Доступ к заявкам, кадровым документам и другим элементам приложений ELMA365 КЭДО предоставляется сотрудникам в зависимости от их ролей в кадровых процессах. Для этого в решении используются специальные группы:
- преднастроенные группы раздела КЭДО — объединяют сотрудников компании, которые выполняют в кадровых процессах одинаковую роль. Список таких ролей преднастроен в решении, например, все специалисты отдела кадров или все сотрудники компании;
- группы доступа — включают пользователей со схожей ролью в определённом юридическом лице. Роли соответствуют преднастроенному списку. Группы по этим ролям формируются автоматически для каждого подразделения штатной и управленческой структуры. Также есть группы, объединяющие всех пользователей юридического лица или отдельного подразделения. Все эти группы используются для гибкого назначения прав. С их помощью определяются подходящие ответственные на всех этапах кадрового процесса в зависимости от должности и подразделения сотрудника, по которому запущен процесс.
Список ролей и групп пользователей в КЭДО
Преднастроенные группы решения и группы доступа объединяют сотрудников по определённым ролям и имеют одинаковые названия. Первые относятся ко всей компании, вторые — к конкретному юридическому лицу и подразделению в нём. При формировании группы доступа к общему названию добавляется наименование подразделения.
Рассмотрим, какие задачи выполняют пользователи каждой группы и какие права настроены для них по умолчанию:
- Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, генеральный директор или другое уполномоченное лицо. Сотрудники подписывают документы в рамках задач, назначаемых на них в рамках кадровых процессов;
- Отдел кадров — специалисты, которые добавляют новых сотрудников и приглашают их на Портал КЭДО, могут запускать кадровые процессы для других пользователей и просматривать сформированные в их ходе документы, имеют доступ ко всем локальным нормативным актам организации;
- Бухгалтерия — пользователи, участвующие в кадровых процессах, связанных с обработкой денежных средств: перечисление заработной платы на расчётный счёт, формирование расчётных листов, начисление отпускных и т. д. Могут добавлять расчётные листы;
- Офис-менеджеры — сотрудники, которые отвечают за бронирование гостиниц или покупку билетов в процессе оформления командировок;
- Наблюдатели КЭДО — включает пользователей, которые не участвуют в кадровых процессах напрямую, но могут просматривать заявки и кадровые документы, а также их статусы;
- Руководители — сотрудники, руководящие подразделениями в компании. Они согласовывают заявки своих подчинённых и получают права на их просмотр;
- Сотрудники — все сотрудники компании или подразделения. Могут просматривать заявки и документы по кадровым процессам, которые к ним относятся, например по своему отпуску;
- Администраторы КЭДО — системная группа, которая объединяет технических специалистов, получающих сообщения об ошибках и эскалациях. По умолчанию группа включена в список администраторов разделов КЭДО, УРВ, Интеграция 1С, пользователям предоставляется доступ ко всем приложениям в составе.
Принципы формирования и работы групп доступа КЭДО
- Группы создаются на разных уровнях организации.
В решении создаются как глобальные группы уровня всей организации, так и локальные группы для отдельных структурных единиц:
- Сквозные группы компании — объединяют специалистов определенного профиля со всех филиалов, например все действующие сотрудники или все специалисты отдела кадров всех филиалов компании;
- Группы юридического лица — формируются для каждого филиала отдельно и включают в себя группы всех его дочерних отделов, например, все подписанты юридического лица;
- Группы подразделений — создаются для каждого структурного отдела компании и разграничивают доступ на локальном уровне.
- Группы формируются после настройки ролей в подразделениях.
В карточке подразделения штатного расписания (ШР) или управленческой структуры (УС) указываются должности, выполняющие кадровые роли: Подписанты, Отдел кадров, Бухгалтерия и т. д. На основе этих настроек генерируются группы доступа. Пользователи попадают туда автоматически при трудоустройстве на соответствующие должности.
- Соблюдается иерархия и вложенность прав.
В состав группы вышестоящего отдела автоматически входит группа дочернего подразделения по аналогичной роли. Благодаря этому руководители и специалисты головных отделов получают доступ к документам подчинённых служб.
- Группы ШР и УС работают параллельно.
Если в компании используются и штатное расписание (ШР), и управленческая структура (УС), группы по ним функционируют параллельно для корректной выдачи прав и поиска исполнителей на разных этапах процессов:
- по умолчанию поиск ответственных проходит сначала по управленческой структуре, а при отсутствии данных — по штатному расписанию;
- для особых ролей действуют исключения. Например, Подписанты всегда определяются строго по штатному расписанию для обеспечения юридической значимости документов.
- Состав групп актуализируется автоматически.
Участники в группах обновляются в ходе системного процесса. Он запускается автоматически при:
- создании или изменении параметров подразделения;
- кадровых перемещениях: приёме, переводе, увольнении;
- смене должностей в настройках ролей подразделения.
- При переносе или обновлении решения требуется повторная генерация групп.
Группы доступа связаны с подразделением по уникальным идентификаторам, настроенным в определённой системе. Поэтому перед экспортом решения в другую компанию сформированные группы обязательно удаляются, а на целевой площадке после импорта или обновления версии решения создаются заново.
начало примечание
Полезные статьи:
- «Создать штатную и управленческую структуры компании» — как настроить официальную и внутреннюю иерархии, чтобы распределить полномочия в кадровых процессах;
- «Назначить ответственных для ролей в кадровых процессах» — как определить роли в подразделениях оргструктуры, чтобы запустить процесс создания групп доступа;
- «Настроить права доступа в КЭДО» — как с помощью созданных групп распределить права на кадровые документы, заявки и элементы других приложений;
- «Определение ответственных по ролям в КЭДО» — каким образом происходит распределение прав доступа и поиск ответственных с помощью настроенных групп;
- «Решение проблем при поиске ответственных в кадровых процессах» — какие настройки проверить, если возникли ошибки в определении ответственных.
конец примечание