В архиве находятся закрытые дела с действующим сроком хранения согласно Типовому перечню. По истечении срока хранения дела из архива нужно уничтожить.
Для этого архивариус создаёт акт об уничтожении и отправляет его на согласование ответственному за архив и членам экспертной комиссии.
Начало внимание
Экспертная комиссия назначается при создании структуры номенклатуры, которая доступна только при интеграции с решением Управление номенклатурой дел.
Конец внимание
В решении СХЭД и Архивное дело настроен бизнес-процесс сбора данных о делах с истёкшим сроком хранения в акт об уничтожении. Отслеживать этапы утверждения дел к уничтожению можно с помощью статусов. Для этого измените отображение данных в приложении Акт об уничтожении в виде канбан-доски.
Рассмотрим, как создать и утвердить акт:
- Перейдите в раздел Архивное дело > Акт об уничтожении дел и затем в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Акт об уничтожении.
- Укажите юрлицо организации, фонд и подразделение уровня ГО/Филиал.
По умолчанию после заполнения данных акт формируется автоматически. Это удобно, если вы ежегодно собираете накопившиеся дела с истёкшим сроком хранения.
Вы также можете оформить акт об уничтожении вручную, например, по запросу архивариуса. В этом случае переключите опцию Сформировать автоматически в режим Нет.
- Нажмите кнопку Готово.
- Начальнику архива и членам экспертной комиссии придёт задача согласовать акт об уничтожении. В задаче можно ознакомиться со списком дел к уничтожению и информацией об этих делах. В результате согласования будет создан протокол заседания экспертной комиссии с решением уничтожить дела.
При отказе в согласовании архивариус должен внести исправления в акт и отправить его на согласование повторно.
- Если администратор системы настроил электронный тип оформления отчётных документов, то начальнику архива и председателю экспертной комиссии поочерёдно придут задачи подписать акт и протокол комиссии с помощью электронной подписи.
- При бумажном оформлении отчётных документов архивариус выполняет задачу подписания. Для этого он скачивает файлы, нажав на их название, распечатывает и подписывает у начальника архива и председателя экспертной комиссии. Затем прикрепляет к задаче скан-копии подписанных документов, а бумажные версии оставляет у делопроизводителя компании.
- Делопроизводителю структурного подразделения придёт задача удалить недействующие электронные документы из системы, а бумажные уничтожить.
После утверждения акта указанные в нём дела отобразятся в приложении Архив со статусом Уничтожено.