Раздел Платежи в решении Портал СЭД помогает организовать работу с заявками на расходование денежных средств. С его помощью можно согласовывать, планировать и проводить оплату счетов контрагентам и выдачу средств сотрудникам.
Обработка платежей состоит из нескольких этапов:
- Сотрудник, включённый в группу Оформляющие заявки, создаёт заявку на оплату.
- Заявка отправляется на согласование. Выбор ответственного зависит от типа получателя платежа:
- для оплаты счёта контрагенту — заявку согласует руководитель её автора согласно организационной структуре;
- для выплаты сотруднику — заявку согласует его руководитель согласно организационной структуре.
Ответственный может указать дополнительного согласующего, который также рассмотрит заявку.
- По рабочим дням автоматически запускается бизнес-процесс, в ходе которого все согласованные заявки отправляются руководителю, назначенному на роль Утверждающий заявки. Он одобряет или отклоняет заявки.
- Утверждённые заявки отправляются на оплату сотруднику, назначенному на роль Бухгалтер по платежам. Он отмечает оплаченные за день заявки. Неотмеченные заявки приходят на оплату повторно на следующий день.
В статье описано оформление и обработка заявок на расходование средств через портал СЭД. Если вы работаете в интерфейсе ELMA365, действия выполняются схожим образом.
Оформление заявки на расходование денежных средств
- Откройте страницу Платежи и нажмите кнопку + Заявка на расход ДС.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Назначение платежа*, Тип платежа* — выберите подходящие записи из вариантов, настроенных в справочниках решения;
- Получатель платежа (контрагент)* или Получатель платежа (сотрудник)* — укажите контрагента или пользователя, для которых предназначается платёж. Компанию можно добавить, нажав + Создать;
- Сумма платежа* — введите общую сумму к оплате;
- Дата заявки — автоматически подставится текущие дата и время;
- Желаемая дата платежа* — укажите дату оплаты;
- Основание для оплаты (таблица)* или Основание для оплаты (файл)* — отображается одна из опций в зависимости от выбранного назначения платежа. Заполните таблицу наименованиями товаров и услуг или прикрепите документ, который является основанием для оплаты;
- Номер документа основания платежа*, Дата документа основания платежа* — отображение полей зависит от настроек назначения платежа. Если указание номера и даты документа обязательно, введите данные;
- Комментарий к заявке — при необходимости оставьте комментарий.
- Нажмите Отправить на согласование.
Заявка отправится на согласование. Если согласующий направит её на доработку, вам назначится задача исправить данные.
Вы можете отслеживать обработку заявки с помощью её статуса. Также вы получите уведомления о согласовании, отклонении, утверждении и оплате заявки на странице портала СЭД События > Лента.
Согласование заявки на расходование денежных средств
Задача согласования назначается в зависимости от типа получателя платежа:
- для оплаты счёта контрагенту — руководителю автора заявки;
- для выплаты сотруднику — его руководителю.
В задаче согласования нужно изучить данные заявки, оформленные подчинённым, и выбрать действие:
- Согласовать — одобрить заявку и отправить её на утверждение ответственному за платежи. Вы можете указать дополнительного согласующего, чтобы он также рассмотрел заявку и вынес решение;
- На доработку — отправить заявку на доработку автору. Укажите комментарий по корректировкам;
- Отклонить — отказать в оплате. В поле для комментария укажите причину.
Утверждение заявок на оплату
Ответственному за платежи руководителю ежедневно назначается задача рассмотреть все согласованные заявки. Они сгруппированы в две таблицы: для оплаты в безналичной форме и наличными.
Изучите информацию и в колонке Утвердить отметьте флажком те заявки, которые нужно отправить в бухгалтерию. Неотмеченные заявки отклоняются.
Оплата заявок
Все утверждённые заявки отправляются на оплату бухгалтеру по платежам. Как и в задаче утверждения заявок, в задаче оплаты отображаются отдельные таблицы для платежей в безналичной форме и наличными.
Для выполнения задачи в колонке Оплачена отметьте заявки, по которым проведена оплата, и нажмите Готово.
Неотмеченные заявки придут на оплату повторно в следующий рабочий день. Например, так можно перенести платежи по заявкам, для которых ещё не наступила желаемая дата оплаты.
После оплаты обработка заявки завершается.
Статусы заявок на расходование денежных средств
Статус заявки можно посмотреть на странице портала СЭД Платежи:
- На согласовании — заявка оформлена и отправлена на согласование;
- Ожидает исправления — заявка на доработке у автора;
- Согласовано — заявка согласована и отправлена на утверждение ответственному за планирование платежей;
- Утверждено к оплате — заявка на оплате у бухгалтера;
- Отменено — согласующий отклонил заявку или автор отменил её в задаче доработки;
- В оплате отказано — ответственный за планирование платежей отклонил заявку;
- Оплачено — платёж проведён.