В ELMA365 поддерживается версионность документов. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному документу, предыдущая версия при этом помечается как устаревшая.
Добавленные версии отображаются на боковой панели карточки просмотра в виджете Версии документа. Вы можете посмотреть список версий, сравнить их между собой, а также заменить текущую версию документа на одну из предыдущих.
Обратите внимание, опция сравнения версий доступна только для файлов форматов .doc и .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7-Офис или OnlyOffice.
Добавить новую версию может только пользователь с правами на редактирование элемента приложения.
Важно: в настройках виджета Версии документа администратор системы может включить опцию Только для чтения > Да. Тогда никто из пользователей не сможет изменять текущую версию и добавлять новые.
Добавить версию
Добавить новую версию можно несколькими способами:
- Нажмите значок плюса в верхней части карточки документа и загрузите новую версию файла. При необходимости в поле Комментарий укажите, какие изменения были внесены.
- Нажмите кнопку Редактировать в карточке документа и замените прикреплённый к документу файл.
- Внести изменения в документ также можно во время исполнения бизнес-процесса через скрипт. В таком случае новая версия будет сформирована автоматически.
Информация о текущей версии документа отобразится на боковой панели карточки элемента.
Список версий и доступные действия
Чтобы посмотреть полный список версий, нажмите на ссылку Все версии. В открывшемся окне версии распределены по вкладкам в зависимости от их актуальности: Текущая версия, Устаревшие версии, Удаленные версии.
На вкладках Текущая версия и Устаревшие версии вы можете:
- открыть версию в режиме просмотра, нажав на её название;
- загрузить версию на компьютер, нажав напротив неё
; - отправить версию на печать, нажав
— если для приложения включена печать с водяным знаком, он отобразится в документе; - удалить устаревшую версию, нажав значок корзины — версия переместится на вкладку Удаленные версии. Номера версий не изменятся;
- сделать устаревшую версию актуальной, нажав кнопку Сделать текущей — версия переместится на вкладку Текущая версия. Номера версий не изменятся.
Обратите внимание, кнопка Сделать текущей не отобразится, если администратор системы запретил изменять текущую версию в настройках виджета Версии документа;
- сравнить версии — опция доступна для файлов форматов .doc и .docx.
На вкладке Удаленные версии можно:
- вернуть версию в список устаревших, нажав кнопку Восстановить — это позволит загрузить её на компьютер, сравнить с другими версиями и т. д.;
- удалить версию безвозвратно, нажав напротив неё значок корзины;
- безвозвратно удалить все версии на вкладке, нажав внизу окна Удалить все.
Просмотр версии документа
На странице просмотра версии вы можете изучить её содержание.
Кнопки на нижней панели позволяют выполнять с текущей или устаревшей версией документа те же действия, что и в списке версий: восстановить или удалить предыдущую версию и сравнить версии между собой.
Вы также можете загрузить версию документа на компьютер или распечатать её или скопировать ссылку на просмотр документа в буфер обмена. Для этого используйте значки в правом верхнем углу страницы.
Обратите внимание, открыть карточку просмотра документа по ссылке может только пользователь с правами на его просмотр.
На боковой панели отображается ассоциированная лента версии. В ней можно вести переписку, обмениваться файлами, упоминать пользователей, ставить реакции на сообщения и помещать их в Избранное.
Обратите внимание, сообщения отобразятся только на странице просмотра версии, которую вы открыли. Они не добавятся в ленту документа.
Сравнить версии документа
начало внимание
Сравнение версий доступно только для файлов формата .doc или .docx при наличии интеграции с офисным пакетом, например Р7‑Офис или OnlyOffice.
конец внимание
Если элемент приложения типа Документ содержит файл формата .doc или .docx, вы можете:
- сравнить текущую версию с одной из предыдущих или с файлом, загруженным с компьютера;
- сравнить любые две версии файла одного формата.
Результат сравнения отобразится в отдельном окне.
Cравнить текущую версию
На боковой панели карточки просмотра нажмите на ссылку Сравнить и выберите одну из доступных опций:
- С файлом — загрузите файл такого же формата с компьютера и нажмите Сравнить;
- С версией — выберите ранее добавленную версию документа того же формата и нажмите Сравнить.
Сравнить любые две версии
На правой панели карточки просмотра нажмите ссылку Все версии. На вкладке Текущая версия или Устаревшие версии нажмите под названием документа кнопку Сравнить и выберите номер версии для сравнения. Сравнивать можно только версии одинакового формата.
Результат сравнения
Вы сможете посмотреть результат сравнения в отдельном окне. Внесённые изменения будут подсвечены. Чтобы посмотреть подробную информацию, наведите курсор на отличающийся фрагмент текста.
Если вы настроили интеграцию с OnlyOffice или Р7-Офис, вы сможете отредактировать результат сравнения, а затем создать новую версию, нажав кнопку Добавить версию.
Изменённый файл станет текущей версией и появится в общем списке версий.
Важно: в настройках виджета Версии документа администратор системы может включить опцию Только для чтения > Да. Тогда кнопка Добавить версию не отобразится, и никто из пользователей не сможет загрузить новую версию документа.