Раздел Командировки в составе решения устанавливает чёткий порядок действий сотрудников при организации командировок от момента подачи служебной записки на командировку до согласования авансового отчёта. Сотрудники на внешнем портале КЭДО смогут подавать заявления на командировки, подписывать приказы и другие документы сертификатом электронной подписи, оформлять отчёты. Отдел кадров и бухгалтерия смогут работать с командировками сотрудников в интерфейсе ELMA365.
Состав раздела «Командировки»
Раздел Командировки включает в себя следующие приложения и бизнес-процессы:
Приложение |
Бизнес-процессы в приложении |
Командировки |
Оформление командировки с подпроцессами:
|
Служебные записки на командировку |
Генерация и подписание служебной записки |
Приказы на командировку |
Создание приказа, Подписание приказа |
Авансовые отчеты |
Без бизнес-процесса |
Служебные задания |
Без бизнес-процесса |
Справочники с данными для оформления командировки:
|
Без бизнес-процесса |
Оформление командировки
Бизнес-процесс Оформление командировки устанавливает порядок создания и согласования командировки для одного или нескольких сотрудников, при условии, что последние имеют общего руководителя, а период и место назначения поездки совпадают.
Бизнес-процесс включает следующие задачи: указание информации по планируемой командировке и согласование поездки руководителем, формирование приказа на командировку, его подписание и последующая выдача сотруднику командировочных документов, формирование отчёта по командировке и подписание авансового отчёта.
Оформить командировку может:
- внутренний пользователь — например, сотрудник отдела кадров;
- внешний пользователь — сотрудник, который имеет доступ к внешнему порталу КЭДО.
Создать командировку в интерфейсе ELMA365
Сотрудник отдела кадров может инициировать процесс для каждого сотрудника компании. Чтобы запустить процесс:
- В разделе Командировки перейдите к приложению Командировки и нажмите + Командировка.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Организация — укажите компанию, сотрудник которой отправляется в командировку. Значение выбирается из справочника Мои юридические лица;
- Командируемые * — выберите сотрудников, которые отправляются в командировку. Значение выбирается из справочника Сотрудники;
- Дополнительные согласующие — укажите для командируемого дополнительных согласующих. Значение выбирается из справочника Сотрудники;
- Город назначения * — укажите город, в который отправляются командируемые. Значение выбирается из справочника Города;
- Дата начала * и Дата окончания *— укажите сроки командировки;
- Длительность — количество дней, которое длится командировка. Заполняется автоматически;
- Сумма суточных — сумма суточных для командируемого. Заполняется автоматически;
- Цель командировки * — определите цель командировки;
- Задачи в командировке * — определите задачи командировки;
- Требуются ли денежные средства * — выберите Да, если нужно получить денежные средства на командировочные расходы. В этом случае после согласования командировки запустится процесс Согласование и оплата заявки на получение наличных. Значение выбирается из справочника Типы денежных средств;
- Нужен билет * — выберите Да, если нужно приобрести билет. Значения выбираются из справочников Города и Типы транспорта;
- Нужна гостиница * — выберите Да, если нужно забронировать проживание в гостинце. Значение выбирается из справочника Города.
- Нажмите Сохранить.
Задача согласования придет руководителю сотрудника и дополнительным согласующим, если они указаны при создании командировки. После согласования формируются заявление и приказ, которые сотрудник должен подписать на внешнем портале КЭДО.
Создать командировку на портале КЭДО
Оформить командировку на внешнем портале КЭДО можно несколькими способами:
- перейдите на главную страницу и в блоке Мои сервисы нажмите Служебная записка на командировку;
- перейдите на страницу Командировки и в блоке Мои командировки нажмите кнопку Оформить командировку.
В открывшемся окне заполните поля и нажмите кнопку Сохранить. Поля на внешнем портале схожи с полями на форме, которую заполняют внутренние сотрудники. Однако если пользователь не является руководителем или сотрудником отдела кадров, он может оформить командировку только на себя.
После создания командировки согласующие получат задачу согласования. После согласования сформируется служебная записка, которую сотрудник должен подписать на внешнем портале. Далее формируется приказ по командировке. Если требуется помощь офис-менеджера в покупке билетов (заполнены соответствующие поля на форме создания), то на него назначается задача. Если необходимо получить командировочные, после согласования командировки запускается бизнес-процесс Получение денежных средств.
На внешнем портале отображаются даты начала и окончания командировки и её статус. По каждой командировке можно посмотреть детали, нажав на её название.
Если сотрудник хочет продлить командировку и запросить дополнительные денежные средства, на внешнем портале КЭДО или в приложении Командировки нужно нажать на название командировки и затем нажать кнопку Продлить командировку.
Укажите новую дату окончания командировки, причину продления и дополнительную сумму на расходы.
После окончания командировки сотрудник получит задачу Подготовить отчёт. Он должен сформировать отчёт и предоставить оригиналы документов в бухгалтерию. После этого бухгалтер формирует авансовый отчёт и прикладывает его в задачу для дальнейшего подписания руководителем компании и сотрудником.
начало примечание
Примечание
Согласно документу «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» после возвращения из командировки работник обязан в течение трёх рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчёту прилагаются документы о найме жилого помещения. Также предоставляются документы об оплате услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей и о других расходах.
конец примечание