Решение ELMA КЭДО предназначено для создания, подписания, использования и хранения кадровой документации в электронном формате. Создание копий в бумажном виде при этом не потребуется. Решение подходит для редакции SaaS и ELMA365 On-Premises версии v2022.5.0 и выше.
Решение позволяет работнику отдела кадров отправлять новому сотруднику приглашение на внешний портал раздела КЭДО для трудоустройства. В ходе процесса автоматически формируется соглашение об электронном взаимодействии, которое необходимо для юридически значимого кадрового документооборота. Новому пользователю можно предоставить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Пройдя регистрацию на портале КЭДО и подтвердив выпуск электронной подписи, он сможет оформлять и подписывать трудовой договор, заявления, служебные записки, приказы и т. п.
Начало примечание
Примечание
Законодательством разрешено оформление в электронном формате следующих кадровых документов:
- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ о приёме и переводе;
- приказ на отпуск и командировку;
- заявления и служебные записки сотрудников;
- соглашения и другие нормативные акты.
Согласно Федеральному закону №377-ФЗ дублировать на бумаге необходимо только следующие документы:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае на производстве;
- инструктаж по охране труда.
Кроме того, данные правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.
Конец примечание
Решение ELMA КЭДО включает в себя:
- Раздел КЭДО — содержит справочники кадровой службы, документы, а также бизнес-процессы для трудоустройства, перевода и увольнения сотрудников;
- Раздел Приказы и заявления — используется для документов типа приказы и заявления, а также содержит бизнес-процессы для их маршрутизации;
- Внешний портал КЭДО — предназначен для внешних пользователей. С его помощью пользователи могут создавать, подписывать и просматривать свои документы, а также отслеживать их статус;
Если в вашей организации используется программа 1С для кадрового учёта, то модуль интеграции 1С:ЗУП позволит перенести и использовать справочники в решение ELMA КЭДО.
Для работы с решением ELMA КЭДО необходимо использование электронных подписей. Для этого вы можете подключить модуль интеграции с удостоверяющим центром, например, Sign.me. Сервис позволяет получить электронную подпись, оцифровать взаимодействие с сотрудниками и подписывать документы удаленно.
Раздел КЭДО
Раздел КЭДО — это раздел решения ELMA КЭДО, включающий в себя справочник сотрудников, штатное расписание, а также кадровые документы движения сотрудников.
В разделе можно работать со следующими документами:
- соглашение об электронном взаимодействии;
- заявление на трудоустройство;
- трудовой договор;
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- приказ о приёме;
- заявление на перевод;
- приказ на перевод;
- заявление на увольнение;
- приказ на увольнение.
На уровне раздела настроены следующие бизнес-процессы:
- загрузка сотрудников из 1С;
- приглашение пользователя на внешний портал КЭДО;
- активация на портале КЭДО;
- генерация соглашения об электронном взаимодействии;
- генерация документов для трудоустройства;
- генерация приказа;
- процесс перевода сотрудника на другую должность;
- процесс увольнения.
Раздел содержит готовые интерфейсы:
- страница Штатное расписание;
- виджет мониторинга процессов трудоустройства;
- виджет мониторинга процессов трудового документооборота по сотрудникам.
Раздел «Приказы и заявления»
Раздел решения ELMA КЭДО содержит кадровые документы типа приказы и заявления, а также бизнес-процессы для их маршрутизации.
В разделе доступно несколько видов документов:
- Приказы:
- на оплачиваемый отпуск;
- на отпуск без сохранения оплаты;
- на командировку;
- на материальную помощь.
- Заявления:
- на отпуск без сохранения оплаты;
- на оплачиваемый отпуск;
- на командировку;
- на выплату пособия;
- на материальную помощь;
- на перечисление заработной платы на расчётный счёт.
- Прочие документы:
- справка;
- расчётный лист.
В решении ELMA КЭДО имеются справочники, которые вы можете дополнять. Для удобства вся информация структурирована в виде списков и таблиц. В разделе доступны следующие справочники:
- Виды пособий;
- Виды материальной помощи;
- Виды справок.
На уровне раздела настроены следующие бизнес процессы:
- типовой бизнес-процесс (заявления);
- типовой бизнес-процесс (приказы);
- ознакомление сотрудника с расчётным листом;
- выдача справки;
- оповещение.
Портал КЭДО
Внешний портал КЭДО — это изолированная страница внутри системы, к которой есть доступ у приглашенных внешних пользователей. С его помощью новому сотруднику будут доступны кадровые сервисы. Он сможет подавать заявления на отгул, отпуск, командировку, подписывать документы и отправлять их на согласование. Сотрудник всегда имеет доступ к своим документам и видит их текущие статусы. Подробнее от работе с порталом читайте в статье «Внешний портал».
Главная страница портала КЭДО состоит из двух виджетов: Мои документы и Мои сервисы.
Виджет Мои документы выводит список текущих личных документов, которые подал сотрудник, или в согласовании которых он участвует.
Документы распределяются по группам:
- Требуют действия — это задачи по документам, которые пользователю нужно согласовать, подписать с помощью электронной подписи, или с которыми необходимо ознакомиться;
- Сегодня, За последние 7 дней и За последний месяц — документы, которые сгруппированы по дате создания.
Виджет Мои сервисы отображает приложения, с помощью которых внешний пользователь может создавать документы:
- Служебная записка на командировку;
- Заявление на отпуск;
- Заявление на отгул;
- Заявление на выплату пособия;
- Заявление на перевод;
- Заявление на увольнение;
- Справка.
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас