После согласования заявки производится закупка указанных в ней потребностей. Если сумма потребностей не превышает порогового значения, установленного законодательством для малой закупки, проведение конкурентной процедуры не требуется. В этом случае используется упрощённый метод — приобретение по счёту. Он включает всего несколько этапов и требует минимального количества документации.
Запустить приобретение по счёту может ответственный за направление закупок одним из способов:
- из задачи с напоминанием о нераспределённых потребностях, которая назначается на ответственных с определённой периодичностью.
Частоту агрегации потребностей и рассылки напоминаний задаёт администратор системы при первичной настройки решения Закупки;
- из приложения Потребности в любое время.
Обратите внимание, кроме приобретения по счёту, в решении доступно проведение закупочной процедуры и создание заказа определённому поставщику.
Чтобы выполнить приобретение по счёту:
- Из задачи распределения потребностей или из левого меню перейдите в приложение Потребности. На странице отобразятся все согласованные потребности.
- Если какую-то потребность нужно разбить на несколько, например, чтобы приобрести часть товара раньше, откройте её карточку и разделите её.
- Выберите потребности для приобретения по счёту. Для этого в приложении Потребности отметьте нужные записи флажком, нажмите появившуюся кнопку С выделенными и выберите Приобрести по счету.
- Запустится процесс Приобретение по счету. Вам назначится задача проверить список потребностей. Изучите информацию в таблице и примите решение:
- Передать на согласование — набор потребностей из таблицы отправится на утверждение;
- Вернуть на анализ — записи снова станут доступны для распределения в приложении Потребности. Вы сможете включить их в план закупок, запустить приобретение по счёту с другим набором потребностей или сделать заказ поставщику. При возвращении на анализ необходимо оставить комментарий.
При передаче на согласование сотрудникам, включённым в группу Согласующие приобретение по счету, ставится задача рассмотреть потребности для приобретения. В случае утверждения сотрудник, входящий в группу Бухгалтер, выдаст вам средства на закупку заявленных наименований.
- Вам назначится задача приобрести указанные товары и предоставить отчётную документацию. Прикрепите нужные файлы и нажмите Выполнено. Документы проверят сотрудники бухгалтерии. Если необходима корректировка, задача назначится на вас повторно.
Когда процесс завершится, статус записей в приложении Потребности сменится на Закуплена по счету.