Основная работа с архивом осуществляется в приложении Архив. В нём ведётся учёт всех закрытых дел компании.
Данные в приложении отображаются в виде таблицы, столбцы которой соответствуют атрибутам дел: дата приёма, индекс, заголовок дела; срок, место и способ хранения; Ф. И. О. сотрудника, передавшего и принявшего дело в архив, а также год уничтожения и т. д.
Вы можете найти дело в архиве, используя поиск по параметрам и преднастроенные фильтры по статусу и сроку хранения: Постоянно, Уничтожено, Архив.
Архивариус может добавить в систему запись о деле, которое уже находится в бумажном архиве, но не проходило предварительной описи. Для этого в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Дело и в открывшемся окне введите данные дела.
В ведение архива также входит:
- выдача дел сотрудникам по заявкам
- формирование описей дел (годовых разделов) со списком документов, которые приняты в архив в течение года;
- отслеживание описей структурных подразделений в приложении Книга учета и описей дел (годовых разделов) в приложении Ресстр описей;
- уничтожение дел по окончанию срока хранения.