Раздел Корреспонденция в решении Портал СЭД позволяет регистрировать и обрабатывать принятые входящие документы, такие как:
- коммерческие предложения от контрагентов;
- претензии клиентов;
- официальные запросы надзорных органов;
- письма с ответами на ваши обращения.
Этапы обработки входящего документа
- Сотрудник из группы Канцелярия добавляет входящий документ в систему. При этом он указывает вид документа, по которому определяется маршрут обработки. В настройках маршрута заданы этапы обработки и ответственные.
- Документ автоматически регистрируется. При возникновении ошибки во время регистрации документа добавившему его сотруднику ставится задача принять решение по регистрации.
- Если для документа настроено ознакомление, выбранным сотрудникам назначаются задачи изучить его содержание. Ознакомление выполняется параллельно с другими этапами процесса.
- Если для документа требуется вынесение резолюции, то выносящему резолюцию поступает задача рассмотреть его. Он принимает решение по дальнейшим действиям, выбирает исполнителя и указывает контролирующего исполнение резолюции.
- Исполнителю назначается задача выполнить требования по входящему документу.
Он может создать нижестоящие резолюции, чтобы передать требования на исполнение своим подчинённым.
- Сотруднику, контролирующему исполнение резолюции, ставится задача проверить выполнение требований и принять отчёт.
- Если для документа настроена опция На контроле, после завершения маршрута ответственному сотруднику поступает задача проверить выполнение всех действий по документу. Он изучает принятые отчёты и снимает документ с контроля.
Определение ответственных за обработку входящего документа
Рассмотрим, где задаются участники процесса:
- сотрудники, добавляющие входящие документы — пользователи из группы Канцелярия;
- сотрудники, которым документ отправляется на ознакомление — указываются в настройках маршрута обработки документа;
- выносящий резолюцию — выбирается в настройках маршрута;
- исполнитель:
- если нужно только исполнение — определяется в настройках маршрута;
- если требуется резолюция — указывается выносящим резолюцию в ходе обработки документа;
- контролирующий исполнение резолюции — указывается в настройках маршрута, если требуется резолюция;
- ответственный за контроль исполнения требований по документу — выбирается при добавлении документа.
Сотрудники канцелярии, добавляющие входящие документы, работают из интерфейса ELMA365. Для других ответственных в статье описана работа на портале СЭД. Если сотрудник работает в интерфейсе ELMA365, действия по задачам выполняются схожим образом.
Добавление входящего документа
Чтобы добавить документ:
- Перейдите в раздел Корреспонденция > Входящие документы и в правом верхнем углу страницы нажмите + Входящий документ.
Вы также можете создать копию существующего документа, чтобы данные отправителя и получатели были предзаполнены. Для этого откройте карточку документа и в правом верхнем углу нажмите Создать копию.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Вид документа* — выберите из списка вид входящего документа, по которому определится маршрут обработки. Вы можете добавить новый вид документа, нажав + Создать;
- Дата получения — укажите дату поступления входящего документа;
- На контроле — включите опцию, если после завершения обработки документа и принятия всех отчётов нужно проконтролировать результат. Укажите ответственного за проверку и срок выполнения этой задачи;
- Тип связи с документом — выберите одну из опций и укажите документы, связанные с текущим, которые отобразятся в его карточке:
- Связан с документом — объедините документы одной тематики. В появившихся полях можно выбрать связанные входящие и исходящие документы;
- Предыдущее письмо — свяжите письмо с предыдущим входящим документом, отправленным тем же адресантом;
- В ответ на — укажите исходящий документ, на который получен ответ;
- Заголовок* — введите наименование документа;
- блок Отправитель — заполните информацию об адресанте документа:
- Юридическое лицо — если документ получен от организации, в поле Компания* выберите запись из контракта Справочник организаций. В поле Подписант* отметьте из списка контакт сотрудника, который подписал входящий документ. Если в справочниках нет подходящих записей, добавьте их, нажав кнопку + Создать;
- Физическое лицо — в поле ФИО* выберите из списка нужное физическое лицо. Если подходящей записи нет, добавьте её, нажав кнопку + Создать;
- Исходящий номер — введите регистрационный номер документа, присвоенный отправителем;
- Дата составления — укажите дату составления входящего документа;
- Способ получения* — выберите из списка способ доставки документа: Лично, Курьер, Почта России, Экспресс-доставка или Электронная почта;
- блок Получатель — заполняются данные о вашей компании и маршруте входящего документа:
- Юридическое лицо* — выберите вашу компанию.
В зависимости от настроек маршрута обработки документа отобразится одно из следующих полей с заполненными данными:
- Исполнители — для маршрута типа Только исполнение — сотрудники, которым придёт задача исполнить работу по входящему документу согласно регламентам компании;
- Выносящий резолюцию — для маршрута типа Требуется резолюция — пользователь, которому в ходе процесса придёт задача рассмотреть входящий документ, указать дальнейшие шаги по его обработке и выбрать исполнителя;
- Изменить маршрут?* — чтобы просмотреть настройки маршрута, привязанного к выбранному виду документа, или изменить их, укажите значение Да. В появившемся блоке Маршрут вы можете увидеть текущие параметры и исполнителей этапов обработки, а также вручную указать параметры маршрута и ответственных лиц;
- блок Файлы — в поле Письмо* прикрепите файл входящего документа. В отдельных полях этого блока вы также можете добавить приложения к документу, электронные цифровые подписи и указать количество листов основного документа и приложений.
- Сохраните введённые данные.
Письмо отобразится на странице Корреспонденция на вкладке Входящие документы. Ему автоматически присвоится регистрационный номер.
- Если при автоматической регистрации возникает ошибка, вам назначится задача принять решение по регистрации. Обратитесь к администратору системы, чтобы он исправил настройки регистрации для входящих документов, затем выберите опцию:
- Попробовать ещё раз — выполнить автоматическую регистрацию повторно. В случае ошибки вы снова получите задачу;
- Продолжить без регистрации — отказаться от автоматической регистрации. Когда администратор завершит настройку, вы сможете зарегистрировать документ вручную с его карточки.
После этого письмо автоматически направится по маршруту обработки, предусмотренному для указанного вида документов.
Ознакомление с входящим документом
Если в маршруте обработки указаны сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, им назначатся задачи. Ознакомление выполняется параллельно с другими этапами процесса.
Рассмотрение входящего документа и вынесение резолюции
Если для документа нужно вынести решение о дальнейшей обработке, то выносящему резолюцию поступит задача. Для типа Только исполнение этот этап пропускается, и документ сразу отправляется на исполнение.
Для выполнения задачи изучите содержание письма на вкладке Просмотр файла документа. Вы можете:
- отправить документ на исполнение — напишите текст резолюции с требуемыми действиями, определите ответственного и срок, затем нажмите Вынести резолюцию;
- отменить исполнение документа — нажмите Не исполнять и подтвердите действие.
Все резолюции и отчёты по их исполнению фиксируются в карточке документа на вкладке Связанные документы.
Исполнение требований по входящему документу
Документ отправляется на обработку исполнителю, указанному при добавлении документа или при вынесении резолюции.
Чтобы посмотреть информацию о письме и его содержание, нажмите на его название. Если по документу вынесена резолюция, в задаче отобразятся требуемые шаги.
Вы можете:
- подтвердить исполнение.
Опишите выполненные действия, при необходимости прикрепите файл и нажмите на нижней панели карточки Отправить отчет об исполнении. Отчёт направится на рассмотрение сотруднику, который контролирует исполнение резолюции;
- запросить изменение исполнителя или срока.
Нажмите на нижней панели Изменить ответственного или Перенос срока, укажите новые данные и причину изменений. Сотруднику, контролирующему исполнение резолюции, назначится задача согласовать ваш запрос. Вы получите оповещение в свою ленту на портале СЭД;
- назначить задачу по документу своему подчинённому — нажмите в правом верхнем углу Создать нижестоящую резолюцию, опишите требуемые действия и назначьте исполнителя. Укажите себя в качестве контролирующего резолюцию, чтобы отчёты о выполненных действиях отправлялись вам.
Когда ваши подчинённые закончат работу по нижестоящим резолюциям, в своей задаче исполнения документа напишите отчёт и отправьте его.
Принять отчёт об исполнении
Контролирующему исполнение резолюции назначается задача принять отчёт.
Нужно проверить выполнение требований и вынести решение по отчёту, выбрав на нижней панели Принять или На корректировку.
Снять входящий документ с контроля
Если при добавлении документа настроена опция На контроле, после принятия всех отчётов ответственному сотруднику назначается задача проверить исполнение необходимых действий.
Для завершения задачи изучите входящий документ и принятые отчёты, затем нажмите Снять с контроля.
Обработка документа завершено.
Статусы входящих документов
По мере продвижения по маршруту документу присваиваются статусы:
- Для маршрута типа Требуется резолюция: Регистрация > Вынесение резолюции > Выполнение резолюции > Обработано.
- Для маршрута типа Только исполнение: Регистрация > Исполнение > Обработано.
Текущий статус письма на портале СЭД можно отслеживать на странице Корреспонденция > Входящие документы:
- Регистрация — входящий документ сразу после создания. Каждому документу по умолчанию автоматически присваивается регистрационный номер;
- Вынесение резолюции — документ, который в рамках маршрута отправлен ответственному сотруднику для принятия решения о дальнейшей обработке;
- Выполнение резолюции — при маршруте типа Требуется резолюция статус присваивается документу, когда он:
- передан исполнителю для выполнения требований из резолюции;
- находится на проверке у ответственного за контроль исполнения требований по резолюции;
- после окончания всех действий по резолюциям проверяется сотрудником, указанным при добавлении документа в опции На контроле;
- На исполнении — при маршруте типа Только исполнение статус присваивается документу, когда он:
- отправлен на исполнение указанному в маршруте ответственному;
- после окончания обработки проверяется сотрудником, указанным при добавлении документа в опции На контроле;
- Обработано — финальный статус для документа, который прошёл полный маршрут обработки.