Портал СЭД — это ваш личный кабинет для работы с системой электронного документооборота в компании.
Здесь вы можете:
- создавать документы и автоматически отправлять их на обработку;
- согласовывать, подписывать, регистрировать документы в рамках бизнес-процессов;
- запрашивать справки, оформлять заявки на платежи, организовывать совещания;
- отслеживать утверждение новых приказов и локально-нормативных актов;
- хранить свои рабочие документы и получать доступ к общим файлам компании.
Доступные возможности и назначаемые задачи зависят от ваших полномочий и обязанностей. Они определяются с помощью групп и ролей, выбранных для вас при первичной настройке решения.
Навигация на портале СЭД
На страницах портала доступны элементы для быстрой навигации:
- логотип портала — помогает перейти на другой доступный портал компании;
- кнопка + Создать — отображается на всех страницах, кроме Главная и Задачи, и позволяет:
- создать исходящий документ;
- создать служебную записку;
- создать приказ;
- запросить справку;
- создать заявку на расход денежных средств;
- загрузить файл в папку Мои файлы;
- ваше имя в правом верхнем углу — используется для перехода в справку или выхода из учётной записи;
- страницы портала в левом меню — предоставляют доступ к разным возможностям портала:
- в блоке Основное: Главная, События, Задачи и Файлы;
- в блоке Документооборот: Корреспонденция и ОРД. Если в компании установлены дополнительные решения, отображаются также страницы Управление договорами и МЧД;
- в блоке Сервисы: Служебные записки, Платежи, Справки и Совещания.
Рассмотрим, как работать на портале.
Главная
С помощью кнопок вверху страницы доступны те же возможности, как при использовании кнопки + Создать.
Под кнопками в отдельных блоках можно посмотреть:
- Задачи — ваши текущие поручения, такие как согласование и подписание документов, со сроком выполнения. Нажмите на задачу, чтобы приступить к работе;
- Приказы, Входящие документы, Служебные записки — доступные вам документы с указанием их статуса. Чтобы открыть документ, нажмите на его название.
В каждом блоке на странице Главная отображаются только пять самых новых задач или документов. Чтобы посмотреть полный список, напротив названия блока нажмите Все.
События
Перейдите на страницу События, чтобы посмотреть уведомления и новости компании. Информация располагается на нескольких вкладках:
- Лента — оповещения о движении документов и назначении задач. Подробнее о работе с уведомлениями и комментариями читайте в разделе «Как работать с лентой»;
- Недавно опубликованное — последние 10 утверждённых приказов, локально-нормативных актов и изменений к ним. Нажмите на название документа, чтобы посмотреть его содержание;
- Благодарности — карточки с благодарностями за профессиональные качества и заслуги сотрудников. Вы можете посмотреть сообщения от других пользователей и выразить благодарность коллеге. Подробнее читайте в статье «Благодарности на портале СЭД».
Как работать с лентой
На вкладке Лента вы можете:
- раскрыть список уведомлений — нажмите Показать еще или Показать все сообщения. Если у вас есть непрочитанные уведомления, они автоматически отметятся как прочитанные;
- отметить все сообщения в ленте прочитанными — в правом верхнем углу страницы нажмите значок
; - оставить комментарий к сообщению — в поле для ввода напишите текст и нажмите Enter;
- привлечь внимание коллеги к сообщению с помощью упоминания — введите символ @, начните вводить имя пользователя и выберите его из списка. Когда вы отправите комментарий, сотрудник увидит оповещение в своей ленте;
- прикрепить к комментарию файл — в правом углу поля для ввода нажмите значок скрепки и выберите файл с компьютера. Вы также можете перетащить один или несколько файлов из папки в поле для ввода.
С прикреплённым файлом в ленте можно работать, наведя на него курсор:
— загрузить файл на компьютер;
— выбрать папку из раздела Файлы и сохранить в ней копию документа;
— скопировать ссылку на загрузку файла;
— открыть файл в режиме просмотра.
Задачи
На странице Задачи отображаются назначенные вам поручения по документообороту: согласовать документ, зарегистрировать приказ, проверить список вопросов к совещанию и т. д.
В левом меню рядом с названием страницы вы можете посмотреть количество невыполненных задач.
Напротив поручений, для которых задан срок выполнения, отображаются цветные маркеры:
- чёрный — до конца срока выполнения осталось больше двух суток;
- жёлтый — до конца срока меньше двух суток;
- красный — задача просрочена.
По умолчанию в списке отображаются актуальные задачи, требующие выполнения. Вы можете посмотреть закрытые задачи, выбрав над списком вкладку Завершенные.
Чтобы найти определённую задачу, можно использовать:
- поиск по названию — вверху страницы введите в строку поиска запрос и нажмите Enter;
- расширенный поиск — нажмите в правом углу строки поиска значок фильтра.
В открывшемся окне укажите параметры для поиска, например, срок выполнения задачи или дату её назначения. В поле Связанный элемент можно указать элемент приложения, по которому поставлена задача, например, определённая заявка из приложения Платежи. Для этого нажмите в правом углу поля значок лупы и выберите запись.
Затем нажмите кнопку Поиск.
Чтобы посмотреть информацию о задаче, нажмите в списке на её название.
Файлы
Доступ к документам и папкам на странице Файлы зависит от прав, которые задали их авторы и администратор системы.
Здесь вы можете:
- хранить свои рабочие документы в папке Мои файлы или в одной из общих папок компании. Добавьте папки и создайте в них файлы, ссылки на элементы приложений и веб‑документы;
- открывать файлы в режиме просмотра для изучения, загрузки на компьютер и печати;
- выполнять действия с файлом или папкой, нажав на три точки напротив них. Например, добавлять версии, сравнивать содержание документов, управлять доступом.
Разделы «Документооборот» и «Сервисы»
На страницах Корреспонденция, ОРД, Служебные записки, Платежи, Справки и Совещания отображаются нужные для работы документы, заявки и события. Если в компании подключены дополнительные решения, вам будут также доступны страницы Управление договорами и МЧД.
Здесь вы можете:
- добавить новую запись — для этого нажмите кнопку вверху страницы. Она доступна, если у вас есть права на создание определённого вида документов или заявок. Например, так можно запросить справку или оформить служебную записку;
- посмотреть подробную информацию — для этого нажмите на запись в списке. Вам доступны для просмотра записи, которые вы добавили, и те, по которым вам назначены поручения на странице Задачи;
- найти запись — используйте поиск по названию или расширенный поиск. Он работает так же, как поиск по задачам.
Рассмотрим каждую страницу подробнее.
Корреспонденция
Здесь вы увидите официальные письма между вашей компанией и контрагентами. На двух вкладках собраны:
- входящие документы — принятые письма от контрагентов;
- исходящие документы — корреспонденция, отправленная вашей компанией.
Каждый входящий и исходящий документ проходит настроенный маршрут обработки.
Подробнее о создании и обработке писем читайте в статьях «Корреспонденция: обработка входящих документов на портале СЭД» и «Корреспонденция: обработка исходящих документов на портале СЭД».
ОРД
На разных вкладках отображаются организационно-распорядительные документы компании, оформленные в бумажном или электронном виде:
- приказы;
- локально-нормативные акты;
- изменения к локально-нормативным актам.
Проекты документов проходят настроенные этапы оформления и утверждения.
Управление договорами
Страница доступна в левом меню, если в вашей компании используется решение Управление договорами. На ней отображаются:
- входящие и исходящие договоры;
- счета;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ;
- дополнительные соглашения.
Чтобы увидеть только входящие или только исходящие документы, в правом верхнем углу страницы нажмите Все документы и выберите в выпадающем списке нужную опцию.
Подробнее о создании документов и маршрутах их обработки читайте в статье «Работа с решением „Управление договорами“». В ней описана работа из интерфейса ELMA365 — с портала СЭД действия выполняются схожим образом.
МЧД
Страница появляется, если в компании используется решение Управление МЧД.
Здесь отображаются машиночитаемые доверенности, выданные сотрудникам и полученные от контрагентов. Оформленные доверенности подписываются и регистрируется в распределённом реестре ФНС, при необходимости продлеваются или отзываются.
Подробнее читайте в разделе «Работа с бизнес-решением „Управление МЧД“». В нём описана работа из интерфейса ELMA365 — с портала СЭД действия выполняются схожим образом.
Служебные записки
Здесь отображаются служебные записки по организационным вопросам. Созданные записки автоматически отправляются на согласование, регистрацию, рассмотрение и исполнение.
Платежи
На странице собраны заявки на оплату счетов от контрагентов и на предоставление средств сотрудникам. Заявку согласует руководитель, утверждает ответственный за платежи и оплачивает бухгалтер.
Подробнее читайте в статье «Платежи: обработка заявок на расходование денежных средств на портале СЭД».
Справки
Здесь можно запросить из бухгалтерии типовые документы, например, справку о доходах 2‑НДФЛ или копию трудовой книжки. На странице отобразятся созданные запросы и записи, по которым вам назначены задачи.
Подробнее о запросе и предоставлении справок читайте в статье «Справки: запрос типовых документов на портале СЭД».
Совещания
Страница помогает проводить очные и онлайн-совещания. Работа организована на нескольких вкладках:
- Совещания — календарь встреч, в которых вы участвуете. Вы можете:
- запланировать совещание — нажмите + Событие и заполните поля;
- посмотреть информацию о встрече и добавить вопросы для обсуждения — нажмите на событие в календаре;
- проверить занятость переговорной комнаты — выберите её в поле Переговорная и нажмите Enter. Отобразятся совещания, которые проводятся в ней;
- посмотреть события за разные временные отрезки — переходите к предыдущему или следующему периоду с помощью кнопок со стрелками. Чтобы вернуться к текущей дате, нажмите кнопку Сегодня;
- выбрать, за какой период отображать события — откройте выпадающий список и выберите вариант: день, неделя или месяц;
- Вопросы — список пунктов для обсуждения. Можно добавить вопросы к запланированной встрече или без привязки к определённому совещанию;
- Повестки — списки вопросов к совещаниям;
- Протоколы — итоги проведённых совещаний.