознакомиться со всеми существующими резолюциями по элементу приложения, нажав на правой панели карточки Все листы или Архив.

approval-sheets-2

Листы согласования можно выгрузить в виде файла формата .xlsx. Для этого справа от резолюции нажмите на значок read_doc_icon.

Выгруженный лист можно распечатать и, например, приложить к бумажной копии документа. В листе приводится название документа, перечислены согласующие и их резолюции, указаны даты принятия решения и комментарии. Если вместо согласующего задачу выполнил замещающий его пользователь, имя этого сотрудника будет значиться в скобках в выгруженном листе.

approval-sheets-3

Архив листов согласования

Лист согласования архивируется, если:

  • пользователи в процессе согласования или после вынесения резолюции отредактируют элемент приложения. Это позволяет отслеживать актуальность текущей резолюции;
  • изменились настройки согласования приложения. Они позволяют установить, какие поля из контекста приложения можно изменять без отправки листов в архив.  

Вернуть лист из архива

По умолчанию сотрудники могут изменять любые свойства элемента приложения. Если вы задали определенные настройки согласования, пользователи с правами доступа на редактирование элементов приложения могут возвращать листы из архива. Это может понадобиться, если процесс согласования необходимо продолжить или если вынесенную резолюцию необходимо показывать как актуальную.        

Чтобы достать лист из архива, на боковой панели элемента приложения нажмите Архив. В открывшемся окне напротив нужного листа нажмите на стрелку.

approval-sheets-4

Лист будет отображаться в карточке элемента как активный.

Например, если в процессе согласования изменилось поле, которое нельзя редактировать, лист согласования перейдёт в архив. Когда пользователь выполнит задачу согласования, лист будет отображаться в архиве со статусом Отменено. Чтобы в карточке документа отображалась резолюция, необходимо сначала вернуть лист согласования из архива, а затем выполнить задачу.

Скачать лист согласования

Вы можете загрузить на ПК любой лист согласования, активный или из архива, в формате .xlsx. Для этого нажмите кнопку Экспорт в файл.

approval-sheets-5

Загруженный файл содержит название документа, список согласующих и резолюции, даты принятия решения и комментарии.

approval-sheets-6

Отмена согласования

Если процесс согласования прервётся, в листе согласования отобразится резолюция Отменено. При этом можно просмотреть ранее вынесенные резолюции согласующих.

approval-sheets-7