Прежде чем перейти к работе с архивом документов, необходимо сформировать опись существующих в компании закрытых делопроизводством дел.
Описи создаются и хранятся в разделе Архивное дело > Описи дел отделов.
Начало внимание
Номенклатуры и входящие в них дела для описи доступны только при интеграции с решением Управление номенклатурой дел.
Конец внимание
В раздел Архивное дело автоматически переносятся описи, сформированные в результате экспертизы ценности.
Вы также можете вручную добавить опись дел. Например, если вы ведёте документооборот не в системе ELMA365. Рассмотрим отдельно создание описи для электронных и бумажных документов.
Также в решении Архивное дело настроен бизнес-процесс согласования описи и принятия дел в архив.
Подготовкой описи в структурном подразделении компании занимается специально назначенный в структуре номенклатуры делопроизводитель. Подписывают опись непосредственный руководитель делопроизводителя в оргструктуре компании и архивариус. Документы в архив принимает ответственный за архив.
Создать опись электронных дел
- Перейдите в раздел Архивное дело > Описи дел отделов и в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Опись дел отдела.
- Заполните поля:
- Номенклатура дел* — укажите номенклатуру дел на уровне компании;
- Номенклатура дел отделов* — укажите номенклатуру дел на уровне структурного подразделения;
- Подразделение* — укажите отдел, в котором была создана номенклатура дел подразделения;
- Способ хранения* — чтобы сформировать опись передачи электронных документов, выберите способ хранения Электронный;
- Вид описи* — выберите вид описи в соответствии со сроком хранения документов для передачи в архив;
- Составитель — автоматически указывается текущий пользователь;
- Наименование должности составителя* — по умолчанию в поле вводится должность текущего пользователя в оргструктуре компании;
- Ответственный за архив — автоматически указывается сотрудник, назначенный ответственным за архив в структуре номенклатуры;
- Наименование должности ответственного за архив* — по умолчанию в поле вводится должность ответственного за архив, указанная в оргструктуре компании;
- Доп. согласующие — выберите сотрудников, которые вместе с руководителем проверят и согласуют опись.
- Нажмите кнопку Добавить дело. В открывшемся окне отметьте заголовок дела, соответствующий параметрам Вид описи и Способ хранения. Для выбора отображаются заголовки, добавленные при формировании номенклатуры дел подразделения.
- Заполните данные дела:
- № п/п* — по умолчанию указан порядковый номер дела в списке. Вы можете изменить его, а также добавить литеры;
- Индекс дела — автоматически введён индекс, который высчитывается из индекса дела, указанного при создании номенклатуры подразделения;
- Заголовок электронного дела по номенклатуре* — поле заполняется автоматически, введён заголовок дела из номенклатуры;
- Регистрационный номер электронного документа* — введите номер документа, присвоенный при регистрации;
- Вид и заголовок электронного документа* — введите наименование вида документа, например Приказ, и его заголовок;
- Дата документа* — введите дату регистрации документа;
- Срок хранения — указывается автоматически согласно сроку хранения для данного заголовка в Типовом перечне;
- Количество файлов (количество файлов в контейнере)* — укажите, сколько файлов содержится в контейнере электронного документа, включая файл подписи, метаданные и т. д. Поле заполняется автоматически при ведении документооборота в ELMA365;
- Объём в байтах* — введите размер документа в байтах. Если документ разделён на несколько файлов, укажите суммарный объём документа. Поле заполняется автоматически при ведении документооборота в ELMA365;
- Примечание — по умолчанию поле заполнено данными примечания из номенклатуры дел подразделения.
Нажмите Добавить дело в опись.
- Чтобы добавить документы из того же дела, наведите курсор мыши на строку с заголовком. Справа появятся значки для редактирования дела, копирования и удаления его из описи. Нажмите значок
. - В открывшемся окне добавления дела автоматически заполнен следующий номер подпункта, и вы можете ввести данные нового документа.
- Когда все дела будут добавлены в опись, отправьте её на согласование и подписание руководителю, нажав кнопку Отправить на согласование. Подробнее о процессе читайте в разделе «Согласование описи».
Вы также можете сохранить опись как черновик, чтобы отредактировать её и отправить на согласование позднее.
Создать опись бумажных дел
Шаги создания описи документов бумажного способа хранения аналогичны электронному способу. Обратите внимание на следующие отличия:
- В поле Способ хранения укажите Бумажный.
- При добавлении в опись дел заполните следующие поля:
- № п/п* — по умолчанию указан порядковый номер документа в списке дел. Вы можете изменить его, а также добавить литеры;
- Индекс дела — автоматически введён индекс дела, который высчитывается из индекса, указанного при создании номенклатуры подразделения;
- Заголовок дела* — поле заполняется автоматически, введён заголовок дела из номенклатуры;
- Дата начала дела* — укажите дату открытия дела;
- Дата закрытия дела* — укажите дату, когда дело было закрыто;
- Том — введите номер тома, где хранится дело;
- Срок хранения — поле заполняется автоматически исходя из срока хранения, указанного для данного заголовка дел в Типовом перечне;
- Количество листов* — введите количество листов в деле;
- Примечание — укажите дополнительную информацию о деле.
Согласование описи
После того как вы создали опись, отправьте её на согласование и подписание руководителю, нажав кнопку Отправить на согласование. Запустится преднастроенный бизнес-процесс.
Вы можете оформлять описи в электронном или бумажном виде. Для этого администратор системы в дополнительных параметрах раздела Архивное дело должен настроить тип оформления учётных документов.
Электронное оформление описи
- В рамках процесса руководителю делопроизводителя придёт задача согласовать опись и подписать её с помощью электронной подписи. В задаче можно ознакомиться с делами и входящими в них документами. Опись представлена в виде сгенерированного файла.
- Затем ответственному за архив придёт задача подписать опись с помощью электронной подписи и принять документы в архив.
После этого документы отобразятся в приложении Архив.
Бумажное оформление описи
- В ходе бизнес-процесса руководителю делопроизводителя придёт задача согласовать опись.
- Затем делопроизводителю придёт задача распечатать согласованную опись, подписать её у руководителя и передать ответственному за архив.
Когда подписанная бумажная опись будет передана архивариусу, в задаче нажмите кнопку Передано.
- Ответственному за архив придёт задача принять документы в архив и добавить в систему скан-копию подписанной описи.
Если распечатанная опись дел не была передана архивариусу, или опись составлена некорректно, вы можете прервать процесс, используя соответствующие кнопки на нижней панели. Опись будет возвращена делопроизводителю для исправления.
Если всё в порядке, нажмите кнопку Принято в архив. Укажите дату приёма дел в архив и прикрепите скан-копию описи.
После этого принятые на хранение документы отобразятся в приложении Архив.
- Ответственному за архив придёт задача указать место хранения дел. Для этого:
- перейдите в приложение Архив;
- отметьте дело бумажного способа хранения и нажмите кнопку массового действия С выделенными…. Выберите Редактировать;
- укажите место хранения дела из топографии.