Вы можете отправить файл на ознакомление или согласование другим пользователям. Например, вам нужно, чтобы сотрудники просмотрели инструкции и внутренние распоряжения или руководитель утвердил техническое задание или презентацию.
Отправить файл можно сразу нескольким коллегам. Каждый из них получит задачу рассмотреть или согласовать документ. На странице файла автоматически сформируется лист ознакомления или согласования, на котором отобразятся резолюции всех пользователей.
Обратите внимание, на ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Если до завершения процесса кто‑то из сотрудников добавит новую версию файла, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а лист ознакомления или согласования отправится в архив.
После выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить версию файла и отправить её повторно.
Ознакомление с файлом
Чтобы отправить файл на ознакомление:
- На странице просмотра файла в верхнем правом углу нажмите кнопку Отправить и выберите На ознакомление.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска;
- Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется;
- Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Тогда в календаре исполнителя появится назначенная задача, если в его профиле включена опция создания события;
- Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
- Нажмите кнопку Отправить.
На странице просмотра файла или задачи в разделе Листы ознакомления можно увидеть список всех участников процесса. Если пользователь ещё не ознакомился с файлом, рядом с его именем отобразится значок таймера. При выполнении задачи ознакомлении пользователь может оставить комментарий и прикрепить файл. Эти данные добавятся в лист ознакомления.
Кроме того, в листе можно:
- посмотреть изначального и текущего исполнителя, если задача переназначалась вручную или автоматически через замещение. Чтобы узнать причину изменения исполнителя, наведите курсор на стрелку между именами сотрудников;
- увидеть список пользователей, которые уже приняли решение или ещё рассматривают задачу. Такая сортировка доступна при отправке файла множеству сотрудников. Для этого нажмите Все участники и выберите фильтр;
- загрузить лист себе на компьютер, нажав:
— для файла формата .xlsx;
— для файла формата .pdf.
Согласование файла
Чтобы выслать файл на рассмотрение:
- На странице просмотра файла в верхнем правом углу нажмите кнопку Отправить и выберите На согласование.
- В открывшемся окне задайте настройки:
- выберите сотрудников, которые получат задачу согласовать файл. Если указано несколько согласующих, ниже появятся дополнительные опции, чтобы определить логику согласования;
- выберите тип согласования:
- Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения;
- Последовательное — сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнено поле Согласующие*. Когда один сотрудник вынесет резолюцию, задача согласования поступит следующему;
- определите действие, которое выполнится при первом отказе в согласовании:
- Прерывать — процесс прервётся. На странице просмотра файла и в задаче согласования появится резолюция Отказано;
- Продолжать — процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано;
- укажите срок согласования и комментарий.
- Нажмите на кнопку Отправить.
После этого:
- в #ленту всех согласующих придёт уведомление о назначении задачи рассмотрения файла;
- согласующий получит оповещение о задаче на электронную почту, если в его профиле включена опция согласования через email. В письме он сможет ознакомиться с документом и вынести резолюцию, не переходя в ELMA365;
- в календаре согласующего отобразится назначенная задача, если в ней ограничен срок выполнения, а в профиле пользователя включена опция создания события.
После постановки задачи на правой панели страницы просмотра файла появится раздел Лист согласования. В нём вы увидите список сотрудников, рассматривающих файл, и их резолюции. Если при согласовании пользователь оставил комментарий или прикрепил файл, они также отобразятся в листе. Пока согласующий не примет решение, рядом с его именем отображается значок 
. По завершении процесса согласования файла на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.
Кроме того, в листе можно:
- посмотреть изначального и текущего исполнителя, если задача переназначалась вручную или автоматически через замещение. Чтобы узнать причину изменения исполнителя, наведите курсор на стрелку между именами сотрудников;
- увидеть список пользователей, которые уже приняли решение или ещё рассматривают задачу. Такая сортировка доступна при отправке файла множеству сотрудников. Для этого нажмите Все участники и выберите фильтр;
- загрузить лист себе на компьютер, нажав:
- — для файла формата .xlsx;
- — для файла формата .pdf.
-
Архив листов ознакомления и согласования
На ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Когда кто-то из сотрудников добавляет новую версию, текущий лист ознакомления или согласования архивируется. Архив листов доступен всем пользователям и отображается на панели справа от файла.
Пользователи с правами доступа на редактирование файла могут возвращать листы согласования из архива. Рассмотрим пример, когда это может понадобиться.
Сотрудник отправляет файл на согласование. Согласующий изучает его и загружает новую версию с комментариями. Тогда лист попадает в Архив. Чтобы завершить согласование, лист нужно вернуть из архива, а затем вынести резолюцию. В противном случае при попытке завершить задачу, согласующий увидит сообщение о прерванном процессе. В листе при этом отобразится статус Отменено.
Чтобы сделать лист активным, справа от файла выберите Архив и нажмите значок стрелки напротив названия листа. Затем можно закончить согласование и выполнить задачу.
