Черновики файлов и их версий

Черновик — это статус файла, при котором его можно редактировать онлайн без создания промежуточных версий при каждом сохранении внесённых изменений.

Вы можете использовать черновик в двух сценариях:

• черновик нового файла — загрузить файл в систему в статусе черновика, если у него ещё нет текущей основной версии;
• черновик версии файла — подготовить изменения для уже существующего файла, не меняя его текущую рабочую версию.

Общий порядок работы с черновиком

1. Подготовка — вы загружаете черновик нового файла или создаёте черновик версии.
2. Редактирование — вы можете изменять черновик онлайн неограниченное количество раз. Промежуточные версии не создаются и не записываются в историю версий.
3. Публикация — когда работа завершена, вы публикуете черновик, то есть отмечаете его текущей версией. После этого пользователи с правами на просмотр видят его как основной файл.

Отличия черновика нового файла и черновика версии

Таблица помогает определить, какой тип черновика выбрать под вашу задачу.

Работа с черновиком нового файла

Используйте этот вариант, если файл только создаётся и его нужно сначала подготовить, а затем сделать основным.

Шаг 1. Создать черновик

1. Перейдите в раздел Файлы.
2. В верхнем меню нажмите Создать > Черновик и загрузите файл с компьютера.

При открытии такого файла отобразится уведомление о том, что у него отсутствует текущая версия.

Шаг 2. Отредактировать и подготовить черновик

В окне просмотра файла вы можете выполнять следующие действия с черновиком:

• редактировать онлайн — при внесении правок они сохраняются в этом же черновике;
• отправить на согласование или ознакомление — нажмите Отправить на верхней панели, чтобы направить черновик коллегам до его публикации;
• выполнять стандартные действия в режиме просмотра — например отправлять на печать, перемещать, переименовывать и т. д. Подробнее читайте в статье «Просмотр файлов в ELMA365».

Шаг 3. Опубликовать черновик

Когда файл готов к публикации, сделайте его текущим:

1. В окне просмотра на правой боковой панели в блоке Версии файла нажмите Все версии.
2. В открывшемся окне нажмите Сделать текущей.

Работа с черновиком версии файла

Черновик версии позволяет подготовить правки для уже опубликованного файла, не меняя текущую версию для остальных пользователей.

Шаг 1. Создать черновик версии

Подготовить черновик версии можно двумя способами:

Загрузить новый файл с компьютера

1. В окне просмотра файла на верхней панели нажмите значок плюса. Если он скрыт, нажмите значок трёх точек и выберите Добавить версию.
2. В открывшемся окне выберите файл для загрузки.
3. Отключите опцию Сделать новую версию текущей.
4. Нажмите Создать.

Переместить устаревшую версию в черновики

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите Все версии и перейдите на вкладку Устаревшие.
2. Рядом с нужной версией нажмите Вернуть в черновик. Номер версии при этом не изменится.

Шаг 2. Отредактировать черновик версии

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите Все версии и перейдите на вкладку Черновики.
2. Откройте нужный черновик, нажав на его название.
3. Отредактируйте файл онлайн — изменения сохранятся в этом же черновике.

Шаг 3. Опубликовать черновик версии

Когда доработка черновика завершена:

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите Все версии и откройте вкладку Черновики.
2. Под названием подготовленного черновика нажмите кнопку Сделать текущей.

Черновик переместится на вкладку Текущая и станет основной версией файла. Предыдущая текущая версия отобразится на вкладке Устаревшие. Номера версий при этом не меняются.