Для учёта количества и корректности принятых в архив закрытых дел архивариус ежегодно составляет опись годового раздела номенклатуры дел. В неё на основании данных из описей дел отделов собирается информация по делам, которые были завершены и приняты в архив в течение определённого года.
В решении СХЭД и Архивное дело для формирования описи дел (годового раздела) преднастроен бизнес-процесс, который состоит из следующих этапов:
- В разделе Архивное дело > Описи дел (годовые разделы) архивариус заполняет данные для создания описи и отправляет её на утверждение.
- Начальник архива проверяет опись и список входящих в неё документов.
- Экспертная комиссия, назначенная согласно структуре номенклатуры, согласует опись. В результате создаётся протокол заседания комиссии с указанием принятого решения.
- Председатель комиссии и подписант от лица руководителя компании подписывают протокол и опись.
Начало внимание
Формировать опись дел (годовой раздел) могут только пользователи, входящие в группу Архивариусы.
Конец внимание
Отслеживать этапы утверждения описи можно с помощью статусов. Для этого измените отображение данных в приложении Описи дел (годовые разделы) в виде канбан-доски.
Просмотреть подробную информацию по всем описям (годовым разделам) можно в приложении Реестр описей.
Сформировать опись дел (годовой раздел)
- Перейдите в раздел Архивное дело > Описи дел (годовые разделы) и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Опись дел.
- В открывшейся форме укажите:
- юридическое лицо организации;
- подразделение уровня ГО/Филиал согласно структуре номенклатуры;
- год составления описи и вид, соответствующий сроку хранения документов;
- способ хранения документов: Электронный или Бумажный.
- Нажмите кнопку Готово.
- Начальнику архива придёт задача проверить созданную опись. Если всё в порядке, нажмите кнопку Отправить на согласование, чтобы отправить опись на утверждение экспертной комиссии. В открывшейся форме укажите фонд, за которым закреплены документы, количество листов и экземпляров описи.
Если в описи найдены некорректные данные, нажмите кнопку Удалить опись. Архивариусу придёт уведомление о прерванном процессе, нужно создать опись повторно.
- Членам экспертной комиссии придёт задача согласовать опись. Ознакомьтесь со списком документов и информацией о них. В результате согласования будет создан протокол заседания экспертной комиссии о принятии описи.
При отказе в согласовании архивариусу придёт задача внести исправления согласно комментарию комиссии и отправить опись на согласование повторно.
- Если администратор системы настроил электронный тип оформления отчётных документов, то председателю экспертной комиссии и подписанту от лица руководителя поочерёдно придут задачи подписать опись и протокол комиссии с помощью электронной подписи.
- При бумажном типе оформления отчётных документов начальник архива выполняет задачу подписания. Для этого он скачивает файлы описи и протокола, нажав на их название, распечатывает и подписывает у председателя экспертной комиссии и подписанта от лица руководителя. Затем прикрепляет к задаче скан-копии подписанных документов, а бумажные версии оставляет у делопроизводителя компании.
После этого опись отобразится в приложении Описи дел (годовые разделы) в статусе Утверждено и в приложении Реестр описей.