Работа с номенклатурой дел / Номенклатура и настройки регистрации

Номенклатура и настройки регистрации

Номенклатура — это иерархическая схема для учёта и регистрации документов компании. Зарегистрированные документы отображаются в системе согласно этой иерархии. Без настроенной номенклатуры пользователи не смогут регистрировать документы.

Настроенная номенклатура состоит из мест регистрации, вложенных в них разделов и дел и может выглядеть следующим образом:

file_registry2

Настройка регистрации

Возможность регистрировать элементы приложений типа Документ настраивается в несколько этапов:

  1. Создание номенклатуры — добавление мест регистрации, разделов и дел.
  2. Настройка дела — на этом этапе для созданных дел задаются индивидуальные настройки регистрации. Например, можно выбрать способ регистрации: вручную или автоматически, указать документопоток и шаблон номера регистрации, включить сброс нумерации в деле и т. д.  
  3. Включение опции регистрации в настройках приложения типа Документ — поскольку в созданных делах регистрируются документы, добавленные в приложения, на этом шаге для выбранных приложений нужно включить опцию регистрации и задать её настройки.
  4. Размещение виджета Регистрация документа на форме приложения типа Документ — данный шаг позволит пользователям регистрировать документы вручную с карточек элементов приложения, а также просматривать номер регистрации, если файл был зарегистрирован автоматически.  
  5. Моделирование бизнес-процесса и добавление на его схему блока Регистрация документа — настройте процесс, в ходе которого документы будут регистрироваться автоматически или вручную пользователями при выполнении назначенных на них задач.

Создание номенклатуры

Номенклатуру можно добавить в компанию двумя способами:

начало внимание

Настраивать номенклатуру могут только пользователи, включённые в группу Администраторы.

конец внимание

Создание номенклатуры вручную

Перейдите в раздел Номенклатура дел и нажмите на значок шестерёнки рядом с его названием. В открывшемся меню выберите пункт Настройки номенклатуры. На открывшейся странице выполните следующие действия:

  1. Создайте места регистрации — подразделения, филиалы или отделы вашей компании, где регистрируются документы.

Для добавления нового места регистрации нажмите кнопку +Место регистрации в правом верхнем углу страницы. В открывшемся окне введите его название, например, Центральный офис, и нажмите Сохранить.

Для дальнейшей настройки используйте кнопку clip0084 справа от названия места регистрации. При нажатии на неё разворачивается меню, которое позволяет настраивать доступ к месту регистрации, а также создавать или удалять разделы и дела.

records03

  1. Добавьте разделы внутри места регистрации — они помогают классифицировать документы. Нажмите clip0084, выберите пункт +Раздел и введите имя нового раздела, например, Юридический отдел.
  1. Добавьте Дело. В деле регистрируются и хранятся все документы одного вида, например, договоры. Дело можно создать как в месте регистрации, так и в разделе. Подробнее о настройке дела читайте далее.
  2. Настройте доступ к месту регистрации, разделу и делу — определите, кто из сотрудников сможет регистрировать и просматривать документы в определённом месте регистрации, разделе и деле. Для этого нажмите clip0084 и выберите пункт Настройки доступа:
  • Наследовать права родительской папки — по умолчанию у пользователей с правами доступа к месту регистрации и разделу сохраняется также доступ к вложенным разделам и делам. Чтобы отменить настройку и добавить индивидуальные права, снимите флажок рядом с названием опции;
  • Дополнительные права — назначьте пользователю, группе, элементу оргструктуры права на работу с определённым местом регистрации, разделом и делом.

Импорт номенклатуры

С помощью импорта номенклатуры вы можете перенести из одной компании в другую настроенные места регистрации, разделы и дела.

Сделать это можно двумя способами:

Если в системе уже есть настроенная номенклатура, при импорте новой произойдёт сверка идентификаторов объектов обеих номенклатур. Если совпадения отсутствуют, элементы новой номенклатуры добавятся в компанию. В случае, если совпадения найдены, в систему добавятся только неконфликтующие объекты.

После импорта вы сможете регистрировать документы компании в новой номенклатуре.

Настройка дела

Настраивая дело, вы задаёте параметры для регистрации документов: определяете документопоток, тип нумерации, шаблон регистрационного номера и т. д.

начало внимание

Регистрация доступна только для приложений типа Документ.

конец внимание

records_classification-3

  • Название* — укажите наименование дела, например, Договоры поставки.
  • Документопоток* — выберите документопоток: Входящие, Исходящие или Внутренние. Потоки необходимо разделять, чтобы избежать ошибок и путаницы при работе с документами.
  • Нумерация — здесь вы определяете, каким образом документу будет присваиваться номер. Для настройки нумерации доступно две опции:
    • Вручную — пользователи сами указывают номер документа;
    • Автоматическая — номер при регистрации назначается автоматически, согласно установленным дополнительным настройкам:
  1. Начальное значение* — значение, с которого будет начинаться нумерация документов.
  2. Шаг* — интервал, через который формируется номер документа. Например, если установить шаг 10, то первому документу будет присвоен номер 10, следующему — 20 и так далее.
  3. Минимальное количество знаков* — минимальное число знаков, входящих в номер документа. Используется в случаях, когда для документов требуется устанавливать многозначный номер. По умолчанию устанавливается значение «1».
  4. Шаблон номера* — шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная {$_index}, в которой хранится содержимое поля Индекс. В шаблоне могут быть использованы другие символы, например, Вх. № {$_index}.

Также здесь доступны дополнительные настройки регистрационного номера:

  • Разрешить резервировать регистрационный номер до регистрациипозволяет закрепить номер за документом до его регистрации. При активации этой настройки дополнительно можно включить опцию Использовать возвращенные. Она позволяет повторно использовать зарезервированные ранее номера, резервирование которых было отменено. В противном случае, любой зарезервированный номер можно будет использовать лишь один раз, даже если в итоге он не был использован для регистрации документа.
  • Можно редактировать номер после регистрации — изменять регистрационный номер документа можно будет даже после его регистрации.
  • Сбрасывать нумерацию раз в период — включите опцию, нажмите Изменить и в открывшемся окне укажите периодичность, с которой нумерация присваиваемых регистрационных номеров документов будет сбрасываться и формироваться с установленного в настройках начального значения:

records_classification-4

    • Период сброса нумерации* — в полях укажите регулярность, с которой будет осуществляться сброс нумерации, а также период: Год, Месяц, Неделя, День. Например, укажите значение 2 и опцию Месяц, чтобы нумерация сбрасывалась один раз каждые два месяца. Чтобы запланировать ежегодный сброс нумерации, введите значение 1 и выберите Год;
    • Дата следующего сброса нумерации* — укажите точную дату, когда нумерацию необходимо сбросить. С этой даты будет отсчитываться установленный ранее период.
  • Сквозная нумерация документов с другим делом — опция доступна при выборе автоматической регистрации. Включите её, а затем выберите дело для нумерации, с которым будут пересекаться номера документов, а также укажите минимальное количество знаков и шаблон номера. Если в разделе два дела, достаточно настроить сквозную нумерацию только в одном из них.

records_classification-5

Пример сквозной нумерации.

Чтобы изменить настройки созданного дела, нажмите на его название и внесите правки.

После того как вы создали и настроили номенклатуру дел в компании, определите, в каких приложениях пользователи смогут регистрировать документы. Для этого включите опцию регистрации в настройках приложения типа Документ.