Когда в ходе процесса Проведение конкурентной процедуры все члены комиссии выносят решения по заявкам, наступает завершающий этап закупки. Ответственному за процедуру, указанному в справочнике Настройки работы по закупочной процедуре, последовательно назначаются задачи:
- подвести итоги закупки;
- заключить договоры с победителями;
- разместить протокол определения победителя на электронной торговой площадке — если закупка проходила в электронной форме.
Подвести итоги закупки
Рассмотрите информацию по итогам закупки и при необходимости внесите изменения:
- В таблице проверьте победителей закупки. По умолчанию отмечены участники, набравшие максимальный общий балл по оценкам конкурсной комиссии. Если в соответствии с регламентами вашей компании победители определяются другим образом, установите флажки напротив нужных поставщиков.
- Проверьте сгенерированный по шаблону протокол определения победителя. При необходимости прикрепите другой файл.
- Проверьте ответственного в поле Председатель конкурсной комиссии*. Он согласовывает протокол и подписывает его с использованием электронной подписи, если подписание включено при первичной настройке решения. По умолчанию в поле выбирается пользователь, указанный в справочнике Настройки работы по закупочной процедуре. Вы можете указать другого сотрудника.
- Нажмите Готово.
Протокол определения победителя отправится на рассмотрение председателю конкурсной комиссии. Если протокол не согласован, вам назначится задача Доработать протокол определения победителя.
После утверждения протокола оформите договоры с поставщиками.
Заключить договоры с победителями
Чтобы записать данные договора в систему, выполните две задачи, которые последовательно назначаются по каждой компании‑победителю и лоту:
- В карточке задачи Заполнить данные по договору укажите:
- Договор* — укажите существующий договор с поставщиком или добавьте новую запись, нажав + Создать. Набор полей договора зависит от того, как администратор системы настроил работу с документами при первичной настройке решения;
- Юридическое лицо* — из закупки автоматически подставится юридическое лицо компании, от имени которого заключается договор. Вы можете его изменить;
- Поставщик* — укажите карточку компании-победителя из справочника Поставщики. Если контрагент не добавлен, нажмите + Создать и внесите его данные;
- Сумма договора*, Дата начала действия*, Дата окончания действия* — в поля автоматически подставятся данные из закупочной процедуры. Вы можете их отредактировать;
- Условия оплаты* — выберите аванс или постоплату. От указанного варианта зависит порядок задач по оплате заказа;
- Предмет договора* — проверьте текст, сформированный на основе лотов закупки. Вы можете его отредактировать.
- После заполнения полей нажмите Готово. Информация о договоре запишется в два приложения раздела SRM:
- Договоры — контракт, в котором доступны все входящие договоры;
- Условия по договорам — служебное приложение, в котором хранятся данные договоров, используемые в решении, а также записываются их актуальные статусы.
- Вам назначится задача подтвердить подписание договора. Ожидайте, пока в приложении Договоры в его карточке появится отметка, что он успешно заключён или его подписание отменено. После этого откройте задачу и нажмите:
- Договор подписан — если договор успешно заключён. После этого ответственный сможет указать договор при оформлении заказа поставщику;
- Договор не заключен — если договор не согласован или поставщик отказался от выполнения заказа. Договор не будет считаться действующим и использоваться для создания заказов.
Разместить на ЭТП протокол определения победителя
Если закупка проводилась в электронной форме, вам назначится задача зарегистрировать протокол определения победителя на электронной торговой площадке. После размещения протокола нажмите Готово.
После этого процесс Проведение конкурентной процедуры завершается.