Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы.
В этом разделе вы можете загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, копировать, перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Обратите внимание, что размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана. Посмотреть остаток места на диске можно в разделе Администрирование > Управление лицензиями. Подробнее читайте в статье «Управление свободным местом».
В ELMA365 можно загрузить файлы любого формата. Вы можете открывать в режиме просмотра документы, изображения и видеофайлы формата .mp4, а также прослушивать аудио.
Добавить новый файл
Есть несколько способов добавить новый файл на диск.
1. Загрузить файл с компьютера.
- Нажмите кнопку +Файл в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл.
- Нажмите на ссылку файл в пустой папке или перетащите в неё файл с компьютера.
Вы можете создать новый файл в онлайн-режиме, если у вас есть подписка на Office 365. ELMA365 поддерживает онлайн-документы формата Word, Excel и Power Point. Нажмите на кнопку +Файл и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.
3.Создать копию файла из сессии, чата, канала, ассоциированной ленты.
Вы можете сохранить файлы, добавленные при переписке в сессиях и чатах, а также в комментариях в каналах или ассоциированных лентах задач и элементов приложений. Для этого наведите курсор на файл, а затем нажмите значок 
. В открывшемся окне выберите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.
4. Создать копию документа из поля типа «Файлы».
Вы можете сохранять документы, добавленные в карточки элементов приложений и задач с помощью поля типа Файлы. Для этого нажмите на файл и откройте его в режиме предпросмотра. В правом верхнем углу страницы нажмите на три точки и выберите пункт Создать копию. В открывшемся окне укажите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.
5. Вложения из входящих и исходящих писем.
Если в разделе Почта вы подключили электронный адрес к встроенному почтовому клиенту ELMA365, в раздел Файлы добавится папка Вложения. При открытии вложений в письмах они будут сохраняться в эту папку. При удалении письма с вложением из почтового сервиса, файлы также будут удаляться.
6. Файлы по проектам.
Для каждого нового проекта в разделе Файлы > Файлы компании > Проекты создаётся отдельная папка. В неё автоматически сохраняются документы, добавленные в карточке проекта.
Доступ к файлу
По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определенным коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.
Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом.
В открывшемся окне укажите права доступа на файл:
- Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер.
- Создание — разрешено создавать файлы в текущей папке.
- Редактирование — разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии.
- Удаление — разрешено перемещать файлы в корзину.
- Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу.
- Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.
Подробнее читайте в статье «Права доступа к файлам и папкам».
Как просматривать файл
Чтобы просмотреть добавленный файл, вам не обязательно скачивать его на компьютер. Нажмите на его название, откроется страница превью.
Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов Word, Excel, PowerPoint, .png, .jpg и т.д.).
Кроме того, на странице превью вы можете:
|
Отправить файл на согласование или ознакомление. |
|
Добавить новую версию файла на диск. |
|
Сохранить файл на локальный компьютер. |
|
Открыть список доступных операций с файлом. Подробнее о них, вы можете прочитать в статье «Действия с файлами». |
|
Открыть боковую панель с основной информацией о файле. |
|
Включить полноэкранный режим просмотра. |
Страницу документа в формате .pdf можно повернуть, используя панель внизу области просмотра.
На боковой панели можно посмотреть информацию об авторе, размере и расположении файла, поставить задачи и чек-листы или оставить комментарий в ассоциированной ленте. Для файлов Word-формата на боковой панели отображается список версий документа, вы можете сравнить их между собой.
Редактирование файлов
Если в ELMA365 подключён Office 365 или настроена интеграция с другим провайдером, в окне просмотра у файлов формата Word или Excel появится кнопка Редактировать.
Нажмите на неё, чтобы перейти в окно редактирования документа. После внесения изменений выйдите из режима редактирования, нажав на крестик в правом верхнем углу окна. В систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей.
начало внимание
Обратите внимание, в ELMA365 On-Premises подключение Office 365 недоступно. Просматривать и редактировать файлы можно только при подключении других провайдеров, например, с настроенной интеграцией с OnlyOffice.
конец внимание
Базовые действия с файлами
В общем списке файлов доступны базовые действия для работы с ними. Перейдите к ним одним из следующих способов:
- Наведите курсор на название файла. Затем вы можете загрузить его на ПК или открыть список действий, нажав значок три точки.
- Выделите один или несколько файлов, а затем выберите нужное действие в панели над списком: Скачать, Переместить, Создать ссылку, Добавить в избранное, Удалить.
Чтобы быстро выделить все файлы, установите флажок в заголовке списка слева от столбца Имя.
Обратите внимание, при скачивании нескольких файлов они будут добавлены в один архив.
Вы также можете скопировать выбранный файл комбинацией клавиш Ctrl+C. Чтобы вставить скопированный файл в нужную папку, используйте комбинацию Ctrl+V. Если файл с таким названием уже существует в папке, то система автоматически подставит к названию цифру (1).
Подробнее о работе с файлами читайте в статье «Действия с файлами».