Элемент становится доступным в дизайнере бизнес-процессов после загрузки решения Сравнение документов. Он позволяет с помощью искусственного интеллекта сравнить исходный файл форматов .doc, .docx, .pdf с его отсканированной версией в форматах .jpeg, .png, .tiff, .pdf.
Модель ИИ распознаёт внесённые изменения и подсчитывает их объём в процентах. Язык распознавания можно выбрать. Доступны русский, английский, испанский и немецкий.
В результате работы блока создаётся файл, на котором разным цветом выделены все изменения, найденные в отсканированной версии исходного документа. Тип подкраски можно настроить. По умолчанию выделены:
- зелёным цветом — данные, которые нужно было заполнить, например реквизиты компании;
- красным цветом — правки, вносить которые не требовалось, например, новое предложение.
При наведении курсора на выделенный текст всплывают подсказки с описанием изменений.
Как использовать блок
Блок можно использовать двумя способами:
- Создать процесс, состоящий только из элемента Сравнение документов.
При этом блок не нужно настраивать. Когда пользователь запускает экземпляр такого процесса, ему назначаются отдельные задачи. На их формах он может загрузить файлы для сравнения, определить язык распознавания и тип подкраски изменений вручную, а затем просмотреть результат сравнения документов.
- Включить блок в комплексный процесс.
В этом случае сравнение может проходить автоматически. Исходный файл и его версия будут передаваться в блок из контекстных переменных процесса. Язык распознавания и тип подкраски изменений задаются в настройках блока. Полученный в результате сравнения файл и процент изменений можно сохранить в переменные и использовать в ходе процесса.
Ознакомиться с вариантами использования блока можно в этой статье в подразделе «Примеры».
Настройка блока
На странице процесса на правой панели инструментов перейдите на вкладку Интеграции. Перетащите блок Сравнение документов на схему и разместите его там, где потребуется загрузить шаблон документа и изменённую версию для сравнения.
Дважды нажмите на добавленный блок на схеме процесса. В окне настроек элемента отображаются четыре вкладки: Основное, Настройки действия, Время выполнения, Обработка ошибок.
Основное
На вкладке Основное указывается общая информация о задаче сравнения документа:
- Название — введите название блока, которое будет отображаться на схеме процесса;
- Название задачи — выберите опцию Формировать название по шаблону, чтобы включить контекстные переменные в название, которое исполнитель увидит в списке задач и в карточке задачи. В правом углу появившегося поля Шаблон* нажмите на значок {+} и выберите переменную. В шаблон также можно добавить дату и время с помощью функции DateTime(). Для этого нажмите на значок f(x);
- Присвоить выходные атрибуты в — эта опция является стандартной настройкой действий в бизнес‑процессах, созданных на уровне модуля. С её помощью можно сопоставить контекст действия с контекстом процесса, в котором оно применяется. Для настройки блока Сравнение документов эта опция является необязательной. Вы можете оставить выбранный по умолчанию вариант контекст процесса.
Настройки действия
На этой вкладке настраивается логика работы модели искусственного интеллекта. Вы можете сопоставить входные и выходные параметры с контекстом бизнес-процесса. Тогда значения входных переменных будут автоматически переданы в блок в начале его выполнения, а выходные данные запишутся в контекст процесса.
Если оставить поля на этой вкладке пустыми, по ходу процесса исполнителю будут назначены задачи заполнения настроек вручную. Подробнее об этом читайте в подразделе «Примеры».
- Входные данные — в этом блоке указываются переменные, значения которых будет обрабатывать модель ИИ:
- Шаблон документа — нажмите значок
, затем <Не установлено> и укажите контекстную переменную из процесса или связанного с процессом приложения, в которой хранится исходный файл для сравнения формата .pdf или .docx; - Документ для проверки — нажмите значок , затем <Не установлено> и укажите контекстную переменную, в которой хранится отредактированная и отсканированная версия файла формата .jpeg, .png, .tiff, .pdf;
- Язык для распознавания — нажмите на выпадающий список и выберите язык, на котором составлен документ: русский или английский;
- Также вы можете нажать кнопку Дополнительный язык для распознавания и выбрать английский, немецкий или испанский. Например, если основной язык документа — русский, но присутствуют абзацы на другом языке;
- Тип подкраски результирующего файла — выберите, как выделить изменения в документе после сравнения:
- Не подкрашивать;
- Подкрашивать только изменения — участки текста, которые отличаются от содержания исходного файла, отметить красным цветом. К таким изменениям относятся, например, удаление и добавление предложений в версии файла;
- Подкрашивать только заполненные поля шаблона — если в исходном документе оставлены пустые поля для заполнения, добавленный в них текст в версии файла не считается критичным изменением и выделяется зелёным;
- Подкрашивать изменения и заполненные поля шаблона — выделить цветом все изменения, внесённые в документ;
- Документ будет отправлен по электронной почте — документ с результатом сравнения можно отправить по электронной почте. На данный момент опция находится в разработке;
- Показать документ после сравнения — опция позволяет отменить назначение на пользователя задачи просмотреть результаты сравнения. На данный момент опция находится в разработке.
- Выходные данные — в этом блоке можно указать переменные из контекста бизнес-процесса, в которые запишется результат сравнения. Тогда в ходе процесса полученные данные можно использовать. Если оставить поля пустыми, результат можно просмотреть только на карточке задачи, которую получит пользователь по окончании работы блока. Доступны следующие поля:
- Процент изменений документа — нажмите значок , затем <Не установлено> и укажите свойство типа Число, в которое сохранится просчитанный в результате сравнения процент изменений в тексте документа;
- Файл документа с подкрашенными словами — нажмите значок , затем <Не установлено> и укажите свойство типа Файлы, в которое сохранится документ с выделенными изменениями, полученный в результате сравнения.
Время выполнения
Эта вкладка является стандартной настройкой для задач. На ней задаются временные ограничения на выполнение задачи, а также определяются сотрудники, которым придёт оповещение о нарушении заданных сроков.
Поскольку в блоке Сравнение документов задача выполняется моделью искусственного интеллекта, указывать настройки на этой вкладке не нужно.
Обработка ошибок
На этой вкладке необходимо указать, по какой ветке направится бизнес-процесс при возникновении ошибки в работе блока. Также вы можете настроить оповещение пользователей об ошибке.
- Оповещение — включите опцию, а затем укажите пользователей, которым будет отправляться оповещение об ошибке в процессе. Вы можете выбрать пользователя, группу пользователей, элемент оргструктуры или указать контекстную переменную, например, инициатора процесса;
- Прервать — для корректной работы блока необходимо включить опцию, а затем в поле Переход указать, по какой ветке направится процесс в случае ошибки. Указанный в этих настройках переход будет отмечен на схеме процесса значком
.
После завершения настройки нажмите кнопку Сохранить.
Примеры
Рассмотрим два способа использования блока Сравнение документов на примере проверки отсканированного типового договора, заполненного контрагентом.
Определение входных параметров вручную
Для быстрой автоматической проверки полученного от клиента договора можно создать простой процесс, в котором используется только блок Сравнение документов. Кнопку запуска экземпляра такого процесса можно добавить на страницу приложения. Тогда пользователи смогут загрузить исходный файл и версию для сравнения вручную, например, с локального компьютера.
Схема процесса будет выглядеть следующим образом:
В настройках блока на вкладке Настройки действия вы можете оставить пустыми все поля. После запуска экземпляра процесса исполнитель получит задачу добавить файлы для сравнения. В поле Шаблон документа загружается исходный файл, с которым будет проводиться сравнение. В поле Документ для проверки добавляется файл отсканированного договора, заполненного клиентом. Для продолжения хода процесса пользователь нажимает В работу.
Далее исполнителю назначается следующая задача. На её форме пользователь указывает основной и дополнительный языки распознавания, которые будет обрабатывать модель ИИ, а также определяет тип подкраски внесённых изменений. Если нажать кнопку В работу, автоматически проведётся сравнение загруженных документов.
Пользователю будет назначена задача ознакомиться с результатами. На её форме можно просмотреть отличия шаблона договора и его версии.
По умолчанию изменения в документе выделены двумя цветами: зелёным обозначаются данные, которые клиент должен был внести, например, номер договора и реквизиты компании, красным — дополнительные правки, например, удаление или добавление текста. Всплывающие подсказки содержат информацию о внесённых изменениях.
На боковой панели задачи отображается процент изменений в тексте. Обратите внимание, процент считается только по изменённым полям, выделенным в тексте красным цветом. Поля исходного договора, которые нужно было заполнить, не учитываются.
Определение входных параметров в ходе процесса
Блок Сравнение документов можно использовать в комплексном процессе. В этом случае значения входных параметров блока будут передаваться из контекстных переменных процесса в ходе его выполнения.
Рассмотрим процесс оформления заказа. Его схема выглядит следующим образом:
Пользователь оформляет заказ и вносит на форму задачи его спецификацию и данные о клиенте. На основе этих данных автоматически формируется договор с заказчиком с помощью блока Генерация по шаблону. Затем договор отправляется на ознакомление и подписание клиенту.
Далее на схеме процесса размещен блок Сравнение документов. В его настройках на вкладке Настройки действия входные параметры сопоставлены с контекстными переменными процесса. Поэтому задача сравнения шаблона договора и подписанной клиентом версии запускается автоматически.
После получения результатов сравнения процесс может пойти по разным веткам в зависимости от процента изменений в договоре. Менеджеру, создавшему заказ, ставится задача ознакомиться с правками от клиента либо сотруднику склада назначается задача сборки заказа.