Раздел ОРД в решении Портал СЭД позволяет организовать утверждение локально‑нормативных актов (ЛНА): правил, инструкций, стандартов компании и т. п. Также предусмотрено оформление изменений к ранее принятым ЛНА.
Этапы обработки ЛНА
- Сотрудник добавляет локально-нормативный акт. Он указывает согласующих и выбирает сотрудников, которым нужно отправить уведомление об утверждении документа.
- Согласующие рассматривают проект ЛНА.
- Сотрудник, добавивший ЛНА, создаёт приказ о его утверждении, указывая подписанта и настраивая необходимость дополнительного согласования.
- Выполняется обработка приказа.
- После подписания и регистрации приказа об утверждении ЛНА параллельно проходят два этапа:
- приказ отправляется на ознакомление и опционально на исполнение;
- сотрудник группы Секретари добавляет для ЛНА титульный лист с данными приказа и загружает в систему финальную версию ЛНА.
- Сотрудникам, указанным при добавлении ЛНА, автоматически отправляется уведомление о его утверждении.
При необходимости к существующему ЛНА можно оформить изменения.
Секретари выполняют задачи по оформлению ЛНА из интерфейса ELMA365. Для других ответственных в статье описаны действия на портале СЭД. Если вы используете интерфейс ELMA365, работа выполняется схожим образом.
Добавление ЛНА
Чтобы создать ЛНА:
- Откройте страницу портала СЭД ОРД > Локально-нормативные акты и нажмите кнопку + Локально-нормативный акт.
- Заполните открывшуюся форму:
- Юридическое лицо* — выберите организацию, к которой относится ЛНА;
- Наименование* — введите полное наименование ЛНА в именительном падеже;
- Файл* — загрузите проект ЛНА;
- Приложения — добавьте дополнительные файлы;
- Генерация титульного листа — укажите необходимость формирования титульного листа для ЛНА по шаблону. При отключённой опции секретарь создаст его вручную;
- Согласующие* — выберите сотрудников, которым ЛНА отправится на рассмотрение;
- Комментарий инициатора — введите дополнительную информацию для согласующих.
- Укажите, кому нужно отправить уведомление в ленту на портале СЭД после утверждения ЛНА:
- Рассылка всем пользователям* — выберите Да, если документ касается всех сотрудников компании;
- Список рассылки* — добавьте отдельных пользователей, которых нужно оповестить.
- Нажмите Сохранить.
Созданный ЛНА отобразится на странице портала СЭД ОРД > Локально-нормативные акты. Отслеживать обработку документа можно по его статусу.
Согласование ЛНА
Согласующие рассматривают содержание ЛНА и принимают решение. Если не все ответственные одобрили проект ЛНА, он отправляется на корректировку автору.
Создание приказа об утверждении ЛНА
После согласования сотруднику, который добавил ЛНА, назначается задача создать приказ о его утверждении. В карточке задачи отображается ссылка на ЛНА и автоматически прикрепляется его файл.
Сотруднику нужно ввести содержание приказа, указать подписанта и при необходимости настроить дополнительное согласование.
Приказ проходит все предусмотренные этапы обработки.
Добавление титульного листа ЛНА
Когда приказ об утверждении ЛНА подписан и зарегистрирован, сотрудникам группы Секретари назначается задача добавить титульный лист к файлу ЛНА. В зависимости от опции, выбранной при создании ЛНА, титульный лист может быть:
- автоматически сгенерирован по шаблону — его файл прикреплён в карточке задачи;
- не сгенерирован — в задаче отобразятся регистрационные данные приказа, на основе которых нужно вручную сформировать титульный лист.
Сотрудник загружает на компьютер файл ЛНА, добавляет к нему титульный лист и прикрепляет обновлённый документ в поле Утвержденная версия.
Оформление ЛНА завершено. Сотрудники, указанные при его создании, получат уведомление в ленту на портале СЭД.
Статусы ЛНА
Текущий статус обработки ЛНА можно отслеживать на странице портала СЭД ОРД > Локально-нормативные акты:
- На согласовании — ЛНА отправлен согласующим на рассмотрение;
- Согласован — согласующие одобрили проект ЛНА;
- На утверждении — приказ об утверждении ЛНА создан и находится на обработке;
- Утвержден — приказ об утверждении ЛНА подписан и зарегистрирован.
Оформление изменений к ЛНА
Внесение изменений в существующий локально-нормативный акт может потребоваться, например, из‑за реорганизации компании или вступления в силу поправок в законодательство. Для фиксации изменений к существующему локально-нормативному акту создаётся отдельный документ.
Оформить изменения можно двумя способами:
- со страницы ОРД > Изменения к ЛНА — нажмите кнопку + Изменения к ЛНА;
- с карточки ЛНА — на странице ОРД > Локально-нормативные акты откройте документ, перейдите на вкладку Данные ЛНА и нажмите внизу + Изменения к ЛНА.
На открывшейся форме в поле Локально-нормативный акт* укажите ЛНА, к которому оформляются изменения. Заполните остальные поля так же, как при добавлении ЛНА.
Документ с изменениями к ЛНА проходит те же этапы обработки, что и локально-нормативный акт, и для него предусмотрены схожие статусы.
После принятия изменений сотрудники, работу которых регулирует данный ЛНА, получат уведомление в ленту на портале СЭД.
Документ с изменениями отобразится на странице портала СЭД ОРД > Изменения к ЛНА, а ссылка на него добавится в карточку исходного локально-нормативного акта.