Управление ТМЦ > Работа с решением «Управление ТМЦ» / Изменить склад и адрес расположения актива

Изменить склад и адрес расположения актива

Во время работы с материальными ресурсами может возникнуть необходимость переместить их на другой склад или в офис. Например, неисправное оборудование использовалось сотрудником в офисе, но списать его можно только со склада. В этом случае в учётных документах нужно обозначить новый адрес расположения актива.

Для этого в решении Управление ТМЦ используется преднастроенный бизнес-процесс Смена склада/расположения.

Процесс доступен для активов всех типов на этапах Хранение и Использование.

Порядок оформления смены склада/расположения актива

  1. Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на смену склада или расположения актива. Он указывает причину перемещения актива, а также назначает согласующих и специалиста, который оформит смену адреса.
  2. Согласующие рассматривают заявку и принимают решение о смене расположения актива.
  3. Назначенный специалист оформляет перемещение актива.

Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Смена расположения.

Шаг 1. Создать заявку на смену склада/расположения актива

  1. Запустите процесс смены склада/расположения:
  • чтобы переместить определённый актив, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Смена склада/расположения;
  • чтобы переместить сразу несколько активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Смена расположения.
  1. Заполните поля:

change-asset-address-1

  • Активы* — если вы перемещаете несколько активов, укажите их. При смене расположения одного актива поле на форме отсутствует;
  • Новый склад* — из справочника Склады выберите склад, на который перемещаете актив;
  • Новое расположение* — поле заполняется автоматически, указывается адрес нового склада;
  • Причина* — выберите основание для смены адреса:
    • Увольнение — если сотрудник, который использует актив, увольняется, можно вернуть оборудование на склад или передать коллеге в другой офис;
    • Смена должности/роли — если в связи со сменой должности сотрудник меняет адрес работы и переносит оборудование с собой или возвращает на склад;
    • Смена расположения — если смена местоположения актива связана с реорганизацией или переездом компании;
    • Другая — в появившемся поле Описание причины* введите основание для смены адреса;
  • Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют перемещение актива. Например руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
  • Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит перемещение актива;
  • Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит смену адреса актива: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
  • Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче смены расположения оборудования.
  1. Нажмите кнопку В работу.

Шаг 2. Согласовать смену склада/расположения актива

Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с причиной перемещения оборудования и согласовать заявку.  

Если согласующий отказывает в смене адреса актива, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.

Шаг 3. Оформить смену склада/расположения актива

Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления смены расположения актива, выполняет следующие действия:

  1. Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с причиной перемещения актива и описанием к задаче.

Если причина смены адреса необоснованна, откажите в перемещении, используя кнопку Отказ.  

  1. Чтобы изменить расположение актива, скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у материально ответственного сотрудника, например начальника склада.
  2. Прикрепите подписанный акт в поле Документ смены склада*.
  3. Нажмите кнопку Выполнено.

После этого в карточке актива на вкладке Имущество отобразится новый адрес.