Документы сотрудников, общие папки с файлами отделов и вся нужная для работы информация хранится в упорядоченном виде в разделе Файлы. Раздел позволяет сотрудникам организовать рабочее пространство, в котором можно работать с документами и элементами приложений в одном месте, используя привычные функции файлового хранилища.
Здесь можно загружать и создавать файлы, просматривать и редактировать их, копировать, перемещать файлы из одной папки в другую и управлять доступом. Также здесь можно создавать элементы любых доступных приложений системы, чтобы быстро открывать добавленные документы по ссылкам прямо из списка файлов.
Обратите внимание, размер файлового хранилища зависит от выбранного тарифного плана. Посмотреть остаток места на диске можно в разделе Администрирование > Управление лицензиями. Подробнее читайте в статье «Управление свободным местом».
В ELMA365 можно загрузить файлы любого формата. Вы можете открывать в режиме просмотра документы, изображения и видеофайлы формата .mp4, а также прослушивать аудио. Обратите внимание, администратор системы может ограничить загрузку файлов определённых форматов.
Добавить новый файл
Есть несколько способов добавить новый файл на диск:
- Загрузить файл с компьютера.
- нажмите кнопку Создать в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл;
- нажмите на ссылку файл в пустой папке или перетащите в неё файл с компьютера.
- нажмите кнопку Создать в правом верхнем углу и в выпадающем списке выберите Загрузить файл;
Вы можете создать новый файл в онлайн‑режиме, если у вас есть подписка на Microsoft 365 и администратор системы включил эту опцию. ELMA365 поддерживает онлайн‑документы Word, Excel и PowerPoint. Нажмите на кнопку Создать и выберите нужный формат. Файл откроется в новой вкладке браузера, и вы сможете его редактировать привычным способом.
- Создать копию файла из сессии, чата, канала, ассоциированной ленты.
Вы можете сохранить файлы, добавленные при переписке в сессиях и чатах, а также в комментариях в каналах или ассоциированных лентах задач и элементов приложений. Для этого наведите курсор на файл, а затем нажмите значок 
. В открывшемся окне выберите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.
- Создать копию документа из поля типа Файлы.
Вы можете сохранять документы, добавленные в карточки элементов приложений и задач с помощью поля типа Файлы. Для этого нажмите на файл и откройте его в режиме предпросмотра. В правом верхнем углу страницы нажмите на три точки и выберите пункт Создать копию. В открывшемся окне укажите папку, в которой будет сохранён документ, и нажмите Создать.
- Открыть вложение из входящего или исходящего письма.
Если в разделе Почта вы подключили электронный адрес к встроенному почтовому клиенту ELMA365, в раздел Файлы добавится папка Вложения. При открытии вложений в письмах они будут сохраняться в эту папку. При удалении письма с вложением из почтового сервиса, файлы также будут удаляться.
- Добавить файл по проекту.
Для каждого нового проекта в разделе Файлы > Файлы компании > Проекты создаётся отдельная папка. В неё автоматически сохраняются документы, добавленные в карточке проекта.
Добавить ссылку на элемент приложения
В разделе можно создавать не только файлы, но и элементы приложений, в которых хранятся необходимые для работы данные. При этом в папке формируется ссылка на созданный элемент, чтобы вы могли быстро открывать его карточку без перехода в приложение. Например, в папке Договоры наряду с файлами можно хранить ссылки на элементы с информацией о контрагентах.
Чтобы создать элемент приложения:
- Перейдите в папку в разделе Файлы, в которой вы хотите отображать ссылку на элемент.
- Нажмите кнопку Создать и выберите опцию Приложение.
- В открывшемся окне укажите приложение системы.
- Заполните форму данными.
- Нажмите Сохранить.
Ссылка на элемент появится в заданной папке. Она отображается для всех пользователей, у которых есть права доступа на просмотр папки. Однако открыть карточку элемента смогут только те, у кого есть права доступа к данным приложения.
Вы можете удалить ссылку на элемент из папки, наведя курсор на название элемента и нажав значок корзины. Элемент останется доступен в приложении, в котором он создан.
Доступ к файлу
По умолчанию файлы наследуют права родительской папки. Вы можете предоставлять доступ к файлу определённым коллегам или группам сотрудников. Например, документацию по проекту смогут просматривать только участники проекта.
Чтобы определить, у кого из сотрудников будет доступ к файлу, нажмите на три точки справа от его имени и выберите пункт Управление доступом.
В открывшемся окне укажите права доступа на файл:
- Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать файл и загружать его версии на локальный компьютер;
- Создание — разрешено создавать файлы в текущей папке;
- Редактирование — разрешено вносить изменения в содержание файла, добавлять версии;
- Удаление — разрешено перемещать файлы в корзину;
- Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать права доступа к файлу;
- Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.
Подробнее читайте в статье «Права доступа к файлам и папкам».
Как просматривать файл
Чтобы просмотреть добавленный файл, вам необязательно скачивать его на компьютер. Нажмите на его название, чтобы открыть страницу превью. 
Здесь отображается вся информация о файле и его содержание (для форматов .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .png, .jpg и т. д.).
Кроме того, на странице превью вы можете:
|
Отправить файл на согласование или ознакомление. |
|
Добавить новую версию файла на диск. |
|
Сохранить файл на локальный компьютер. |
|
Открыть список доступных операций с файлом. Подробнее читайте в статье «Действия с файлами». |
|
Открыть боковую панель с основной информацией о файле. |
|
Включить полноэкранный режим просмотра. |
Страницу документа в формате .pdf можно повернуть, используя панель внизу области просмотра.
На боковой панели можно посмотреть информацию об авторе, размере и расположении файла, поставить задачи и чек‑листы или оставить комментарий в ассоциированной ленте. Для файлов Word на боковой панели отображается список версий документа. Для файлов форматов .doc и .docx доступно сравнение.
Редактирование файлов
Если в ELMA365 подключён Office 365 или настроена интеграция с другим провайдером, в окне просмотра у файлов Word или Excel появится кнопка Редактировать.
Нажмите на неё, чтобы перейти в окно редактирования документа. После внесения изменений выйдите из режима редактирования, нажав на крестик в правом верхнем углу окна. В систему будет добавлена новая версия файла, которая станет текущей.
начало внимание
Обратите внимание, в ELMA365 On‑Premises подключение Office 365 недоступно. Просматривать и редактировать файлы можно только при подключении других провайдеров, например, с настроенной интеграцией с OnlyOffice.
конец внимание
Действия с файлами
В общем списке файлов доступны действия для работы с ними. Наведите курсор на название файла. Вы можете скопировать ссылку на него, загрузить его на ПК или открыть список действий, нажав на три точки.
Вы можете выделить несколько файлов и работать с ними одновременно, например, массово переместить или загрузить на компьютер одним архивом. Подробнее читайте в статье «Список файлов и папок».
Также можно скопировать выбранный файл комбинацией клавиш Ctrl+C. Чтобы вставить скопированный файл в нужную папку, используйте комбинацию Ctrl+V. Если файл с таким названием уже существует в папке, то система автоматически подставит к названию цифру (1).
Подробнее о работе с файлами читайте в статье «Действия с файлами».