Инвентаризация позволяет проверить фактическое наличие, состояние и количество материальных активов в компании. Для этого в решении Управление ТМЦ преднастроен бизнес-процесс Инвентаризация.
Проверить можно только активы, которые не являются партией и находятся на этапах Хранение и Использование. Оборудование типа Партия недоступно для инвентаризации.
Порядок проведения инвентаризации активов
- Сотрудник административно-хозяйственного отдела запускает процесс на главной странице раздела Управление ТМЦ. Он указывает склад и перечисляет активы, которые нужно проинвентаризировать. Сотрудник также назначает инвентаризационную комиссию и специалиста по учёту, который проверит оборудование на складе.
- Назначенный специалист проверяет количество и состояние активов и вносит данные в отчёт, затем загружает отчёт в систему.
- Данные из отчёта автоматически сравниваются со сведениями в системе. Если найдено неучтённое оборудование, специалисту приходит дополнительная задача внести информацию об активе.
- Инвентаризационная комиссия проверяет результат инвентаризации и подписывает сформированный акт.
- После этого:
- найденное новое оборудование нужно зарегистрировать;
- учтённые, но неисправные активы, а также утраченное оборудование можно списать.
Отслеживайте выполнение процессных задач на главной странице раздела Управление ТМЦ на вкладке Задачи > Инвентаризация.
Данные об инвентаризации хранятся в разделе Управление ТМЦ > Инвентаризация. Здесь можно:
- просматривать даты проведения инвентаризаций и список проверенных активов;
- отслеживать статусы текущей инвентаризации на канбан-доске.
Шаг 1. Создать заявку на инвентаризацию активов
- Перейдите в раздел Управление ТМЦ > Главная страница.
- Нажмите кнопку Действие и выберите Инвентаризация.
- Заполните поля:
- Склад* — выберите склад, на котором хранятся проверяемые активы;
- Расположение — поле заполняется автоматически, указывается адрес склада;
- Список активов* — выберите активы для проверки их наличия и состояния;
- Причина* — выберите основание для инвентаризации активов:
- Плановая — проводится в соответствии с графиком проверки оборудования;
- Внеплановая — проводится по особым причинам, например при выявлении несоответствий в учётных документах, по требованию проверяющих органов и т. д.;
- Смена МОЛ — при смене сотрудника, материально ответственного за оборудование, например начальника склада;
- Другая — в появившемся поле Описание причины* введите основание для инвентаризации, например, проводится по просьбе руководителя при изменении оргструктуры в компании;
- Таблица выбранных активов — просмотрите подробную информацию об активах, выбранных для инвентаризации;
- Инвентаризационная комиссия* — укажите одного или нескольких сотрудников, которые согласуют результат инвентаризации. Это могут быть руководитель административно-хозяйственного отдела, бухгалтер, юрист и т. д.;
- Кому назначено* — назначьте сотрудника, который проведёт инвентаризацию активов, например специалиста по учёту оборудования;
- Приоритет* — выберите приоритетность задачи инвентаризации для назначенного специалиста по учёту: Низкий, Средний, Высокий, Критичный;
- Описание — введите дополнительную информацию о задаче инвентаризации для специалиста по учёту.
- Нажмите кнопку В работу.
В разделе Управление ТМЦ > Инвентаризация появится запись о проводимой проверке в статусе В работе.
Во время инвентаризации этап и статус оборудования не меняются. Сотрудники могут продолжать выдавать его, использовать, ремонтировать и выполнять другие действия, которые доступны для активов в текущем статусе.
Шаг 2. Выполнить инвентаризацию активов
Специалисту по учёту, назначенному в заявке, придёт задача провести инвентаризацию:
- Перейдите в карточку задачи и ознакомьтесь с описанием и причиной инвентаризации, а также списком активов для проверки.
- Если с прошлой проверки данные об активах не изменились, либо инвентаризация не обоснована или запрошена неуполномоченным лицом, нажмите кнопку Отказ и оставьте комментарий. Ответственному сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе. Заявку нужно подать повторно с учётом комментария.
- Для проведения проверки оборудования в поле Выгрузка активов для инвентаризации скачайте файл шаблона инвентаризации в формате .xlsx. Это автоматически сформированный отчёт с данными об активах.
- Проверьте наличие и состояние активов, указанных в отчёте. Запишите сведения о каждом активе в столбцах Исправно и Результат инвентаризации.
Если вы нашли на складе или в пользовании сотрудников оборудование, которое не числится на учёте в компании, запишите его данные в отчёт. После выполнения текущей задачи внесите сведения о новом активе в систему. Затем по согласованию инвентаризационной комиссии зарегистрируйте его.
- В карточке задачи в поле Документ о проведении инвентаризации* загрузите заполненный отчёт. Сведения из отчёта будут автоматически сверены с данными в системе.
- В появившемся блоке Результат инвентаризации просмотрите результат сравнения данных. Вы увидите:
- количество найденных активов;
- сколько из них новых, не учтённых в системе;
- количество зарегистрированных, но не найденных активов;
- у каких активов фактические сведения об исправности расходятся с данными в системе;
- ошибки в заполнении отчёта. В этом случае дополните информацию об активах и загрузите отчёт заново.
- Нажмите кнопку Выполнено.
Шаг 3. Внести сведения о неучтённых активах
В ходе инвентаризации может быть найдено оборудование, сведений о котором нет в системе. Тогда после проведения инвентаризации назначенному в заявке специалисту по учёту придёт задача внести данные о новом активе.
Для выполнения задачи:
- Перейдите в её карточку и ознакомьтесь со списком найденных активов.
- Отметьте оборудование, сведения о котором нужно внести в систему. Чтобы загрузить все активы из списка, включите опцию Выбрать все.
- Для выбранных активов:
- укажите стоимость оборудования и его доставки, сумму налога;
- загрузите изображение актива для отображения в его карточке.
Если у вас нет нужных сведений, оставьте поля незаполненными. Вы сможете ввести данные позднее при редактировании карточки актива.
- Нажмите кнопку Выполнено.
После окончания инвентаризации актив отобразится в разделе Управление ТМЦ > Активы на этапе Новый. Это оборудование нужно будет зарегистрировать.
Шаг 4. Согласовать результат инвентаризации
Членам инвентаризационной комиссии, назначенным в заявке, придёт задача ознакомиться с результатами проверки и подписать сформированный акт.
Для выполнения задачи:
- Перейдите в её карточку и ознакомьтесь с описанием и причиной инвентаризации.
- Просмотрите данные в блоках:
- Список активов, участвующих в инвентаризации — оборудование, заявленное для проверки;
- Результат инвентаризации — активы, прошедшие инвентаризацию.
- Скачайте сформированный акт инвентаризации в формате .xlsx. Проверьте, что список проинвентаризированных активов совпадает со списком в карточке задачи.
- Если данные в акте некорректны, или вы обнаружили ошибки в проведённой инвентаризации, нажмите кнопку Отказ и оставьте комментарий. Ответственному сотруднику, запустившему процесс, придёт оповещение об отказе. Нужно повторно провести инвентаризацию и оформить результат с учётом комментария членов комиссии.
- Чтобы согласовать проведённую инвентаризацию, распечатайте, заполните и подпишите акт. Затем прикрепите его в поле Акт инвентаризации*.
- Нажмите кнопку Завершить.
После инвентаризации:
- учтённое исправное оборудование продолжит храниться на складе или использоваться сотрудниками;
- учтённый, но неисправный актив, а также ненайденное оборудование нужно списать. Если актив числится на хранении, в его карточке отобразится статус Ожидание списания. Если используется сотрудником, актив перейдёт в статус Подготовка к выводу из эксплуатации;
- найденное оборудование со статусом Новый нужно зарегистрировать. В его карточке отмечается статус Новый.
В карточке актива на вкладке Задачи появится запись о прохождении инвентаризации, будет указана дата, причина и акт инвентаризации.
Элемент приложения в разделе Управление ТМЦ > Инвентаризация перейдёт в статус Выполнено. Ответственные сотрудники смогут ознакомиться с датой проведения проверки и списком активов в карточке элемента.