Согласование созданной заявки на закупку выполняется в два этапа:
- Согласование потребностей. Выполняется сотрудниками, ответственными за указанные в заявке направления закупки. Они оценивают обоснованность приобретения именно этих товаров и услуг с учётом особенностей своего направления.
- Финальное согласование заявки. Ответственные выбираются выбирается в зависимости от суммы заявки согласно данным из справочника Матрица согласования. На этом этапе оценивается целесообразность затрат и подтверждается необходимость закупки.
Согласование потребностей
Когда сотрудник оформляет заявку на закупку, он добавляет в неё потребности. Для каждой потребности выбирается соответствующее направление закупки. Затем заявки отправляются на согласование ответственным за выбранные направления. Потребности по одной заявке могут согласовываться разными ответственными, если направлений несколько.
Чтобы рассмотреть потребности:
- Откройте задачу согласования. В ней вы увидите таблицу с потребностями, относящимися к вашему направлению закупки, а также ссылку на элемент заявки с полной информацией о ней.
- Если при создании заявки сотрудник не выбрал по какой-то потребности точное наименование товара или услуги из справочника Номенклатура, укажите его в колонке Номенклатура*.
- Примите решение по потребностям. Вы можете:
- согласовать все потребности. Для этого нажмите на нижней панели Согласовано;
- отправить часть потребностей на доработку и согласовать остальные. Установите флажки в столбце На корректировку для потребностей, которые нужно доработать. Вы можете быстро выделить все записи или снять выделение при помощи кнопок под таблицей. Введите комментарий и нажмите Согласовать частично;
- отправить все потребности на доработку. Для этого введите комментарий и нажмите Все на корректировку.
В случае отправки на доработку на инициатора заявки назначится задача корректировки. Он сможет отредактировать несогласованные потребности или отменить их.
Когда потребности одобрены, начинается следующий этап согласования.
Финальное согласование заявки
После одобрения потребностей заявка отправляется на согласование ответственным, которые определяются в зависимости от её суммы согласно матрице согласования. Согласование завершается, когда все сотрудники, указанные в матрице, принимают решение.
начало примечание
Примечание
Если для указанной в заявке суммы матрица согласования не найдена, супервизору системы назначится задача создать её. Подробнее о заполнении справочника Матрицы согласования читайте в статье «Заполнение справочников решения „Закупки“».
конец примечание
Чтобы рассмотреть заявку, откройте задачу согласования. Вы увидите инициатора, дату и сумму заявки, а также информацию обо всех включённых в неё потребностях.
На правой панели отобразится лист согласования, где можно просмотреть резолюции других согласующих. Если заявка пришла на согласование повторно, вы можете увидеть архив предыдущих решений, нажав Все листы.
Примите решение по заявке, нажав на нижней панели кнопку Согласовать или Отказать. При отказе необходимо оставить комментарий.
Если хотя бы один согласующий не одобрил заявку, инициатору назначится задача корректировки потребностей. Доработанная заявка снова проходит оба этапа согласования.
После утверждения заявки ответственный за закупку сможет обработать указанные в ней потребности: включить их в план закупок, запустить приобретение по счёту или сформировать заказ поставщику.