Раздел Справки в решении Портал СЭД помогает сотрудникам компании запрашивать типовые справки из бухгалтерии.
Рассмотрим этапы предоставления документов:
- Сотрудник оформляет запрос на справку определённого типа, выбирая электронный или бумажный формат.
- Бухгалтеру, ответственному за указанный тип справки, ставится задача подготовить документ.
- В зависимости от формата предоставления справки, бухгалтер:
- уведомляет автора заявки о готовности бумажной версии документа;
- прикрепляет электронную версию справки к задаче.
- Автору запроса назначается задача подтвердить получение справки в электронном или бумажном виде.
В статье описано, как создавать и обрабатывать запросы на портале СЭД. Если вы работаете в интерфейсе ELMA365, действия выполняются схожим образом.
Создание запроса на справку
- Откройте страницу Справки и нажмите + Запрос справки.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Тип справки* — укажите, какую справку нужно предоставить: 2‑НДФЛ, справка для визы, справка о трудоустройстве и т. д. Для этого выберите запись из вариантов, настроенных при заполнении справочников решения;
- Описание документа — в поле автоматически подставится стандартное описание для выбранного типа справок. Вы можете его отредактировать;
- Место предоставления* — укажите, в какой орган или учреждение вы направите документ после получения;
- для некоторых стандартных типов справок отображаются дополнительные поля:
- Период* — для справки 2‑НДФЛ укажите, за какой срок включить данные о доходах;
- Период отпуска с*, по* — если вы запрашиваете справку для визы, укажите даты поездки;
- Свидетельство о рождении* — для справки о неполучении пособия на ребёнка до 1,5 лет приложите файл свидетельства о рождении ребёнка;
- Бумажный формат — отметьте, в каком виде предоставить справку: в бумажном или электронном;
- Требуемая дата получения документов* — укажите, когда должна быть готова справка;
- Комментарий сотрудника — оставьте комментарий для бухгалтера;
- Вложение — при необходимости приложите файл, например, формат нужного документа, если у него нет стандартной формы.
- Нажмите Отправить запрос.
Когда бухгалтер подготовит документ, вам придёт задача его получения. В случае отказа в предоставлении справки вы получите уведомление через портал СЭД на странице События > Лента.
Подготовка справки
Запрос поступает на обработку бухгалтеру, ответственному за указанный тип справок.
Чтобы выполнить задачу, подготовьте документ, а затем:
- для справок в бумажном виде — завершите задачу без прикрепления файлов. Автору запроса назначится задача получить справку в бухгалтерии;
- для справок в электронном виде — прикрепите документ к задаче и завершите её.
Если подготовка документа невозможна, например, сотрудник указал не все нужные данные, оставьте комментарий и нажмите кнопку Отказать. Сотрудник получит уведомление и при необходимости отправит повторный запрос.
Получение справки
Автору запроса назначается задача получить документ:
- для электронной версии — справка прикреплена к задаче, её можно загрузить на компьютер;
- для бумажной версии — сотрудник забирает справку из бухгалтерии.
Статусы запросов на справки
Вы можете отследить статус обработки запроса на странице портала СЭД Справки:
- В работе — бухгалтер подготавливает справку;
- Выполнен — справка готова и передана сотруднику;
- Отказано — бухгалтер отказал в предоставлении справки.