Сотрудник компании может обратиться в архив и запросить определённое дело. В решении Архивное дело предусмотрены процессы подачи и согласования заявок на выдачу дел, а также отслеживания возврата дел в архив.
Заявки на выдачу дел
Чтобы получить дело, сотрудник подаёт заявку в приложении Заявки на выдачу дел.
Доступ к приложению должен быть отрыт для всех пользователей. Чтобы только работники архива могли просматривать заявки всех сотрудников, администратор системы может ограничить доступ к данным приложения.
Для получения дела:
- Перейдите в раздел Архивное дело > Заявки на выдачу дел и затем в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Заявка на выдачу дел.
- В открывшемся окне укажите:
- планируемую дату возврата дела;
- юрлицо организации, сотрудником которой вы являетесь;
- опись дела, согласно которой оно было передано в архив;
- дела, которые вы запрашиваете.
- Ответственному за архив придёт задача согласовать заявку, где он может просмотреть информацию о запрашиваемом деле.
- В случае согласования ответственному за архив придёт задача выдать дело, а сотруднику, подавшему заявку, задача подтвердить получение.
Отслеживать этапы согласования, выдачи и возврата дела можно с помощью статусов заявки. Для этого измените отображение данных в приложении Заявки на выдачу дел в виде канбан-доски.
В указанную в заявке дату возврата сотруднику придёт задача вернуть дело в архив. Ответственный за архив получит задачу подтвердить получение дела.
Книга выдачи дел
Архивариус может вести учёт выданных дел, контролировать их возвращение и просматривать историю выдачи в приложении Книга выдачи дел.
Чтобы быстро найти определённую запись о выдаче, воспользуйтесь поиском по параметрам:
- выберите статус заявки на выдачу дела;
- укажите автора и дату создания;
- введите дату возврата дела в архив согласно заявке.
Нажмите Поиск.