Вы можете отправить файл на ознакомление или согласование другим пользователям. Например, вам нужно, чтобы сотрудники просмотрели инструкции и внутренние распоряжения или руководитель утвердил техническое задание или презентацию.
Отправить файл можно сразу нескольким коллегам. Каждый из них получит задачу рассмотреть или согласовать документ. На странице файла автоматически сформируется лист ознакомления или согласования, на котором отобразятся резолюции всех пользователей.
Обратите внимание, на ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Если до завершения процесса кто‑то из сотрудников добавит новую версию файла, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а лист ознакомления или согласования отправится в архив.
После выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить версию файла и отправить её повторно.
Ознакомление с файлом
Чтобы отправить файл на ознакомление, выполните действия:
- В верхней части страницы нажмите
. - В открывшемся окне заполните поля:
- Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска;
- Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется;
- Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Тогда в календаре исполнителя появится назначенная задача, если в его профиле включена опция создания события;
- Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.
- Нажмите кнопку Отправить.
Исполнители получат уведомлении в #ленту о назначении задачи ознакомления.
Справа от файла отобразится Лист ознакомления со списком пользователей, которые должны просмотреть файл. Пока сотрудник не выполнит задачу, рядом с его именем отображается вопросительный знак. При ознакомлении с файлом пользователь может оставить комментарий и прикрепить файл. Эти данные добавятся в лист ознакомления.
Чтобы увидеть всех пользователей, которые просмотрели файл или ещё не выполнили задачу, в листе ознакомления нажмите Все участники и отфильтруйте список.
Вы можете загрузить лист себе на компьютер, нажав:
— для файла формата .xlsx;
— для файла формата .pdf.
Согласование файла
Чтобы выслать файл на рассмотрение, выполните следующие действия:
- Нажмите на значок
рядом с кнопкой Отправить и выберите опцию Отправить на согласование.
- В открывшемся окне выберите согласующего, укажите число, к которому документ должен быть рассмотрен и нажмите Отправить.
Если документ будут рассматривать несколько человек, задайте логику согласования.
- Выберите тип согласования:
- Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения;
- Последовательное — файл отправится на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит файл.
начало внимание
Сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.
конец внимание
- Определите ход процесса согласования при первом отказе:
- Прерывать — после того как кто-то не согласует файл, процесс будет прерван, а на документе или элементе приложения появится резолюция Отказано;
- Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует файл, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.
- Укажите дату, до которой нужно выполнить задачу согласования.
- После настройки логики согласования нажмите на кнопку Отправить.
После этого:
- в #ленту всех согласующих придёт уведомление о назначении задачи рассмотрения файла;
- согласующий получит оповещение о задаче на электронную почту, если в его профиле включена опция согласования через email. В письме он сможет ознакомиться с документом и вынести резолюцию, не переходя в ELMA365;
- в календаре согласующего отобразится назначенная задача, если в ней ограничен срок выполнения, а в профиле пользователя включена опция создания события.
После постановки задачи на правой панели страницы просмотра файла появится раздел Лист согласования. В нём вы увидите список сотрудников, рассматривающих файл, и их резолюции. Если при согласовании пользователь оставил комментарий или прикрепил файл, они также отобразятся в листе. Пока согласующий не примет решение, рядом с его именем отображается значок с вопросительным знаком.
Если документ отправлен на согласование большому количеству сотрудников, вы можете открыть список пользователей и отфильтровать его по вынесенной резолюции. Для этого нажмите на ссылку Все участники.
По завершении процесса согласования файла на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.
Лист согласования можно экспортировать на компьютер. Для этого справа от резолюции нажмите:
- — для загрузки файла формата .xlsx;
- — для загрузки файла формата .pdf.
Архив листов ознакомления и согласования
На ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Когда кто-то из сотрудников добавляет новую версию, текущий лист ознакомления или согласования архивируется. Архив листов доступен всем пользователям и отображается на панели справа от файла.
Пользователи с правами доступа на редактирование файла могут возвращать листы согласования из архива. Рассмотрим пример, когда это может понадобиться.
Сотрудник отправляет файл на согласование. Согласующий изучает его и загружает новую версию с комментариями. Тогда лист попадает в Архив. Чтобы завершить согласование, лист нужно вернуть из архива, а затем вынести резолюцию. В противном случае при попытке завершить задачу, согласующий увидит сообщение о прерванном процессе. В листе при этом отобразится статус Отменено.
Чтобы сделать лист активным, справа от файла выберите Архив и нажмите значок стрелки напротив названия листа. Затем можно закончить согласование и выполнить задачу.
