В архиве находятся закрытые дела с действующим сроком хранения согласно Типовому перечню. По истечении срока хранения дела из архива нужно уничтожить.
Для этого архивариус создаёт акт об уничтожении и отправляет его на согласование ответственному за архив и членам экспертной комиссии.
Начало внимание
Экспертная комиссия назначается при создании структуры номенклатуры, которая доступна только при интеграции с решением Управление номенклатурой дел.
Конец внимание
В решении СХЭД и Архивное дело настроен бизнес-процесс сбора данных о делах с истёкшим сроком хранения в акт об уничтожении. Рассмотрим, как создать и утвердить акт:
- Перейдите в раздел Архивное дело > Акт об уничтожении дел и затем в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Акт об уничтожении.
- Укажите юрлицо организации, фонд и подразделение уровня ГО/Филиал.
По умолчанию после заполнения данных акт формируется автоматически. Это удобно, если вы ежегодно собираете накопившиеся дела с истёкшим сроком хранения.
Вы также можете оформить акт об уничтожении вручную, например, по запросу архивариуса. В этом случае переключите опцию Сформировать автоматически в режим Нет.
- Нажмите кнопку Готово.
- Ответственному за архив и членам экспертной комиссии придёт задача согласовать акт об уничтожении. В задаче можно ознакомиться со списком дел к уничтожению и информацией об этих делах. В результате согласования будет создан протокол заседания экспертной комиссии с решением уничтожить дела.
При отказе в согласовании архивариус должен внести исправления в акт и отправить его на согласование повторно.
- После того как все пользователи согласуют акт, председателю экспертной комиссии придёт задача подписать с помощью электронной подписи сформированный протокол заседания комиссии. Он сохранится в разделе Управление номенклатурой > Протоколы заседаний ЭК.
- Вслед за этим акт об уничтожении дел подписывается у начальника архива.
Отслеживать этапы утверждения дел к уничтожению можно с помощью статусов. Для этого измените отображение данных в приложении Акт об уничтожении в виде канбан-доски.
После утверждения акта указанные в нём дела отобразятся в приложении Архив со статусом Уничтожено. Эти документы недействительны. Вы можете удалить из системы их электронные файлы, а бумажные уничтожить.