Базовые возможности > Файлы и папки / Файлы

Файлы

Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы.

В этом разделе вы можете загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, копировать, перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Обратите внимание, что размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана. Посмотреть остаток места на диске можно в разделе Администрирование > Управление лицензиями. Подробнее читайте в статье «Управление свободным местом».

В ELMA365 можно загрузить файлы любого формата. Вы можете открывать в режиме просмотра документы, изображения и видеофайлы формата .mp4, а также прослушивать аудио. Обратите внимание, администратор системы может ограничить загрузку файлов определённых форматов.

Добавить новый файл

Есть несколько способов добавить новый файл на диск.

1. Загрузить файл с компьютера.

  • Нажмите кнопку +Файл в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл.

Файлы_01

  • Нажмите на ссылку файл в пустой папке или перетащите в неё файл с компьютера.

Файлы_02

2. Создать файл онлайн.

Вы можете создать новый файл в онлайн-режиме, если у вас есть подписка на Office 365 и администратор системы включил эту опцию. ELMA365 поддерживает онлайн-документы формата Word, Excel и Power Point. Нажмите на кнопку +Файл и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.

360010526251-mceclip0

3. Создать копию файла из сессии, чата, канала, ассоциированной ленты.

Вы можете сохранить файлы, добавленные при переписке в сессиях и чатах, а также в комментариях в каналах или ассоциированных лентах задач и элементов приложений. Для этого наведите курсор на файл, а затем нажмите значок copy-file-icon. В открывшемся окне выберите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.

create-file-4

4. Создать копию документа из поля типа «Файлы».

Вы можете сохранять документы, добавленные в карточки элементов приложений и задач с помощью поля типа Файлы. Для этого нажмите на файл и откройте его в режиме предпросмотра. В правом верхнем углу страницы нажмите на три точки и выберите пункт Создать копию. В открывшемся окне укажите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.

create-file-5

5. Вложения из входящих и исходящих писем.

Если в разделе Почта вы подключили электронный адрес к встроенному почтовому клиенту ELMA365, в раздел Файлы добавится папка Вложения. При открытии вложений в письмах они будут сохраняться в эту папку. При удалении письма с вложением из почтового сервиса, файлы также будут удаляться.

files_1

6. Файлы по проектам.

Для каждого нового проекта в разделе Файлы > Файлы компании > Проекты создаётся отдельная папка. В неё автоматически сохраняются документы, добавленные в карточке проекта.

files-8

Доступ к файлу

По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определенным коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.

Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на значок три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом.

files-2

В открывшемся окне укажите права доступа на файл:

Файлы_04

  • Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер.
  • Создание — разрешено создавать файлы в текущей папке.
  • Редактирование — разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии.
  • Удаление — разрешено перемещать файлы в корзину.
  • Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу.
  • Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.

Подробнее читайте в статье «Права доступа к файлам и папкам».

Как просматривать файл

Чтобы просмотреть добавленный файл, вам не обязательно скачивать его на компьютер. Нажмите на его название, откроется страница превью.

files-7

Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов Word, Excel, PowerPoint, .png, .jpg и т. д.).

Кроме того, на странице превью вы можете:

send-doc-button

Отправить файл на согласование или ознакомление.

360010521492-mceclip9

Добавить новую версию файла на диск.

Файлы_06

Сохранить файл на локальный компьютер.

360010538291-mceclip4

Открыть список доступных операций с файлом. Подробнее о них вы можете прочитать в статье «‎Действия с файлами».

file-info-icon

Открыть боковую панель с основной информацией о файле.

files-fullscreen-button

Включить полноэкранный режим просмотра.

Страницу документа в формате .pdf можно повернуть, используя панель внизу области просмотра.

На боковой панели можно посмотреть информацию об авторе, размере и расположении файла, поставить задачи и чек-листы или оставить комментарий в ассоциированной ленте. Для файлов Word-формата на боковой панели отображается список версий документа, вы можете сравнить их между собой.

Редактирование файлов

Если в ELMA365 подключён Office 365 или настроена интеграция с другим провайдером, в окне просмотра у файлов формата Word или Excel появится кнопка Редактировать.

Нажмите на неё, чтобы перейти в окно редактирования документа. После внесения изменений выйдите из режима редактирования, нажав на крестик в правом верхнем углу окна. В систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей.

начало внимание

Обратите внимание, в ELMA365 On-Premises подключение Office 365 недоступно. Просматривать и редактировать файлы можно только при подключении других провайдеров, например, с настроенной интеграцией с OnlyOffice.

конец внимание

Базовые действия с файлами

В общем списке файлов доступны базовые действия для работы с ними. Перейдите к ним одним из следующих способов:

  1. Наведите курсор на название файла. Затем вы можете загрузить его на ПК или открыть список действий, нажав значок три точки.

files-11

  1. Выделите один или несколько файлов, а затем выберите нужное действие в панели над списком: Скачать, Переместить, Создать ссылку, Добавить в избранное, Удалить.

files-4

Чтобы быстро выделить все файлы, установите флажок в заголовке списка слева от столбца Имя.

Обратите внимание, при скачивании нескольких файлов они будут добавлены в один архив.

Вы также можете скопировать выбранный файл комбинацией клавиш Ctrl+C. Чтобы вставить скопированный файл в нужную папку, используйте комбинацию Ctrl+V. Если файл с таким названием уже существует в папке, то система автоматически подставит к названию цифру (1).

Подробнее о работе с файлами читайте в статье «Действия с файлами».