После выполнения первичных настроек и подключения интеграций, администраторам необходимо наполнить справочники и служебные приложения данными для внедрения решения КЭДО в эксплуатацию.
Создать структуру штатного расписания
Штатное расписание — это список всех юридических лиц компании и утверждённых в них подразделений, отделов и должностей, необходимый для трудоустройства сотрудников в организации.
В разделе КЭДО данные об организациях, подразделениях и позициях хранятся в отдельных справочниках в виде элементов приложений. Информация аккумулируется на странице Штатное расписание, структура каждой организации отображается в виде таблицы.
Создать штатное расписание можно вручную или с помощью импорта данных из сервиса 1С, если в компании настроена интеграция с 1С:ЗУП.
Добавить ШР вручную
Начните с заполнения справочника Мои юридические лица:
- Перейдите в раздел Системные справочники > Мои юридические лица.
- В правом верхнем углу нажмите кнопку + Юридическое лицо.
- В открывшемся окне заполните данные о компании: название и полное наименование, юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты, имя директора и т. д.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать карточку юридического лица.
Затем создайте организационную структуру для каждого юридического лица:
- Перейдите в раздел КЭДО > Штатное расписание, нажмите кнопку + Добавить организацию. В открывшемся окне заполните поле Юр.Лицо*, выбрав запись из справочника Мои юридические лица. Нажмите Сохранить.
- Напротив названия организации нажмите значок
и выберите + Подразделение. В открывшемся окне укажите название подразделения. Добавьте таким образом все отделы согласно организационной структуре компании. - Добавьте в подразделения отделы и должности согласно организационной структуре компании. Для этого напротив названия подразделения нажмите значоки выберите + Должность. В открывшемся окне введите полное название, краткое название, количество сотрудников на должность, оклад, дату утверждения. Нажмите кнопку Добавить. Создайте таким образом все утверждённые штатным расписанием позиции.
- Добавленные записи можно удалять и редактировать. Для этого напротив названия в списке нажмите значоки выберите нужную опцию.
- Перейдите в приложение Организация, выберите карточку юридического лица и нажмите Редактировать. На форме укажите пользователя на позиции генерального директора, подписантов, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, офис-менеджеров, ответственных за финансы. Эти данные будут использоваться при генерации кадровых документов.
Импортировать ШР из 1С
Все данные можно загрузить из системы 1С. Для этого:
- Убедитесь, что у вас настроен модуль интеграции с 1С и добавлена база данных.
- Перейдите в раздел КЭДО > Данные ШР из 1С и в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить/Обновить данные ШР из 1С.
- Дождитесь поступления уведомления об окончании процесса загрузки. Справочники Организация, Подразделение, Позиция ШР заполнятся данными. Кроме того, в приложении Мои юридические лица автоматически добавится запись с данными по каждой организации.
- Чтобы информация отобразилась на странице Штатное расписание, снова откройте приложение Данные ШР из 1С, нажмите кнопку Сформировать ШР и подтвердите действие, выбрав Создать JSON.
Заполнить справочники раздела «КЭДО» вручную
Чтобы учесть особенности вашей компании, некоторые справочники нужно заполнить вручную. К ним относятся приложения группы ЛНА и Медосмотры.
Также можно добавлять элементы в справочники, которые заполнились автоматически при первичной настройке решения. Для этого откройте нужное приложение, нажмите кнопку в правом верхнем углу, например, + Категория сотрудников, введите данные и сохраните элемент.
Справочники группы «ЛНА»
В основной процесс трудоустройства можно добавить этап ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами (ЛНА). В этих документах фиксируются правила компании.
Создайте список актов и укажите, кто именно должен с ними ознакомиться. Затем смоделируйте процесс ознакомления с ЛНА, чтобы включить его в трудоустройство сотрудника.
Для этого выполните следующие действия:
- В разделе КЭДО выберите приложение Группы ознакомления с ЛНА и нажмите на кнопку добавления элемента в правом верхнем углу страницы.
- В открывшемся окне укажите название группы, например, Линейные сотрудники. Выберите организацию и все позиции штатного расписания, на которые назначены нужные сотрудники.
- Перейдите в приложение Документы ЛНА и нажмите кнопку добавления элемента в правом верхнем углу страницы.
- Заполните данные документа ЛНА в открывшемся окне.
Вы можете запустить процесс утверждения ЛНА, выбрав опцию Да в поле. Тогда после сохранения элемента документ ЛНА отправится на согласование, а затем на ознакомление пользователям.
В поле Кто будет ознакамливаться* укажите, для кого предназначен документ: для всех сотрудников организации или для определённой группы. Затем в поле Группа ознакомления с ЛНА* выберите одну или несколько созданных групп.
- Сохраните документ. После этого в карточке группы автоматически отобразятся все относящиеся к ней документы.
- Перейдите в раздел КЭДО > Меню настроек и включите параметр Проектный процесс ознакомления с ЛНА.
- В разделе Настройки КЭДО откройте список проектных бизнес-процессов и выберите Альтернативный процесс ознакомления с ЛНА. Смоделируйте и опубликуйте его схему.
Теперь в основной процесс трудоустройства добавится этап ознакомления с локально-нормативными актами компании. При этом для каждой позиции штатного расписания будет отправляться определённый пакет документов.
Справочники группы «Медосмотры»
Чтобы сотрудники могли создавать заявки на медицинские осмотры со страницы внешнего портала КЭДО, заполните справочники Типы медосмотров, Медицинские организации, Факторы вредности производства, Причины внеочередного осмотра. Для этого на странице нужного приложения нажмите +Название элемента, заполните поля на форме и сохраните запись.
Вы можете включить необходимость прохождения медицинского осмотра при приёме и переводе сотрудника на другую должность, а также настроить проверку истечения срока действия предоставленного результата осмотра.
Для этого в разделе КЭДО > Меню настроек активируйте специальные параметры: Медосмотр при приеме и переводе сотрудника, Медосмотры — интервал выборки (дни), Медосмотры — количество дней до начала выборки.
Импортировать данные из 1С в справочники
В разделе КЭДО для администраторов доступны служебные справочники, которые обеспечивают обмен данными с сервисом 1С:
- Данные ШР из 1С — база данных с сформированным штатным расписанием компании;
- Виды документов в 1С — список основных документов для трудоустройства с их ID в 1С и соответствующими кодами приложений в ELMA365;
- Типы отпусков 1С — список видов предоставляемых отпусков;
- Остатка отпусков — данные о накопленных отпускных днях сотрудников, загруженных из сервиса 1С;
- Статусы документов — этапы обработки документов в 1С;
- Ожидаемые документы, Запросы расч.лист. в 1С, Полученные данные из 1С — содержат данные по документам, сформированным в сервисе 1С. Элементы в справочниках создаются автоматически при отправке запросов в сервис на получение документов.
При настроенной интеграции с сервисом 1С администратору необходимо импортировать данные из сервиса в некоторые из них. Для этого:
- Перейдите в раздел КЭДО и выберите страницу приложения:
- Данные ШР из 1С — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить/обновить данные ШР из 1С;
- Сотрудники — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить сотрудников из 1С;
- Типы отпусков 1С — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить из 1С;
- Статусы документов — в правом верхнем углу нажмите кнопку Загрузить из таблицы 1С.
- Остатки отпусков — в правом верхнем углу страницы приложения нажмите кнопку Загрузить остатки отпусков из 1С;
- Дождитесь поступления уведомления об окончании каждого запущенного по кнопке процесса. Справочники заполнятся данными из сервиса 1С.
- Для обновления данных вы можете настроить загрузку из 1С по расписанию. Для этого перейдите в раздел Настройки КЭДО > Настраиваемые процессы и откройте страницу со списком бизнес-процессов приложения. Выберите процесс из списка и задайте запуск процесса по расписанию. Подробнее читайте в статье «Адаптация ELMA365 КЭДО».