Настройка документооборота состоит из следующих шагов:
- Создайте приложение типа «Документ».
Используйте данное приложение для работы с договорами, актами, накладными, счетами и другими документами. Такие электронные документы содержат файл и всю информацию о нём: регистрационный номер, статус, дату создания и т. д. Работать с приложениями типа Документ удобно — их можно направлять по маршрутам, использовать в других бизнес-процессах и отслеживать прогресс по статусам. Подробнее об этом типе приложений читайте в статье «Приложение типа „Документ“».
- Создайте и настройте номенклатуру дел.
Наличие номенклатуры позволит пользователям регистрировать документы и упростит их поиск. Подробнее об этом читайте в статье «Номенклатура и настройки регистрации».
- Настройте регистрацию.
Документы в ELMA365 можно регистрировать вручную и автоматически. При этом для автоматической регистрации задаётся шаблон регистрационного номера. Подробнее о настройках регистрации читайте в статье «Работа с номенклатурой дел».
- Настройте доступ к документам.
Определите, кто из сотрудников сможет просматривать, редактировать или удалять определенные документы, файлы и папки. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Настройки доступа к файлам и документам».
- Настройте маршрут для движения документа.
Например, вы можете создать бизнес-процесс, в ходе которого договор будет генерироваться по шаблону, отправляться на согласование коллегам, а затем высылаться контрагенту через сервис Диадок. Настройте задачи и определите условия согласования, исходя из специфики работы вашей компании.
Вы также можете использовать преднастроенные маршруты согласования и ознакомления. Они доступны как для приложений типа Документ, так и для файлов формата Word, Excel, PowerPoint и т. д. Подробнее об этом читайте в статье «Готовые маршруты документов».
- Настройте электронную подпись.
Подключите модуль интеграции с одним из доступных провайдеров электронной подписи и настройте возможность подписывать документы сертификатами ЭП. Подробнее об этом читайте в статье «Настройка электронной подписи».
После выполнения этих шагов пользователи смогут работать с документами онлайн — регистрировать их, отправлять на рассмотрение, ставить по ним задачи. Все зарегистрированные документы будут отображаться в разделе Номенклатура дел в заданной в настройках иерархии. При этом в системе будут контролироваться сроки выполнения задач по документам, а руководству будут приходить оповещения о задержках.