Чтобы эффективно вести кадровый документооборот, в ELMA365 КЭДО 3.0 можно создать организационную структуру для каждого добавленного юридического лица компании. Она может быть официальной и закреплённой юридически — Штатное расписание, а также внутренней и принятой в компании — Управленческая структура.
Использовать в компании можно обе иерархии. Это позволит:
- распределить обязанности и полномочия между различными уровнями управления и сотрудниками компании;
- назначить ответственных за кадровый документооборот;
- наладить корректный ход кадровых процессов;
- разграничить права доступа к кадровым документам по филиалам компании.
Штатное расписание
Штатное расписание или Штатная структура — это формальная иерархия юридического лица. Она может повторять организационную структуру, созданную в специальном разделе в ELMA365.
Штатное расписание, которое используется в кадровом электронном документообороте, хранится в разделе КЭДО 3.0 в приложениях Подразделения ШР и Должности ШР. Оно выполняет следующие функции:
- отражает официальную структуру юридического лица, количество основных подразделений и общую численность штата;
- позволяет указать главные и дочерние подразделения и должности, чтобы распределить полномочия внутри юридического лица;
- юридически закрепляет должность за сотрудником при трудоустройстве, переводе, совмещении и других кадровых процессах;
- определяет подписантов официальных кадровых документов: трудового договора, заявления на отпуск и т. д.
Должность из штатного расписания определяет официальную занятость сотрудника и указывается в его карточке. Если физическое лицо нужно трудоустроить на несколько позиций, создаются разные карточки сотрудника для каждой должности и оформляется совместительство.
Управленческая структура
Управленческая структура — это внутренняя иерархия, утверждённая в компании. Она может отличаться от формальной структуры, принятой в юридическом лице и закреплённой в штатном расписании.
Управленческая структура хранится в разделе КЭДО 3.0 в приложениях Подразделения и Должности. Использовать эту структуру можно для определения фактических руководителей сотрудников, чтобы настроить маршруты согласования кадровых документов.
Должность управленческой структуры связана с физическим лицом. У одного физического лица может быть несколько должностей. Назначение на них не нужно закреплять юридически.
Различия штатной и управленческой структуры
Штатная и управленческая структуры юридического лица могут отличаться друг от друга. Рассмотрим отличия на примере организации продаж в компании:
- по штатному расписанию — юридически в организации есть отдел продаж. В него входят директор и менеджеры по продажам. Эти должности зафиксированы в трудовых договорах сотрудников;
- по управленческой структуре — фактически в организации создан отдел продаж с должностью директора по продажам. Отдел разделён на дочерние подразделения по территориальным направлениям коммерческой деятельности компании. В каждом дочернем подразделении есть руководитель группы продаж и менеджеры.
В таблице приведена такая настройка штатной и управленческой структур компании:
Штатное расписание |
Управленческая структура |
||
Подразделение |
Должности |
Подразделение |
Должности |
Отдел продаж |
Директор по продажам |
Отдел продаж |
Директор по продажам |
Менеджер по продажам |
Дочернее подразделение |
|
|
Группа продаж: восток‑запад |
Руководитель группы продаж: восток‑запад |
||
Менеджер группы продаж: восток‑запад |
|||
Группа продаж: север‑юг |
Руководитель группы продаж: север‑юг |
||
|
Менеджер группы продаж: север‑юг |
||