Решения Store 365 / ELMA КЭДО

Решение ELMA КЭДО

Решение ELMA КЭДО предназначено для создания, подписания, использования и хранения кадровой документации в электронном формате. Создание копий в бумажном виде при этом не потребуется. Решение подходит для редакции SaaS и ELMA365 On-Premises версии v2022.5.0 и выше.

Решение позволяет работнику отдела кадров отправлять новому сотруднику приглашение на внешний портал раздела КЭДО для трудоустройства. В ходе процесса автоматически формируется соглашение об электронном взаимодействии, которое необходимо для юридически значимого кадрового документооборота. Новому пользователю можно предоставить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Пройдя регистрацию на портале КЭДО и подтвердив выпуск электронной подписи, он сможет оформлять и подписывать трудовой договор, заявления, служебные записки, приказы и т. п.

Начало примечание

Примечание

Законодательством разрешено оформление в электронном формате следующих кадровых документов:

  • трудовой договор;
  • договор о полной материальной ответственности;
  • приказ о приёме и переводе;
  • приказ на отпуск и командировку;
  • заявления и служебные записки сотрудников;
  • соглашения и другие нормативные акты.

Согласно Федеральному закону №377-ФЗ дублировать на бумаге необходимо только следующие документы:

  • приказ об увольнении;
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • инструктаж по охране труда. 

Кроме того, данные правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ. 

Конец примечание

Решение ELMA КЭДО включает в себя:

  • Раздел КЭДО — содержит справочники кадровой службы, документы, а также бизнес-процессы для трудоустройства, перевода и увольнения сотрудников;
  • Раздел Приказы и заявления используется для документов типа приказы и заявления, а также содержит бизнес-процессы для их маршрутизации; 
  • Внешний портал КЭДО — предназначен для внешних пользователей. С его помощью пользователи могут создавать, подписывать и просматривать свои документы, а также отслеживать их статус;

Если в вашей организации используется программадля кадрового учёта, то модуль интеграции 1С:ЗУП позволит перенести и использовать справочники в решение ELMA КЭДО.

Для работы с решением ELMA КЭДО необходимо использование электронных подписей. Для этого вы можете подключить модуль интеграции с удостоверяющим центром, например, Sign.me. Сервис позволяет получить электронную подпись, оцифровать взаимодействие с сотрудниками и подписывать документы удаленно.

Раздел КЭДО

Раздел КЭДО — это раздел решения ELMA КЭДО, включающий в себя справочник сотрудников, штатное расписание, а также кадровые документы движения сотрудников.

В разделе можно работать со следующими документами:

  • соглашение об электронном взаимодействии;
  • заявление на трудоустройство;
  • трудовой договор;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
  • приказ о приёме;
  • заявление на перевод;
  • приказ на перевод;
  • заявление на увольнение;
  • приказ на увольнение.

На уровне раздела настроены следующие бизнес-процессы:

  • загрузка сотрудников из ;
  • приглашение пользователя на внешний портал КЭДО;
  • активация на портале КЭДО;
  • генерация соглашения об электронном взаимодействии;
  • генерация документов для трудоустройства;
  • генерация приказа;
  • процесс перевода сотрудника на другую должность;
  • процесс увольнения.

Раздел содержит готовые интерфейсы:

  • страница Штатное расписание;
  • виджет мониторинга процессов трудоустройства;
  • виджет мониторинга процессов трудового документооборота по сотрудникам.

Раздел «Приказы и заявления»

Раздел решения ELMA КЭДО содержит кадровые документы типа приказы и заявления, а также бизнес-процессы для их маршрутизации.

В разделе доступно несколько видов документов:

  • Приказы:
    • на оплачиваемый отпуск;
    • на отпуск без сохранения оплаты;
    • на командировку;
    • на материальную помощь.
  • Заявления:
    • на отпуск без сохранения оплаты;
    • на оплачиваемый отпуск;
    • на командировку;
    • на выплату пособия;
    • на материальную помощь;
    • на перечисление заработной платы на расчётный счёт.
  • Прочие документы:
    • справка;
    • расчётный лист.

В решении ELMA КЭДО имеются справочники, которые вы можете дополнять. Для удобства вся информация структурирована в виде списков и таблиц. В разделе доступны следующие справочники:

  • Виды пособий;
  • Виды материальной помощи;
  • Виды справок.

На уровне раздела настроены следующие бизнес процессы:

  • типовой бизнес-процесс (заявления);
  • типовой бизнес-процесс (приказы);
  • ознакомление сотрудника с расчётным листом;
  • выдача справки;
  • оповещение.

 

Портал КЭДО

Внешний портал КЭДО это изолированная страница внутри системы, к которой есть доступ у приглашенных внешних пользователей. С его помощью новому сотруднику будут доступны кадровые сервисы. Он сможет подавать заявления на отгул, отпуск, командировку, подписывать документы и отправлять их на согласование. Сотрудник всегда имеет доступ к своим документам и видит их текущие статусы. Подробнее от работе с порталом читайте в статье «Внешний портал».

 

Главная страница портала КЭДО состоит из двух виджетов: Мои документы и Мои сервисы.

Виджет Мои документы выводит список текущих личных документов, которые подал сотрудник, или в согласовании которых он участвует.

Документы распределяются по группам:

  • Требуют действия — это задачи по документам, которые пользователю нужно согласовать, подписать с помощью электронной подписи, или с которыми необходимо ознакомиться;
  • СегодняЗа последние 7 дней и За последний месяц — документы, которые сгруппированы по дате создания.

 

Виджет Мои сервисы отображает приложения, с помощью которых внешний пользователь может создавать документы:

  • Служебная записка на командировку;
  • Заявление на отпуск;
  • Заявление на отгул;
  • Заявление на выплату пособия;
  • Заявление на перевод;
  • Заявление на увольнение;
  • Справка.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас