Базовые возможности > Задачи / Работа с задачами. Карточка задачи в ELMA365

Работа с задачами. Карточка задачи.

Чтобы вам было проще ориентироваться и работать с задачами, они группируются по типу:

  • Входящие — здесь вы увидите все задачи, за исполнение которых вы отвечаете. Если коллега поставит вам новую задачу, рядом со словом Входящие появится цифра в красном кружке.
  • Задачи CRMактивности по сделкам, за исполнение которых вы отвечаете. Группа отображается только в том случае, если в профиле пользователя в настройках включена опция Показывать задачи по CRM отдельно от прочих входящих задач.
  • Участвую — в эту группу входят задачи, требующие вашего участия на определенных этапах. Счетчик показывает количество активных задач, в которых вы являетесь участником.
  • Исходящие — здесь собраны все созданные вами задачи.

working_with_tasks-1

Задачи можно отображать по-разному. Выбирайте тот способ, который кажется вам наиболее удобным:    

РсЗКЗ3 365

  • Текущие — используйте эту опцию, чтобы просмотреть актуальные задачи, требующие вашего внимания и действия.

  • Все — здесь отображены все текущие и выполненные задачи, отсортированные по дате создания. Закрытые задачи будут перечеркнуты.

 

  • Завершенные — выбрать эту опцию можно только на странице группы Задачи CRM. Здесь показаны все выполненные ранее задачи.

Карточка задачи

Выберите задачу из списка и откройте ее. Перед вами карточка задачи.

В ней содержится вся необходимая информация для выполнения работы: описание задачи, вложения, сроки, участники, автор и процент выполнения. На боковой панели карточки также обозначается текущий статус. Когда задача будет завершена статус На исполнении изменится на Выполнена.

У задач, созданных в рамках бизнес-процессов, на карточке есть кнопка просмотра карты процесса.  Подробнее о ее использовании читайте в разделе Карта процесса.

Кроме того, с карточки вы можете создать подзадачу или чек-лист, нажав на кнопку +Задача. Подробнее об этом читайте в статье «Подзадачи и чек-листы».

На карточке можно перейти к списку доступных действий по задаче. Для этого нажмите на три точки в правом верхнем углу карточки.

task_page-3

Обратите внимание, полный набор действий доступен только исполнителю задачи. Автор задачи может лишь переназначить ее, изменить даты или список участников.

Переназначение задачи

Иногда вам может потребоваться делегировать задачу коллеге или, если вы являетесь руководителем, распределить между сотрудниками все задачи отдела.

Выберите опцию Переназначить в меню карточки задачи. Откроется окно для выбора нового исполнителя.

РсЗКЗ5

Начните вводить имя соответствующего пользователя в поле Исполнитель или нажмите на значок лупы. Здесь вы также можете изменить срок завершения задачи и оставить свой комментарий.

Кроме того, вы можете изменить исполнителя при помощи массового переназначения задач, отметив одну или несколько задач в списке Входящих.

Изменение списка участников

Вы можете добавить новых пользователей в список участников задачи. Подробнее об этом читайте в статье «Создание задачи».

Изменение даты

При необходимости автор задачи может поменять срок завершения задачи. Дату начала задачи могут изменить ее автор, исполнитель и руководитель исполнителя при условии, что задача еще не началась.

РсЗКЗ6

 

Изменение времени в календаре

Выбрав это действие, вы сможете указать в календаре, когда именно вы планируете работать над задачей. Эти дни не обязательно должны совпадать с датой начала и окончания задачи.

Например, начальник поставил вам задачу сроком до 23 ноября. Вы оценили степень своей загрузки и решили, что будете заниматься этой задачей с 19 до 21 ноября. Именно эти даты вы и укажете при добавлении задачи в календарь.

РсЗКЗ7

Добавленные в календарь задачи отображаются в общем счетчике событий на текущий день.

Таким образом, календарь наглядно показывает вашу загрузку и позволяет удобно спланировать рабочее время, принимая во внимание назначенные встречи и мероприятия в календаре.

Процент выполнения

Для того, чтобы все участники задачи понимали, на каком этапе выполнения она находится, исполнитель может менять процент выполнения — указывать, на сколько процентов задача выполнена на тот или иной момент. Это можно сделать несколькими способами:

 

  • Выбрав пункт Изменить процент выполнения в меню на карточке задачиРсЗКЗ8

 

  • Нажав на индикатор выполнения в списке задачиРсЗКЗ9
  • Нажав на индикатор выполнения на карточке задачи РсЗКЗ10

Переместите ползунок вправо, чтобы увеличить процент, или влево, чтобы уменьшить.

РсЗКЗ11

 

Карта процесса

 

На карточке задачи, выполняемой  в рамках бизнес-процесса, можно просматривать карту экземпляра процесса. Ссылка на карту видна администратору, создателю экземпляра процесса и исполнителю с правами на управление бизнес-процессом.

 

Чтобы открыть карту процесса, справа в заголовке карточки задачи нажмите на значок process_map. Откроется окно с картой экземпляра процесса, в рамках которого поставлена задача.

process_map_example

С помощью карты вы можете отслеживать, какие задачи уже выполнены, а к каким участники процесса еще не приступили. Синим контуром обведены выполненные задачи и переходы, зеленым контуром обведены текущие операции.

 

Переписка по задаче

В нижней части карточки задачи отображается Лента. В ней вы можете обсудить вопросы с коллегами, уточнить детали у автора, добавить комментарий или документ.

Кроме того, в ленте фиксируется история работы над задачей: ее переназначения, изменение списка участников и сроков выполнения.

Все сообщения будут приходить в #Ленту задействованным в задаче пользователям: автору, исполнителю, участникам и согласующим.

РсЗКЗ12

Завершение задачи

После того как вы выполните работу, нажмите кнопку Сделано в левом нижнем углу карточки задачи.

РсЗКЗ13

Задача больше не будет видна во Входящих при выборе опции Текущие. Однако ее всегда можно будет найти в списке всех задач, где она будет отображаться перечеркнутой.

РсЗКЗ14 365

начало внимание

Подсказка: когда коллега выполнит задачу, автором которой являетесь вы, в ваших Исходящих она также будет отображаться зачеркнутой.

конец внимание

Если по каким-то причинам работу сделать невозможно, нажмите кнопку Невозможно выполнить. Автору задачи придет уведомление, и он сможет принять необходимые меры, чтобы своевременно найти выход из ситуации.

РсЗКЗ15

Задача может стоять на контроле у автора. В этом случае после ее завершения автор получит уведомление о том, что работа выполнена. Автор также может проверить результаты задачи, подробнее об этом читайте в статье «Контроль исполнения».

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас