Пользователи могут связывать письма из раздела Почта с элементами приложений, чтобы переписка отображалась в их карточках.
Например, в карточку сделки менеджер добавляет диалог с клиентом о коммерческих условиях, а юрист — переписку о согласовании договора. Вся эта информация собирается на вкладке Связанные письма. Таким образом, история взаимодействия с клиентом будет доступна всем сотрудникам, у которых есть права на просмотр элемента. Письма сохраняются в карточке даже после отключения электронной почты от профиля пользователя.
Для этого администратор системы настраивает:
- Список приложений, к элементам которых пользователи могут привязать письмо.
- Автоматическую привязку писем к элементам приложения Контакты. Тогда электронная почта в письме сравнивается с адресом, указанным в карточках контактов в поле Рабочая почта. При совпадении адресов письмо и последующая переписка автоматически добавятся к этому контакту.
- Права на разрыв связи между письмом и элементом приложения.
- Отображение писем связанных контактов на формах просмотра элементов приложений, где указываются контактные лица клиентов. Тогда, если письмо привязывается к контакту, пользователи видят переписку только в его карточке.
Настроить список приложений для привязки писем
По умолчанию для привязки вручную доступны только элементы приложений Лиды и Сделки. Чтобы пользователи могли связывать письма с элементами других приложений, дополните список приложений для связи. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Почта > Настройка связей.
- В блоке Связь писем с элементами приложений нажмите + Выберите Приложение и укажите приложение из списка, например Заказы.
- Вы можете выбрать, какие данные отобразятся в карточке элемента, привязанного к письму: тема и текст письма, отправитель и адресат, а также вложенные файлы и дата создания.
Для этого нажмите Настроить контекст. В открывшемся окне сопоставьте свойства письма с полями приложения. Обратите внимание, сопоставить можно только переменные одного типа. Например, чтобы передать адресата или текст сообщения, в контекст приложения должно быть добавлено поле типа Строка.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Чтобы письма отображались в карточках элементов, используйте виджет Связанные письма. Перейдите в расширенный режим настройки форм приложения и добавьте виджет на форму просмотра. Подробнее о том, как разместить виджет, читайте в статье «Шаблон формы для приложений и процессов».
После этого пользователи смогут привязывать письма к элементам приложения в разделе Почта. Информация из писем будет переноситься в поля элемента согласно настройкам, а все связанные письма будут видны в карточке элемента. Сотрудники также смогут удалять установленные связи и не отображать конфиденциальные письма в карточках элементов.
Вы можете удалить приложение из списка доступных для связи. Для этого в разделе Администрирование > Почта > Настройка связей нажмите значок корзины. Пользователи не смогут связывать письма с элементами этого приложения. При этом уже имеющиеся связи сохранятся.
Настроить автоматическую привязку писем
Входящие и исходящие письма могут автоматически связываться с элементами приложений, на формах которых есть поле типа Электронная почта.
Для этого нужно настроить список приложений, для которых доступна привязка писем. Чтобы в карточках элементов этих приложений отображалась переписка, на их формах должен располагаться виджет Связанные письма. Он по умолчанию добавлен на форму приложения Контакты из раздела CRM, и его можно вынести на форму любого приложения.
Тогда, если электронная почта собеседника в разделе Почта совпадает с адресом в карточке элемента, сотрудники увидят переписку при его просмотре.
Чтобы настроить автоматическую привязку писем:
- Перейдите в раздел Администрирование > Почта > Настройка связей.
- В блоке Автоматическая связь писем с элементами приложений нажмите + Выбрать приложение и укажите приложение, например Контакты.
- Выберите поле типа Электронная почта из контекста приложения, в котором хранится почтовый ящик собеседника, используемый для связи. Для этого напротив приложения в списке нажмите Добавить поля. Отметьте во всплывающем окне поле и нажмите Добавить.
Если в контексте приложения несколько подходящих полей, вы можете выбрать их все, чтобы связывать письма с элементами на основе всех возможных электронных адресов.
- Напротив поля выберите, для писем какого типа его использовать:
- Входящих писем — письмо привяжется к элементу, если электронный адрес отправителя совпадает с адресом, указанным в поле;
- Исходящих писем — письмо привяжется к элементу, если электронный адрес получателя совпадает с адресом в поле. Обратите внимание, привязываются только письма, отправленные из раздела Почта;
- Входящих и исходящих писем — работают обе опции, описанные выше.
- Нажмите Сохранить.
- Чтобы письма отображались в карточках элементов, убедитесь, что на форме просмотра приложения размещён виджет Связанные письма. Подробнее о том, как добавить виджет, читайте в статье «Шаблон формы для приложений и процессов».
После этого в зависимости от выбранных опций новые полученные или отправленные письма будут автоматически связываться с элементами указанных приложений. Если вы удалите приложения или их поля из списка, последующие письма перестанут прикрепляться, а старые письма останутся в карточках элементов.
Если у нескольких элементов указан один адрес электронной почты, письмо привязывается к каждому из них. При наличии дублей у контакта из раздела CRM связь устанавливается только с основным элементом.
Если в системе нет контакта с указанной электронной почтой, связь с элементом приложения не устанавливается.
Настроить доступ для удаления привязки писем
Определите сотрудников, которые могут разорвать связь между письмом и элементом приложения. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Почта > Настройка связей.
- В блоке Права доступа на удаление связей писем укажите пользователей, группы или элементы оргструктуры.
- Нажмите Сохранить.
После этого у выбранных сотрудников появится возможность разорвать связь между письмом и элементом приложения.
Скрыть письма связанных контактов
По умолчанию письма, которые привязаны к карточке контакта вручную или автоматически, также отображаются в элементах других приложений при выполнении условий:
- на форме просмотра размещён виджет Связанные письма;
- контакт указан в карточке элемента приложения.
В настройках виджета можно скрыть письма связанного контакта. Тогда добавляется только та переписка, которая привязана к текущему элементу приложения.
Например, в компании включили автоматическую привязку всех писем к контактам. Необходимо также всю переписку контакта отобразить в лидах, где клиент указан. При этом в сделках оставить видимыми только те письма, которые пользователи привязывают к карточке сделки. Для этого:
- Перейдите в режим редактирования формы сделки и на вкладке Просмотр нажмите Редактировать форму.
- В открывшемся дизайнере интерфейсов откройте настройки виджета Связанные письма и включите опцию Скрыть письма связанных контактах.
- Опубликуйте форму просмотра.