ELMA365 КЭДО 3.0 предназначено для электронного взаимодействия между сотрудником и работодателем по базовым кадровым процессам — от трудоустройства до увольнения. Вы сможете создавать документы, подписывать их и хранить всю кадровую документацию в электронном формате. Создание копий в бумажном виде при этом не потребуется.
Сотрудники участвуют в кадровых процессах через личный кабинет — Портал КЭДО. Утверждённый кандидат на должность приглашается на портал и проходит процесс трудоустройства. В его ходе сотруднику выдаётся сертификат электронной подписи Крипто ПРО или УЦ Контур, с помощью которого он сможет подписывать документы удалённо в электронном формате.
Также можно использовать отдельное решение для интеграции с Госключом. После его настройки сотрудник может бесплатно получить сертификат электронной подписи, установив мобильное приложение Госключ.
Затем трудоустроенный сотрудник сможет формировать различные заявления, запросы и заявки через портал, а отдел кадров будет обрабатывать их в интерфейсе ELMA365. Это позволит наладить электронный кадровый документооборот и отслеживать статусы запрошенных документов.
Кроме того, в ELMA365 КЭДО 3.0 можно подключить интеграцию с учётной системой, например, с 1С:ЗУП. Вы сможете обмениваться документами, информационными базами и данными между сервисом и ELMA365. Сотрудники отдела кадров будут получать заявки от пользователей, формировать утверждённые в компании печатные формы документов, а затем отправлять их в ELMA365.
Постановления РФ об электронном взаимодействии
Законодательством разрешено оформление в электронном формате следующих кадровых документов:
Согласно Федеральному закону №377-ФЗ дублировать на бумаге необходимо только следующие документы:
Кроме того, данные правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ. |
Основные возможности и доступные кадровые процессы
ELMA365 КЭДО 3.0 включает три бизнес-решения, которые устанавливаются в компанию из ELMA365 Store:
- КЭДО 3.0;
- Портал КЭДО 3.0;
- Интеграция с 1С:ЗУП для КЭДО 3.0.
В решениях предусмотрены маршруты основных кадровых документов. Кроме того, вы сможете адаптировать преднастроенные процессы, карточки документов, страницы портала КЭДО под потребности компании.
Доступны следующие функциональные возможности:
- Штатное расписание и Управленческая структура — создайте официальную и внутреннюю иерархии для каждого юридического лица в компании. По заданным структурам вы сможете назначать роли пользователей в кадровых процессах и определять маршруты документов;
- Рабочая страница сотрудника отдела кадров — в рамках одной страницы специалисты отдела кадров могут просматривать назначенные задачи и информацию о сотрудниках, контролировать созданные заявки и документы на согласовании или подписании, отслеживать отсутствия сотрудников и т. д.;
- Портал КЭДО — личный кабинет сотрудника, где он сможет участвовать в кадровых процессах, создавать различные заявки, отслеживать статусы документов и т. д.;
- Кадровые процессы — сотрудники могут участвовать в следующих процессах:
- Трудоустройство — оформление сотрудников в организацию с возможностью настроить этапы трудоустройства;
- Перевод на другую должность и увольнение — процессы включают в себя: оформление заявления, согласование и генерацию необходимых документов, автоматическое уведомление заинтересованных лиц;
- Совмещение и делегирование задач — сотрудник сможет передать свои обязанности коллеге на время своего отсутствия. Замещение может оформляться с созданием приказа и определением доплаты;
- Процессы, связанные с локальными нормативными актами (ЛНА) — создание и утверждение ЛНА, а также отправка документов на ознакомление всем сотрудникам или определённым группам;
- Регистрация заявления в свободной форме;
- Создание заявок на изменение персональных данных;
- Оформление отпуска — создание отпуска различного типа: ежегодного оплачиваемого, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, учебного и т. д. Кроме того, сотрудники отдела кадров смогут планировать график отпусков с соблюдением требований законодательства, а также отслеживать количество накопленных дней отпуска и возможные пересечения отпусков, официально оформлять изменения дат отпуска;
- Оформление командировки — создание заявок на командировки, в том числе со сложными маршрутами, покупкой билетов и бронированием проживания. Бухгалтеры смогут рассчитывать сумму суточных, контролировать авансовые отчёты сотрудников;
- Универсальный процесс подписания — специалист отдела кадров сможет загрузить документ в ELMA365 и выслать его на подписание любому сотруднику;
- Рассылка расчётных листов — с подключённой интеграцией с учётной системой можно автоматически создавать листы и отправлять их сотрудникам на ознакомление по заданному расписанию.