Редактирование файлов в ELMA365

В ELMA365 файлы можно редактировать онлайн в интерфейсе системы или локально с помощью офисной программы на ПК.

Чтобы отредактировать документ:

• для онлайн-редактирования файлов администратор системы настраивает интеграцию, используя последнюю доступную версию модуля OnlyOffice или Р7‑Офис из ELMA365 Store;
• у вас должны быть права на редактирование файла.

Настройки редактора Р7-Офис или OnlyOffice

По умолчанию в редакторах Р7-Офис и OnlyOffice включён режим быстрого редактирования. Все изменения сохраняются каждые несколько секунд. Если вы редактируете или просматриваете файл в то же время, когда другой пользователь его редактирует, вы увидите исправления сразу.

При необходимости вы можете выбрать другой режим совместной работы или переключать режим для определённого файла.

В настройках модуля Р7‑Офис или OnlyOffice администратор системы задаёт для редактора следующие параметры на уровне компании:

• тема интерфейса;
• включение или отключение отслеживания изменений;
• режим отображения изменений, если их отслеживание активировано.

Вы можете изменить их для себя, используя опции редактора. Выбранные значения сохранятся в локальном хранилище вашего браузера и станут приоритетнее настроек, заданных администратором.

После того как все пользователи отредактировали файл, новая версия появится в системе в течение 5‑10 секунд.

Перейти к редактированию файла

Переход к редактированию файла зависит от того, что вы хотите изменить:

• текущую версию файла или черновик нового файла — откройте форму просмотра файла и нажмите Редактировать. При этом текущую версию можно редактировать локально или онлайн. Черновик нового файла — только онлайн;
• черновики версий или устаревшую версию файла — откройте форму просмотра файла, на боковой панели нажмите Все версии и выберите нужную версию. В открывшемся окне нажмите Редактировать. Для версий файла доступно только онлайн-редактирование.

Сохранение внесённых изменений

При редактировании изменения сохраняются по-разному в зависимости от статуса версии файла.

Подробнее о статусах файла и работе с его версиями читайте в статье про управление версиями файла.

Онлайн-редактирование текущей версии или черновика нового файла

Текущая версия файла и черновик нового файла отображаются на форме просмотра файла. Поэтому для перехода к редактированию:

1. В разделе Файлы откройте нужный файл и нажмите Редактировать в левом нижнем углу.
    
   Если вы работаете в приложении ELMA365 для ПК администратор системы может включить локальное редактирование. Тогда на форме просмотра текущей версии файла рядом с кнопкой Редактировать появится значок стрелки. Для перехода к онлайн-редактированию нажмите на значок стрелки и выберите Текущий файл. Затем нажмите Редактировать.
2. Откроется окно редактирования. Оно выглядит следующим образом:
   

После внесения изменений в текущую версию файла или черновик нового файла вы можете:

• — выйти из режима редактирования с сохранением внесённых изменений. При этом:
  • при редактировании текущей версии — в систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей;
  • при редактировании черновика нового файла — внесённые изменения сохранятся в том же файле. Если подготовительная работа с файлом завершена, вы можете опубликовать его, отметив текущей версией;
• — закрыть страницу просмотра файла без сохранения внесённых изменений.

Онлайн-редактирование устаревшей версии и черновика версии файла

Чтобы перейти к редактированию устаревшей версии или черновика версии файла:

1. В разделе Файлы откройте файл и на боковой панели в блоке Версии файла нажмите Все версии. В списке версий выберите нужный файл.
2. В открывшемся окне нажмите Редактировать в левом нижнем углу. Откроется окно редактирования.
   
3. Внесите изменения и сохраните их.
4. Дальнейшие действия отличаются в зависимости от того, какую версию вы отредактировали:
   1. При редактировании черновика.
       
      Он сохранится с тем же номером. Вы можете вернуться к его редактированию позднее или в появившемся окне сделать его текущей версией.
      
   2. При редактировании устаревшей версии.
       
      В появившемся окне определите, какой статус ей присвоить:

• • сделать текущей — на основе отредактированной версии создастся новая версия с новым номером, которая станет текущей. Пользователи увидят её при открытии карточки файла;
  • сохранить как черновик — выключите опцию Сделать текущей. Тогда создастся новый черновик с новым номером версии.
     
    В обоих случаях исходная устаревшая версия останется в системе со своим номером.
    

Локальное офлайн-редактирование

В приложении ELMA365 для ПК версии 2.2.0 и выше вы можете редактировать текущие версии файлов без подключения к интернету с помощью установленных офисных программ, например, Microsoft Office или OnlyOffice.

Внесение изменений офлайн поддерживается для файлов форматов: .doc, .docx, .xlsx, .pptx, .odt, .odp, .ods.

Обратите внимание, администратор системы может запретить локальное редактирование для всех пользователей, если оно не применяется в компании. Вы также можете отключить опцию для себя в настройках профиля пользователя.

Рассмотрим на примере, как можно изменять на компьютере файлы из ELMA365:    

1. Сотрудник в приложении ELMA365 создаёт локальную копию договора. Файл блокируется в ELMA365, а его локальная копия сохраняется в системе.
2. Без подключения к интернету сотрудник может открыть копию договора в программе Word, внести правки и сохранить файл.
3. В ELMA365 добавляется новая версия договора.
4. После восстановления интернет-соединения сотрудник переходит в приложение ELMA365. Затем открывает договор в режиме просмотра и разблокирует его, чтобы другие пользователи могли работать с обновлённой версией файла.

Локальное офлайн-редактирование доступно:

• для текущих версий документов из элементов приложений. Для этого на форме приложения размещается виджет Загрузка файла с предпросмотром. Подробнее о том, как работать с копией документа, читайте в статье «Локальное офлайн-редактирование документов»;
• для текущих версий файлов из раздела Файлы. Создание и редактирование локальных копий файлов рассмотрим в этой статье.  

Создать локальную копию файла

Чтобы загрузить файл для локального редактирования, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел Файлы.
2. Откройте документ в режиме просмотра.
3. Рядом с кнопкой Редактировать нажмите значок и выберите опцию Локальная копия.
4. Нажмите Редактировать.
    
   Выбранный способ изменения текста сохранится. Чтобы применить его при дальнейшей работе с любым файлом, нажмите кнопку Редактировать.

После этого:

• файл откроется в офисной программе на ПК, например, Word или Excel, и сохранится в приложении ELMA365 в специальном списке локальных копий;
• в папке Мои файлы > Локальное редактирование добавится ссылка-ярлык на файл для быстрого доступа к нему из системы;
• для других пользователей действия с файлом в ELMA365 заблокируются.

5. Внесите изменения в программе.

6. Сохраните файл — в ELMA365 автоматически добавится новая версия.

Чтобы открыть список сохранённых локальных копий, перейдите в приложение ELMA365 и на верхней панели нажмите Приложение > Локальные файлы.

Выберите файл из списка, чтобы открыть его на компьютере повторно, изменить и добавить новую версию в ELMA365.

Особенности работы с локальной копией файла:

• список локальных копий доступен пользователю даже без интернета;
• повторное открытие и редактирование возможны до тех пор, пока копия находится в списке в приложении ELMA365;
• чтобы удалить копию из списка, разблокируйте файл в ELMA365.

Разблокировать файл в ELMA365

Когда вы создаёте локальную копию файла, он блокируется в ELMA365. Это значит, что другие пользователи смогут только просматривать файл. В режиме просмотра они увидят аватар пользователя, создавшего локальную копию файла, и значок замка рядом с ним.

Разблокировать файл можете вы и администратор системы. Для этого:

1. При подключении к интернету перейдите в ELMA365.
2. Для быстрого доступа к файлам с локальными копиями откройте папку Файлы > Мои файлы > Локальное редактирование, где хранятся ссылки‑ярлыки на них.
3. Откройте нужный файл в режиме просмотра.
4. На верхней панели нажмите на значок замка.

После этого:

• локальная копия удалится из вашего списка в приложении ELMA365;
• другие пользователи снова получат доступ ко всем действиям с файлом.