Базовые возможности > Раздел «Файлы» > Действия с файлами / Отправка файла на ознакомление и согласование

Отправка файла на ознакомление и согласование

Вы можете отправить файл на ознакомление или согласование другим пользователям. Например, вам нужно, чтобы сотрудники просмотрели инструкции и внутренние распоряжения или руководитель утвердил техническое задание или презентацию.

Отправить файл можно сразу нескольким коллегам. Каждый из них получит задачу рассмотреть или согласовать документ. На странице файла автоматически сформируется лист ознакомления или согласования, на котором отобразятся резолюции всех пользователей.

Обратите внимание, на ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Если кто‑то из сотрудников добавит новую версию до того, как задача была выполнена, процесс прервётся. Все участники получат оповещение об этом, а в листе ознакомления или согласования отобразится статус Отменено.

После выполнения задачи всеми сотрудниками можно добавить версию файла и отправить её снова.

Ознакомление

Чтобы отправить файл на ознакомление, в верхней части страницы нажмите send-button и в открывшемся окне заполните поля:

actions-with-files-6

  • Получатели — вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы и выберите пользователей из списка или начните вводить имя в поле поиска;
  • Назначить задачу и сформировать лист ознакомления — выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие, а на панели справа от файла появится раздел Лист ознакомления. По умолчанию эта опция включена. Если вы снимете флажок, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на файл. При этом лист ознакомления не сформируется;
  • Ознакомиться до — вы можете задать срок ознакомления, указав дату и время. Если срок установлен, в календаре исполнителя появится запланированное событие;
  • Комментарий — укажите дополнительную информацию к файлу или задаче.

Далее нажмите кнопку Отправить.

Справа от файла в разделе Лист ознакомления отображаются исполнители, которые получили задачу просмотреть файл. Вопросительный знак рядом с именем пользователя означает, что сотрудник ещё не выполнил задачу.

actions-with-files-7

Если документ отправлен на ознакомление большому количеству сотрудников, вы можете быстро просмотреть список пользователей, которые ещё не выполнили задачу. Для этого нажмите на ссылку Все участники и отфильтруйте списки.

ready-made document routes-4

Вы можете загрузить лист себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на значок read_doc_icon рядом с названием раздела.

Согласование

Нажмите на значок nested-button рядом с кнопкой Отправить и выберите опцию Отправить на согласование.

ДФ_08

Выберите согласующих и укажите число, к которому документ должен быть рассмотрен. Вы можете отправить файл как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.

Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.

actions-with-files-8

  1. Выберите тип согласования:
  • Параллельное — файл отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения;
  • Последовательное — файл отправится на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того как он примет решение — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит файл.

начало внимание

Сотрудники получают файл на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие*.

конец внимание

  1. Определите поведение системы при первом отказе:
  • Прерывать — после того как кто-то не согласует файл, процесс будет прерван, а на документе или элементе приложения появится резолюция Отказано;
  • Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует файл, процесс продолжится, но будет вынесена резолюция Отказано.
  1. После настройки логики согласования нажмите на кнопку Отправить.

Всем сотрудникам, указанным как согласующие, будет поставлена задача рассмотрения файла. Если в настройках профиля пользователя включена опция Согласовать через email, сотрудник также получит оповещение о новой задаче на привязанную к его аккаунту электронную почту. В письме он сможет ознакомиться с файлом и вынести резолюцию, не переходя в интерфейс ELMA365.

После постановки задачи на правой панели страницы превью файла появится раздел Лист согласования. В нём вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. Пока сотрудник не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

Если документ отправлен на согласование большому количеству сотрудников, вы можете открыть список пользователей и отфильтровать его по вынесенной резолюции. Для этого нажмите на ссылку Все участники.

По завершении процесса согласования файла на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.

actions-files-approval-1

При необходимости лист согласования можно выгрузить в файл формата .xlsx. Для этого нажмите на значок read_doc_icon справа от резолюции.

Архив листов ознакомления/согласования

На ознакомление или согласование отправляется определённая версия файла. Когда кто-то из сотрудников добавляет новую версию, текущий лист ознакомления или согласования архивируется. Архив листов доступен всем пользователям и отображается на панели справа от файла.

Пользователи с правами доступа на редактирование файла могут возвращать листы согласования из архива. Рассмотрим пример, когда это может понадобиться.

Сотрудник отправляет файл на согласование. Согласующий изучает его и добавляет комментарии, а затем загружает новую версию.

В этом случае лист попадёт в Архив со статусом Отменено. А при попытке завершить процесс, согласующий увидит сообщение что согласование было прервано.

Чтобы завершить согласование, лист нужно вернуть из архива. Для этого справа от файла откройте архив и нажмите на стрелку напротив названия листа. Затем выполните задачу ознакомления или согласования.

file-approval-6