Управление ТМЦ > Работа с решением «Управление ТМЦ» / Изменить материально ответственное лицо актива

Изменить материально ответственное лицо актива

При постановке на учёт все активы компании закрепляются за специально назначенным материально ответственным сотрудником. Это может быть начальник склада, который отслеживает наличие и физическое состояние оборудования, а в случае неполадок или утраты активов возмещает стоимость новых ресурсов.

Материально ответственное лицо указывается в карточке актива на вкладке Имущество. Если сотрудник увольняется и на его место назначается другой работник, сведения об этом нужно отразить в учётных документах.

Для этого в решении Управление ТМЦ используется преднастроенный бизнес-процесс Смена МОЛ. Он доступен для активов всех типов на этапе Хранение в статусах Доступен к выдаче и Ожидание списания.  

Порядок смены материально ответственного лица актива

  1. Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на смену материально ответственного лица. Он указывает причину изменения данных, а также назначает согласующего и специалиста, который оформит смену ответственного.
  2. Согласующий рассматривает заявку и принимает решение о смене данных актива.
  3. Назначенный специалист оформляет изменение сведений об активе.

Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Смена МОЛ.

Шаг 1. Создать заявку на смену материально ответственного лица актива

  1. Запустите процесс смены материально ответственного лица:
  • чтобы изменить данные определённого актива, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Смена МОЛ;
  • чтобы изменить сведения сразу нескольких активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Смена МОЛ.
  1. Заполните поля:

change-asset-responsible-person-1

  • Текущий МОЛ — при смене данных для нескольких активов укажите текущего сотрудника, материально ответственного за них. Если вы изменяете сведения определённого актива, его ответственный указан автоматически;
  • Активы* — если вы меняете данные нескольких активов, укажите их. При смене ответственного одного актива поле на форме отсутствует;
  • Новый МОЛ — выберите нового сотрудника, материально ответственного за актив;
  • Инвентаризация проведена* — поле появляется при смене данных одного актива. Выберите Да, если до изменения материально ответственного сотрудника актив участвовал в инвентаризации. Если инвентаризация актива не проводилась, отметьте Нет;
  • Причина* — выберите основание для смены материально ответственного лица:
    • Увольнение — при увольнении текущего ответственного сотрудника;
    • Смена должности/роли — если текущий ответственный сотрудник меняет должность;
    • Смена расположения — если оборудование перемещается на другой склад и его нужно закрепить за новым начальником склада;
    • Другая — в появившемся поле Описание причины* введите текст основания для смены материально ответственного лица;
  • Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют смену ответственного за актив. Например, руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
  • Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит изменение ответственного за актив;
  • Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит смену данных: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
  • Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче смены сведений о материально ответственном лице.
  1. Нажмите кнопку В работу.

Шаг 2. Согласовать смену материально ответственного лица актива

Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с причиной смены материально ответственного сотрудника, данными о новом работнике и согласовать заявку.  

Если согласующий отказывает в смене ответственного за актив, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.

Шаг 3. Оформить смену материально ответственного лица актива

Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления смены материально ответственного лица, выполняет следующие действия:

  1. Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с причиной смены ответственного и данными текущего и нового сотрудников.

Если причина необоснованна, откажите в изменении данных актива, используя кнопку Отказ.  

  1. Чтобы изменить сведения о материально ответственном лице, скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у текущего и нового сотрудника.
  2. Прикрепите подписанный акт в поле Документ смены МОЛ*.
  3. Нажмите кнопку Выполнено.

После этого в карточке актива на вкладке Имущество отобразится Ф. И. О. нового материально ответственного лица.