Бизнес-решение Закупки загружается из каталога ELMA365 Store. Установка и настройка решения доступна пользователям, включённым в группу Администраторы.
Установить решение «Закупки»
Чтобы импортировать бизнес-решение, выполните следующие действия:
- На любой странице системы в левом меню нажмите значок
. - В открывшемся окне перейдите на вкладку Решения, нажмите кнопку + Добавить решение и выберите Скачать.
- В каталоге ELMA365 Store выберите решение Закупки и установите его
Подробнее о процессе добавления решения в систему читайте в статье «Импорт решения из ELMA365 Store».
- Поскольку решение является платным, после пробного периода его необходимо активировать. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Управление лицензиями и напротив названия решения нажмите кнопку Активировать.
- В открывшемся окне скопируйте Регистрационный токен решения и передайте его менеджеру ELMA365.
- Укажите предоставленный ключ активации решения в форме и нажмите Активировать.
Настроить решение «Закупки»
Подготовьте бизнес-решение к работе.
Добавить пользователей в группы
Включите сотрудников в группы решения, чтобы предоставить им доступ к функциям и определить их роли в бизнес-процессах. Для этого перейдите в раздел, в котором находится группа, нажмите значок шестерёнки рядом с его названием и выберите пункт Настройки групп.
Бизнес-решение включает группы:
- в разделе Потребности:
- Согласующие приобретение по счету — включите в группу пользователей, которые будут согласовывать потребности в процедуре малой закупки в рамках процесса Приобретение по счету;
- Бухгалтер — добавьте в группу сотрудников, которые будут выдавать средства и проверять отчётную документацию в ходе процесса Приобретение по счету.
- в разделе Закупки:
- Отдел закупок и Тендерный отдел — включите в группы сотрудников, которые будут иметь доступ к приложениям внутри раздела Закупки;
- Согласующие план закупок — укажите пользователей, которые утверждают план закупок в ходе бизнес‑процесса Согласование плана закупок.
- в разделе SRM:
- Ответственные за проверку поставщиков — включите в группу сотрудников, которые будут оценивать риски и подтверждать возможность сотрудничества с контрагентами.
Настроить использование бюджетирования и электронной подписи
Задайте настройки бизнес-решения:
- Перейдите в раздел Администрирование > Модули и выберите Модуль ELMA365 Закупки.
- Измените настройки:
- Включить работу с бюджетами — включите опцию, чтобы использовать раздел Бюджетирование. Он позволяет устанавливать лимиты на затраты по определённым направлениям закупок и резервировать средства в бюджетах;
- Использовать ЭЦП для подписания документов — включите настройку, чтобы после подведения итогов конкурентной закупки протокол победителя подписывался электронной подписью. Если опция отключена, шаг подписания будет пропускаться.
- Нажмите Сохранить.
Включить запуск бизнес-процессов по расписанию
Автоматический запуск с определённой периодичностью предполагается для следующих процессов бизнес-решения:
- в разделе Потребности:
- Автозапуск напоминания о составлении плана закупок — отправляет ответственным за направления закупок напоминания о нераспределённых потребностях. Сотрудники должны добавить их в планы закупок, приобрести по счёту или включить в заказ.
- в разделе Закупки:
- Автозапуск работы с планом закупки — отправляет все новые планы закупки на рассмотрение согласующим;
- Автозапуск формирования закупок — отправляет пользователям, создавшим планы закупок, напоминания о наступлении срока подготовки к закупочной процедуре.
- в разделе SRM:
- Проверка сроков КП и прайс-листов — находит коммерческие предложения и прайс-листы с истёкшим сроком действия и изменяет их статус на Архив.
Настройте для каждого процесса запуск по расписанию:
- Чтобы изменение процессов стало доступно, разблокируйте бизнес-решение. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Решения, нажмите напротив решения Закупки три точки, выберите Разблокировать и подтвердите действие.
- Перейдите в раздел, где настроен нужный процесс, нажмите шестерёнку рядом с его называнием и выберите пункт Бизнес-процессы.
- Нажмите на название процесса в списке.
- На верхней панели дизайнера бизнес-процессов перейдите на вкладку Настройки и включите опцию Запускать по расписанию. Задайте частоту и время запуска процесса, например, каждый день в 9:00.
Подробнее о настройке запуска по расписанию читайте в статье «События».
- Сохраните и опубликуйте процесс.
Настроить работу с документами по заказам
В рамках бизнес-решения в разделе SRM можно оформлять заказы поставщикам. В систему загружаются связанные с заказами договоры, закрывающие документы и счета. Работа с ними организована с помощью контрактов: документы доступны в разделе SRM, но хранятся в приложениях-источниках, созданных на уровне других разделов. Там для них могут быть смоделированы дополнительные процессы обработки.
Для правильной работы бизнес-решения в настройки контрактов нужно добавить источники данных.
Если вы используете решение Управление договорами, рекомендуем связать контракты из решения Закупки с входящими в него приложениями:
- контракт Договоры с приложением Входящие договоры;
- контракт Закрывающие документы с приложениями Товарные накладные и Акты выполненных работ;
- контракт Счета с приложением Входящие счета.
В вашей компании могут быть настроены пользовательские приложения для хранения документов. Вы можете связать их с контрактами решения Закупки. Для этого убедитесь, что в их настройках добавлены нужные поля.
Убедитесь, что в контекст приложений-источников добавлены свойства указанных типов. Для упрощения настройки вы можете задать для них названия, соответствующие полям контракта. Договоры
Закрывающие документы
Счета
|
Чтобы связать поля контакта со свойствами приложения:
- Напротив названия контракта нажмите значок шестерёнки и выберите Настройки источников.
- Нажмите Выбрать приложение и укажите приложение, хранящее нужные документы.
- В открывшемся окне сопоставьте поля и нажмите Выбрать приложение.
- Сохраните настройки источников.
Подключить корпоративную почту
В рамках решения поставщикам автоматически отправляются электронные письма о проведении закупочных процедур и оформлении заказов. Для этого в бизнес-процессах используется блок Оповещение на email, для которого требуется подключение корпоративной почты в разделе Администрирование.
Подробнее о том, как настроить адрес для автоматической отправки писем, читайте в статье «Настройка Email».