В ELMA365 КЭДО 3.0 автоматизированы следующие процессы, связанные с оформлением отпусков и отсутствий сотрудников:
- планирование графика отпусков на следующий год;
- ежегодный плачиваемый отпуск по графику;
- перенос отпуска по графику;
- ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребёнком;
- учебный отпуск;
- отсутствие в связи с донорством;
- больничный;
- командировки.
Справочники и приложения, которые используются в процессах оформления отпусков и отсутствий, хранятся в разделе УРВ (учёт рабочего времени).
Если настроена интеграция с 1С, в ходе процесса оформления отпуска или отсутствия выполняется синхронизация и обмен данными и документами между ELMA365 и 1С.
Запуск процессов на оформление отпусков и отсутствий
Процесс оформления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику запускается, когда сотрудник подтверждает предстоящий отпуск по графику, получив уведомлением о нём. Также при ознакомлении с уведомлением можно перенести отпуск на другой период.
Процессы по другим видам отпусков и отсутствий запускаются по инициативе сотрудника через создание заявки на портале КЭДО.
Информация по отпускам и отсутствиям на портале КЭДО
Документы по отпускам и работа с ними доступна на следующих страницах портала КЭДО:
- Главная — здесь сотрудник может просмотреть данные о своём ближайшем отпуске: даты, длительность в днях и количество дней до наступления отпуска;
- Каталог услуг — в блоке Отсутствия можно создать заявку на отпуск или отсутствие. Подробнее о процессах по каждому виду отпуска и отсутствию мы написали в статьях этого раздела;
- Заявки, Отсутствия — здесь сотрудник может отслеживать движение и статус своей заявки на отпуск и отсутствие. Для руководителя, специалиста отдела кадров и бухгалтера в разделе Заявки доступна информация по заявкам других сотрудников, в обработке которых они участвовали;
- Задачи — здесь участники процесса оформления отпуска или отсутствия могут просматривать и выполнять задачи, поступающие в ходе процесса;
- График отсутствий — на этой странице можно сформировать отчёт по оформленным и согласованным отпускам и отсутствиям сотрудников.
Для внешнего пользователя работа с отпусками и отсутствиями доступна только на портале КЭДО. Внутренние пользователи могут выполнять задачи по процессам оформления отпусков и отсутствий как на портале КЭДО, так и в интерфейсе ELMA365 в разделе Задачи.
Участники процессов по оформлению отпусков и отсутствий
В процессе оформления отпуска или отсутствия могут принимать участие следующие пользователи:
- сотрудник — запускает процесс оформления своего отпуска или отсутствия;
- руководитель сотрудника — определяется в ходе процесса как первый вышестоящий руководитель согласно управленческой структуре организации, заданной в справочнике Подразделения. Если такой руководитель не установлен, в процессе участвует руководитель сотрудника по штатному расписанию организации, заданный в справочнике Подразделения ШР. Согласовывает заявку на отпуск или отсутствие;
- сотрудник отдела кадров — исполнитель со стороны организации. Проверяет исходные данные в заявке на отпуск или отсутствие и формирует данные для приказа по отпуску;
- пользователь 1С — участвует в процессе, если настроена интеграция с 1С по кадровым процессам. Получает и проверяет исходные данные в заявке на отпуск или отсутствие. Оформляет в 1С приказ и отправляет его в ELMA365;
- подписант — исполнитель со стороны организации, который подписывает приказ на отпуск или отсутствие. Это может быть руководитель организации или другое уполномоченное лицо;
- бухгалтер — исполнитель со стороны организации, который выплачивает отпускные сотруднику на основании подписанного приказа на отпуск.
Состав участников по конкретному виду отпуска или отсутствия смотрите в соответствующей статье этого раздела.