При постановке на учёт все активы компании закрепляются за специально назначенным материально ответственным сотрудником. Это может быть начальник склада, который отслеживает наличие и физическое состояние оборудования, а в случае неполадок или утраты активов возмещает стоимость новых ресурсов.
Материально ответственное лицо указывается в карточке актива на вкладке Имущество. Если сотрудник увольняется и на его место назначается другой работник, сведения об этом нужно отразить в учётных документах.
Для этого в решении Управление ТМЦ используется преднастроенный бизнес-процесс Смена МОЛ. Он доступен для активов всех типов на этапе Хранение в статусах Доступен к выдаче и Ожидание списания.
Порядок смены материально ответственного лица актива
- Ответственный сотрудник административно-хозяйственного отдела создаёт заявку на смену материально ответственного лица. Он указывает причину изменения данных, а также назначает согласующего и специалиста, который оформит смену ответственного.
- Согласующий рассматривает заявку и принимает решение о смене данных актива.
- Назначенный специалист оформляет изменение сведений об активе.
Отслеживать выполнение процессных задач можно в разделе Управление ТМЦ > Главная страница на вкладке Задачи > Смена МОЛ.
Шаг 1. Создать заявку на смену материально ответственного лица актива
- Запустите процесс смены материально ответственного лица:
- чтобы изменить данные определённого актива, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Активы. Откройте карточку актива и на боковой панели нажмите кнопку + Действие, выберите Смена МОЛ;
- чтобы изменить сведения сразу нескольких активов, перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница. Нажмите кнопку Действие и выберите Смена МОЛ.
- Заполните поля:
- Текущий МОЛ — при смене данных для нескольких активов укажите текущего сотрудника, материально ответственного за них. Если вы изменяете сведения определённого актива, его ответственный указан автоматически;
- Активы* — если вы меняете данные нескольких активов, укажите их. При смене ответственного одного актива поле на форме отсутствует;
- Новый МОЛ — выберите нового сотрудника, материально ответственного за актив;
- Инвентаризация проведена* — поле появляется при смене данных одного актива. Выберите Да, если до изменения материально ответственного сотрудника актив участвовал в инвентаризации. Если инвентаризация актива не проводилась, отметьте Нет;
- Причина* — выберите основание для смены материально ответственного лица:
- Увольнение — при увольнении текущего ответственного сотрудника;
- Смена должности/роли — если текущий ответственный сотрудник меняет должность;
- Смена расположения — если оборудование перемещается на другой склад и его нужно закрепить за новым начальником склада;
- Другая — в появившемся поле Описание причины* введите текст основания для смены материально ответственного лица;
- Согласующие — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют смену ответственного за актив. Например, руководителя административно-хозяйственного отдела или бухгалтера;
- Кому назначено* — назначьте сотрудника, который оформит изменение ответственного за актив;
- Приоритет* — укажите приоритет задачи для сотрудника, который оформит смену данных: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию о заявке. Она отобразится в задаче смены сведений о материально ответственном лице.
- Нажмите кнопку В работу.
Шаг 2. Согласовать смену материально ответственного лица актива
Согласующему, назначенному на этапе создания заявки, придёт задача ознакомиться с причиной смены материально ответственного сотрудника, данными о новом работнике и согласовать заявку.
Если согласующий отказывает в смене ответственного за актив, он оставляет комментарий. Сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе и задача внести корректировки в заявку. После редактирования заявки с учётом комментария отправьте данные на согласование повторно.
Шаг 3. Оформить смену материально ответственного лица актива
Если заявка согласована, специалист, назначенный в ней для оформления смены материально ответственного лица, выполняет следующие действия:
- Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с причиной смены ответственного и данными текущего и нового сотрудников.
Если причина необоснованна, откажите в изменении данных актива, используя кнопку Отказ.
- Чтобы изменить сведения о материально ответственном лице, скачайте файл Акт передачи активов в формате .xlsx. Распечатайте его и подпишите у текущего и нового сотрудника.
- Прикрепите подписанный акт в поле Документ смены МОЛ*.
- Нажмите кнопку Выполнено.
После этого в карточке актива на вкладке Имущество отобразится Ф. И. О. нового материально ответственного лица.