Сотрудник может оформить учебный отпуск на основании справки-вызова из учебного заведения при условии, что он впервые получает высшее или среднее специальное образование.
В ходе процесса оформляется один из следующих отпусков:
- оплачиваемый — для заочной или очно-заочной формы обучения;
- неоплачиваемый — для очной формы обучения, а также для сдачи вступительных испытаний на любую форму обучения.
После создания заявки запустится процесс оформления учебного отпуска.
Цель процесса |
Согласовать отпуск руководителем сотрудника, оформить приказ и выплатить отпускные, если они предусмотрены. |
Результат процесса |
|
Участники процесса |
|
Этапы оформления учебного отпуска
Ход процесса:
- Сотрудник создаёт заявку на учебный отпуск на портале КЭДО и указывает вид отпуска: оплачиваемый или неоплачиваемый.
- Руководитель согласовывает отпуск.
- Сотрудник отдела кадров проверяет заявку и готовит приказ.
- Подписывается приказ на учебный отпуск: задача поступает подписанту со стороны работодателя, а затем — сотруднику.
- Бухгалтер выплачивает отпускные, если полагается компенсация за отпуск.
- Сотрудник предоставляет справку-подтверждение из образовательного учреждения после окончания отпуска.
Для процесса используются приложения в разделе УРВ:
- Заявки на отпуск — для запуска процесса оформления учебного отпуска и хранения созданных заявок;
- Приказы на отпуск — для хранения приказов, сформированных в ходе процесса.
Создание заявки на учебный отпуск
На портале КЭДО сотрудник формирует заявку на учебный отпуск. Для этого:
- В каталоге услуг в папке Отсутствия сотрудник выбирает вариант Учебный отпуск.
- В заявке на отпуск сотрудник указывает:
- вид учебного отпуска — оплачиваемый или неоплачиваемый;
- форму обучения;
- уровень образования;
- цель отпуска;
- данные справки-вызова — даты начала и завершения отпуска, а также файл документа.
Обратите внимание:
- если сотрудник занимает несколько должностей, он создаёт заявки на отпуск по каждой из них;
- формирование заявки на учебный отпуск за другого сотрудника не предусмотрено.
После создания заявки запустится процесс оформления отпуска.
Согласование учебного отпуска руководителем
На следующем шаге процесса руководитель сотрудника получает задачу согласовать его отпуск.
В карточке задачи:
- доступна информация о сотруднике, его должности и заявке;
- руководитель может отметить необходимость замещения сотрудника на период отпуска. Тогда параллельно запустится процесс совмещения должностей.
Если заявка на отпуск отклонена, инициатор процесса может откорректировать её по комментарию от руководителя и повторно отправить на согласование.
Подготовка приказа на учебный отпуск
На этом этапе сотруднику отдела кадров поступает задача подготовить приказ. Выполнить её можно двумя способами:
- если интеграция с 1С настроена — данные заявки автоматически передаются в 1С. Затем сотрудник отдела кадров формирует в 1С приказ на учебный отпуск и отправляет его в ELMA365;
- если в компании не настроена интеграция с 1С — в задаче сотрудник отдела кадров указывает номер и дату приказа об учебном отпуске. После этого формируется файл приказа по шаблону.
Подписание приказа на учебный отпуск и выплата отпускных
После подготовки приказа:
- Подписант со стороны организации получает задачу подписать приказ на отпуск. В задаче можно просмотреть файл приказа.
- После подписания приказа со стороны работодателя аналогичная задача поступает сотруднику-инициатору процесса.
- Если за учебный отпуск предусмотрена компенсация, после подписания приказа бухгалтер выплачивает отпускные сотруднику.
Предоставление справки из учебного заведения
После завершения учебного отпуска:
- Сотруднику поступает задача добавить справку-подтверждение из учебного заведения.
- Сотрудник отдела кадров получает задачу проверить наличие документа и корректность его данных. Если она выполнена, процесс оформления учебного отпуска завершается.