В ELMA365 поддерживается версионность файлов. Вы можете добавлять новые версии, сравнивать одну версию с другой и восстанавливать предыдущие при внесении нежелательных изменений, сохранять версию как черновик или переводить устаревшую версию в черновики, чтобы отредактировать её перед отправкой коллегам.
Каждой версии файла присваивается один из статусов:
- Текущая — актуальная версия, которую видят все пользователи при открытии карточки с файлом. Эту версию можно отправить на согласование или ознакомление;
- Черновик — версия, сохранённая для доработки. Не является текущей до тех пор, пока вы явно не отметите её таковой;
- Устаревшая — версия, заменённая новой версией. Вы можете перевести её в список черновиков, чтобы отредактировать и затем сделать текущей;
- Удалённая — версия, перемещённая в список удалённых. Её можно восстановить или удалить безвозвратно.
начало внимание
Опция сравнения версий доступна только для файлов форматов .doc и .docx при наличии интеграции с Р7-Офис или OnlyOffice.
конец внимание
Добавить новую версию файла
- Откройте файл в режиме просмотра, на верхней панели нажмите значок плюса. Если в управлении кнопками вы убрали это действие из списка избранных, нажмите на три точки и выберите Добавить версию.
- В появившемся окне выберите файл для загрузки и укажите комментарий.
По умолчанию новая версия становится текущей. Чтобы сохранить её как черновик, выключите опцию Сделать новую версию текущей. - Загрузите файл.
Список версий и доступные действия
Информация о текущей версии отображается на боковой панели карточки просмотра файла.
Чтобы увидеть полный список версий, на боковой панели нажмите ссылку Все версии. В открывшемся окне версии распределены по вкладкам: Все, Текущая, Устаревшие, Черновики, Удаленные.
В зависимости от статуса версии доступны следующие действия:
- открыть версию в режиме просмотра, нажав на её название;
— загрузить версию на компьютер;
— отправить версию на печать;- удалить устаревшую версию или черновик, нажав значок корзины — версия переместится на вкладку Удаленные. Номера версий не изменятся;
- сделать устаревшую версию или черновик актуальной, нажав кнопку Сделать текущей — версия переместится на вкладку Текущая. Номера версий не изменятся;
- сравнить версии — опция доступна для файлов форматов .doc и .docx;
- переместить устаревшую версию в список черновиков. Номер версии не изменится.
На вкладке Удаленные можно:
- вернуть версию в список устаревших или черновиков, нажав кнопку Восстановить — это позволит загрузить её на компьютер, сравнить с другими версиями и т. д.;
- удалить версию безвозвратно, нажав напротив неё значок корзины;
- безвозвратно удалить все версии на вкладке, нажав внизу окна Удалить все.
Просмотр версии файла
Вы можете изучить содержание версии файла, открыв её в режиме просмотра.
Обратите внимание, нельзя просмотреть версию из вкладки Удаленные. Чтобы ознакомиться с содержанием такой версии, сначала восстановите её.
С помощью кнопок на нижней панели формы просмотра вы можете:
- редактировать текущую или устаревшую версию, а также черновик. Для изменения версий в интерфейсе системы администратор системы настраивает интеграцию с сервисами OnlyOffice или Р7‑Офис, используя последний доступный модуль из ELMA365 Store;
- сделать устаревшую версию или черновик текущей версией;
- сравнить любые версии, кроме удалённых;
- переместить версию в список удалённых.
Вы также можете загрузить версию файла на компьютер, распечатать её или скопировать ссылку на карточку просмотра в буфер обмена. Для этого используйте значки в правом верхнем углу просмотра версии.
Обратите внимание, открыть карточку версии по ссылке может только пользователь с правами на просмотр файла.
На боковой панели отображается ассоциированная лента версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в Избранное.
Обратите внимание, сообщения отобразятся только в режиме просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту файла.
Сравнить версии файла
Если вы добавили файл форматов .doc и .docx, вам будет доступна опция сравнения версий. Использовать её можно несколькими способами в зависимости от того, какие версии файла вы хотите сравнить:
- Сравнение текущей версии с предыдущей или с файлом, загруженным с компьютера.
На боковой панели просмотра файла нажмите на ссылку Сравнить и выберите опцию С файлом или С версией.
Загрузите файл такого же формата с компьютера или выберите из списка одну из предыдущих версий и нажмите Сравнить.
- Сравнение любых двух версий.
На боковой панели просмотра файла нажмите на ссылку Все версии. На вкладке Все, Текущая, Устаревшие или Черновики нажмите под названием файла кнопку Сравнить и выберите номер версии для сравнения. Можно сравнивать только версии одного формата.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне. Внесенные изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, нажмите на отличающийся фрагмент текста.
Если вы настроили интеграцию с OnlyOffice или Р7-Офис, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Изменённый файл станет текущей версией и будет отображаться в общем списке версий.