Во время работы с материальными ресурсами может возникнуть необходимость переместить их на другой склад или в офис. Например, неисправное оборудование использовалось сотрудником в офисе, но списать его можно только со склада. В этом случае в учётных документах нужно обозначить новый адрес расположения актива.
Для этого в решении Управление ТМЦ используется преднастроенный бизнес-процесс Смена склада/расположения.
Процесс доступен для активов всех типов на этапах Хранение и Использование.
Порядок оформления смены склада/расположения актива
- Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на смену склада или расположения актива. Он указывает причину перемещения актива, а также назначает согласующих и специалиста, который оформит смену адреса.
- Согласующие рассматривают заявку и принимают решение о смене расположения актива.
- Назначенный специалист оформляет перемещение актива.
Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Смена расположения.
Шаг 1. Создать заявку на смену склада/расположения актива
- Запустите процесс смены склада/расположения:
- чтобы переместить определённый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Смена склада/расположения;
- чтобы переместить сразу несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Смена расположения.
- Заполните поля:
- Активы* — если вы перемещаете несколько активов, укажите их. При смене расположения одного актива поле на форме отсутствует;
- Новый склад* — из справочника Склады выберите склад, на который перемещаете актив;
- Новое расположение* — поле заполняется автоматически, указывается адрес нового склада;
- Причина* — выберите основание для смены адреса:
- Увольнение — если сотрудник, который использует актив, увольняется, можно вернуть оборудование на склад или передать коллеге в другой офис;
- Смена должности/роли — если в связи со сменой должности сотрудник меняет адрес работы и переносит оборудование с собой или возвращает на склад;
- Смена расположения — если смена местоположения актива связана с реорганизацией или переездом компании;
- Другая — в появившемся поле Описание причины* введите основание для смены адреса;
- Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют перемещение актива. Например руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
- Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит перемещение актива;
- Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит смену адреса актива: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче смены расположения оборудования.
- Нажмите кнопку В работу.
Шаг 2. Согласовать смену склада/расположения актива
Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с причиной перемещения оборудования и согласовать заявку.
Если согласующий отказывает в смене адреса актива, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.
Шаг 3. Оформить смену склада/расположения актива
Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления смены расположения актива, выполняет следующие действия:
- Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с причиной перемещения актива и описанием к задаче.
Если причина смены адреса необоснованна, откажите в перемещении, используя кнопку Отказ.
- Чтобы изменить расположение актива, скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у материально ответственного сотрудника, например начальника склада.
- Прикрепите подписанный акт в поле Документ смены склада*.
- Нажмите кнопку Выполнено.
После этого в карточке актива на вкладке Имущество отобразится новый адрес.