Система прав доступа в ELMA365 / Доступ к данным приложения

Доступ к данным приложения

В ELMA365 можно гибко настраивать доступ к данным, хранящимся в приложении.

В зависимости от занимаемой должности или роли у сотрудников могут быть разные типы прав доступа к данным приложения. Например, руководитель отдела продаж может создавать, редактировать и удалять записи в приложении Сделки, а менеджер по продажам — только просматривать.

начало внимание

Выдавать и ограничивать доступ к данным приложения может администратор системы в настройках приложения.

конец внимание

Как настроить доступ

Обратите внимание, для сотрудников, постоянно работающих с приложением, нужно предоставить верхнеуровневый доступ к разделу, в котором оно размещено, и к самому приложению. Тогда к доступным элементам приложения можно перейти через левое меню.

Если отдельные сотрудники работают с данными приложения разово, например, только в рамках задач бизнес-процесса, можно не предоставлять доступы к разделу и приложению. Тогда сотрудник с доступом к данным приложения перейдёт в карточку элемента по прямой ссылке, например, из процессной задачи.

Чтобы ограничить доступ к данным приложения:

  1. Нажмите на значок 1.png справа от его названия и выберите Настройка доступа.

access_settings-1

  1. На открывшейся странице по умолчанию выбрана опция У всех пользователей есть доступ к Приложению и ко всем его элементам. Это значит, что все пользователи могут создавать, просматривать, редактировать и удалять элементы приложения, а также экспортировать и импортировать его данные.

настройка доступа 2

  1. Если вы хотите разграничить права доступа, выберите опцию Ограничить доступ к данным.

Ограничение доступа

Опция Ограничить доступ к данным позволяет выбрать сотрудников и определить, какие действия они могут совершать с элементами приложения.

access_settings-3

Ограничить доступ к данным приложения можно, выбрав один из вариантов:

  1. На уровне приложения — самый мягкий вариант. Назначенные пользователям права применяются ко всем элементам приложения.

Используйте этот уровень ограничения, когда все данные приложения могут быть доступны всем сотрудникам, работающим с ним. При этом разграничить права можно в зависимости от должности. Например, просматривать любую вакансию могут все HR-менеджеры, а создавать, редактировать и удалять — только начальник HR-отдела.

  1. На уровне папок приложения — если в приложении созданы папки, можно назначить разным пользователям разные права для данных каждой папки приложения.

Используйте этот вариант, когда разным сотрудникам доступны данные разных папок. Например, в приложении Вакансии созданы две папки: для вакансий на руководящие должности и для вакансий на должности специалистов. С данными первой папки работает только начальник HR-отдела, а с данными второй папки — HR-менеджеры.

  1. На уровне элементов приложения — самый строгий вариант разграничения доступа. Можно назначить разные права разным пользователям к отдельным элементам приложения.

Используйте этот уровень, когда нужно разграничить доступ к каждому элементу приложения. Например, в отделе продаж каждый менеджер работает только со своими договорами. Данные договоров являются конфиденциальной информацией для других сотрудников. Тогда право просматривать и редактировать договор можно назначить только его Автору и сотрудникам, указанным в карточке договора Руководителем и Согласующим.

Обратите внимание, на уровне элементов приложения есть возможность временно выдавать дополнительный доступ к конкретным элементам для выполнения разовых задач:

  • в карточке элемента приложения;
  • в настройках бизнес-процесса.

Для каждого типа ограничения доступна опция Включить наследование прав с учетом подчинения в организационной структуре. Опция включена по умолчанию и позволяет всем вышестоящим руководителям, указанным в иерархии оргструктуры, получать тот же доступ к приложению, его папкам и элементам, который выдан подчинённому.

Если по регламенту вашей компании сотрудники работают с конфиденциальной информацией, к которой должен быть ограничен доступ третьих лиц, отключите эту опцию. После этого руководители не получат тех же прав доступа, которые предоставлены подчинённому.

О других примерах ограничения доступа к данным приложения на разных уровнях читайте в статье «Комбинации настроек доступа».

Типы прав доступа

Вы можете выдать пользователям следующие права:

  • Просмотр/Загрузка — разрешено просматривать и загружать элемент приложения;
  • Создание — разрешено создавать элементы приложения;
  • Редактирование — разрешено вносить изменения в раннее созданные элементы приложения, переименовывать. Для приложений типа Документ пользователи смогут добавлять версии файлов;
  • Удаление — разрешено удалять элементы приложения;
  • Назначение прав — разрешено выдавать и ограничивать дополнительные права к отдельным элементам приложения, а также предоставлять права на просмотр элемента при упоминании пользователя в ассоциированной ленте. Опция доступна, только если права к данным приложения настроены на уровне его элементов;
  • Управление процессами — разрешено прерывать бизнес-процессы, открывать карточки задач и переназначать задачи;
  • Экспорт — пользователям разрешено экспортировать элементы приложения, которые они могут просматривать. Опция недоступна на уровне отдельных папок приложения;
  • Импорт — разрешено импортировать данные приложения. Опция недоступна на уровне отдельных папок приложения;
  • Полный доступ — разрешены все перечисленные выше действия.