Карточка документа содержит основные сведения о нём. Внешний вид карточки может меняться в зависимости от типа документа. Форма карточки настраивается при создании нового приложения.
начало внимание
Настраивать форму карточки могут только пользователи, входящие в группу Администраторы.
конец внимание
Различают карточку создания, просмотра и редактирования документа.
Карточка создания
Карточка создания открывается при добавлении нового элемента приложения типа Документ.
Она состоит из области для загрузки файла и боковой панели, на которой отображаются характеристики документа. Набор полей определяется при создании приложения.
Карточка просмотра
Чтобы открыть карточку просмотра документа, перейдите на страницу приложения и нажмите на название документа. Карточка просмотра может выглядеть следующим образом:
- В основном окне карточки просмотра размещён файл, добавленный при создании документа.
- На верхней панели располагаются кнопки:
- Скачать — загрузить документ на компьютер;
- Редактировать — изменить текст документа. Кнопка доступна для пользователей с правами на редактирование элементов в приложении. Отображение кнопки включается администратором в настройках виджета Загрузка файла с предпросмотром. Для редактирования файлов в системе необходимо подключить интеграцию с сервисами онлайн-редактирования файлов, например, OnlyOffice или Р7-Офис.
В приложении ELMA365 для ПК кнопка также позволяет скачивать файл для локального офлайн‑редактирования; - Печать — скачать или распечатать файл с водяным знаком. Кнопка появляется, если в приложении включена печать с водяным знаком.
- Страницу документа в формате .pdf можно повернуть, используя панель внизу области просмотра.
- В правом верхнем углу находятся кнопки, с помощью которых вы можете:
- добавить версию документа;
- отправить документ на ознакомление или согласование;
- скопировать ссылку на карточку просмотра документа в буфер обмена, чтобы поделиться с коллегой. Обратите внимание, чтобы открыть документ по ссылке, у пользователя должны быть права на его просмотр.
- На боковой панели карточки просмотра отображается:
- информация, внесённая пользователями при создании документа, а также задачи и лента объекта;
- все добавленные версии документа. Для них доступны действия:
- скачать;
- отправить версию на печать. Если для документа включена печать с водяным знаком, текущая версия печатается с ним, а предыдущие — без него;
- сравнить версии. Опция доступна для файлов форматов .doc и .docx.
Карточка редактирования
Внешний вид карточки редактирования определяется в расширенном режиме настройки формы при создании приложения типа Документ.
Чтобы открыть карточку редактирования документа, перейдите на страницу приложения и нажмите на название документа. Затем в открывшемся окне в левом нижнем углу нажмите на кнопку Редактировать.
В карточке редактирования можно выполнить следующие действия:
- заменить файл с документом, нажав на кнопку Удалить, или внести правки в поля на боковой панели;
- если в компании настроена интеграция с Р7-Офис или OnlyOffice, редактировать документ онлайн;
- если для приложения включена опция иерархический справочник, вы можете переместить элемент приложения в папку. Для этого в левом верхнем углу карточки нажмите на значок карандаша, выберите папку и нажмите Переместить;
- в расширенном режиме настройки формы вы можете добавить на карточку виджеты, которые будут отображать:
- кнопку регистрации документа;
- статусы элемента приложения;
- лист согласования или ознакомления.
Редактировать документ онлайн с помощью интеграции Р7-Офис или OnlyOffice
По умолчанию в редакторах Р7-Офис и OnlyOffice включён режим быстрого редактирования. Все изменения сохраняются каждые несколько секунд. Если вы редактируете или просматриваете документ в то же время, когда другой пользователь его редактирует, вы увидите исправления сразу.
При необходимости вы можете выбрать другой режим совместной работы или переключать режим для определённого документа.
В настройках модуля Р7-Офис или OnlyOffice администратор системы задаёт для редактора следующие параметры на уровне компании:
- тема интерфейса;
- включение или отключение отслеживания изменений;
- режим отображения изменений, если их отслеживание активировано.
Вы можете изменить их для себя, используя опции редактора. Выбранные значения сохранятся в локальном хранилище вашего браузера и станут приоритетнее настроек, заданных администратором.
После того как все пользователи отредактировали документ, новая версия появится в системе в течение 5‑10 секунд.