По умолчанию номенклатура состоит из журнала регистрации и документопотоков: Входящие, Исходящие и Внутренние. Они нужны для сортировки и поиска документов.
Журнал регистрации отображает все зарегистрированные документы компании. Выбрав страницу документопотока в левом меню раздела, вы увидите только документы, зарегистрированные в делах, при создании которых был указан данный документопоток.
Под документопотоками отображаются места регистрации, разделы и дела — их создаёт администратор системы при настройке номенклатуры.
Места регистрации — это филиалы вашей компании или отделы, в которых регистрируются документы.
В каждом месте регистрации может быть несколько разделов. Они помогают сортировать документы, например, по отделам, проектам или направлениям работы.
В местах регистрации и разделах находятся дела. В одном деле отображаются все документы одного вида, например, договоры, накладные или счета.
Вы можете настроить права доступа для пользователей, групп или элементов оргструктуры к делам, разделам и местам регистрации. В настройках дела можно изменить название, документопоток и порядок нумерации дел. Подробнее об этом читайте в статье «Номенклатура и настройки регистрации».
Регистрация документов
Для примера рассмотрим документ Договор на закупку техники № 05, хранящийся в приложении Договоры. Допустим, его создали в главном офисе компании и относится он к IT-отделу.
Чтобы зарегистрировать договор:
- На боковой панели его карточки в блоке Регистрация нажмём кнопку Зарегистрировать документ. Отобразится поле для выбора дела согласно настройкам регистрации для элементов приложения Договоры.
- Выберем дело Главный офис > IT-Отдел > Договоры и увидим регистрационный номер, присвоенный договору при его создании согласно настройкам дела.
- Нажмём кнопку Регистрировать.
Договор можно также зарегистрировать в ходе бизнес-процесса. При этом можно настроить автоматическую регистрацию или назначать секретарю задачу зарегистрировать документ вручную.
Обратите внимание, пользователь без прав доступа к определённому месту регистрации, разделу и делу не может зарегистрировать туда документ.
После регистрации в карточке документа отображается его номер. Нажав на него, можно просмотреть подробную информацию о регистрации: документопоток, дело, исполнителя и дату регистрации.
Поиск в номенклатуре дел
Вверху страницы раздела отображается строка поиска. Здесь вы можете искать документы по регистрационному номеру. Введите номер в строке, и все подходящие документы будут показаны ниже.
Кроме того, можно выбрать определённый год и отобразить в журнале только документы, зарегистрированные за этот период.
Дополнительно доступен поиск по параметрам. Чтобы его открыть, нажмите на значок фильтра. Появится форма поиска.
Здесь документ можно искать по полям: Название файла, Номер регистрации, Дата регистрации, а также системное поле Кто зарегистрировал. Укажите пользователя, чтобы посмотреть все документы, которые им зарегистрированы. Можно выбрать опцию Текущий пользователь, чтобы отобразить все документы, зарегистрированные вами.
По умолчанию в строке поиска не отображается количество элементов, хранящихся в номенклатуре дел, и поэтому страница раздела быстрее загружается. Чтобы показывать количество документов, включите соответствующую опцию в профиле пользователя на вкладке Документооборот.